物资采购供应与付款业务的内部控制要点和关键控制环节

物资采购供应与付款业务的内部控制要点和关键控制环节（一）采购与付款业务的内部控制要点企业采购与付款业务的内部控制要点包括：1.除小额零星采购外，采购业务通常要经过“请购订货验收付款”程序；重大采购业务，还必须在订货前，报经有关部门或人员审批。物资的请购、订购、验收、付款、记账必须由不同的人员担任。2.采购人员只能在批准的采购计划内进行采购，不得擅自改变采购的内容。3.企业采购部门应尽可能与供货单位签订采购合同并按合同组织采购，会计部门应参加合同的签订工作，收货部门应严格按合同规定的品种、规格、数量、质量进行验收。4.财会部门只有在发票（或验收单）与采购合同核对相符、填制无误，且凭证齐全后，才能付款。如有部分退货，应将其从发票中扣除后付款。5.除属于国家规定的现金结算范围内的支出，可用现金支付外，其他支出必须通过银行转账结算。6.财会部门必须严格审核发票以外的各项采购费用和损失（如雇私人看管费、装卸搬运费、在途损耗等） ，确保其合理性和合规性。7.物资存储量应以保证生产经营需要、节约使用资金为原则。严防超储积压。8.定期进行应付账款的总账与其明细账的核对。（二）物资采购供应与付款业务的关键控制环节物资采购供应业务主要包括签订供销合约、外购物资验收入库和货款结算三个关键控制环节，它们分别主要由供应部门、保管部门和财会部门负责。三个关键控制环节彼此相互独立而又相互联系、相互制约。每一个环节都需要履行一系列必要的手续，并严格贯彻内控制度的要求。1.签订供销合约环节在该环节，供应部门应根据企业的材料采购计划（或临时需要）与供货单位签订采购合同。其关键控制点主要有下列两个：（1）对于材料物资的正常需要，应严格按企业的“材料物资采购预算”（或“采购供应计划” ）进行，临时（或超计划）的则必须经过特殊授权后，方可与供货方签订购货合约并组织采购。凡属于企业的材料物资的正常需要，供应部门应会同其他业务部门、财会部门事先制定“材料物资采购预算” （或“采购供应计划” ） 。财会部门着重根据有关材料物资的增减变动情况、货币资金的调度计划进行必要的审核。 “材料物资采购预算”或“采购供应计划”应报企业预算管理委员会或企业领导批准后执行。凡属于企业的材料物资的临时（或超计划）的需要，应由使用部门根据生产计划、使用需要（或由物资管理部门根据库存情况）填制“请购单” （一式二联，其中一联经主管领导审核批准后送供应部门，一联留存） ，提出申请，并由供应部门会同财会部门进行协调，适当追加采购计划。（2）根据“采购供应计划”签订采购合同。按“采购供应计划”进行采购时，应尽可能与供货单位签订购货合同（一式二份，购销双方各持一份） 。采购合同内容应包括品名、规格、质量、数量、单价、交货期限、交货方式、交货地点、双方责任，并由双方签章。财会部门应参与签订工作，并监督执行；同时还应保存一份合同复印件以备查。采购部门收到请购单后，应及时填制订货单（可以设置一式四联，其中正联交供应单位，一联采购部门留存并据以登记订货登记簿，一联交请购部门，一联交收货部门） 。没有签订采购合同时，可采用发出“购货单据” （口头约定等方式）与供货单位就材料采购达成一致意见。2.货物验收入库环节其基本程序和手续，视货物交换方式的不同而有所不同。下面分别就发货制、送货制、提货制三种情况予以说明。（1）发货制它是由供货单位通过运输机构将货物发送给采购企业的货物交接方式。其基本程序为：供货单位按合同规定发货，交由运输机构（铁路、航运、航空、公路等）将货物运送到合同约定的交货地点承运机构将货物运抵指定地点后，通知采购企业提货采购企业的供应部门会同运输部门，将货物从指定地点提出，运交本企业的仓储保管部门企业的保管部门对货物进行验收，入库保管。企业的供应或运输部门在指定地点提货时，如果发现差错、短少或毁坏变质，应及时同销货单位交涉；保管部门在验收过程中，如果发现上述问题，也应会同供应部门与销货单位交涉。同时，企业的供应部门（或保管部门）应及时根据交接结果（或验收结果）及时填制货物交接单（或验收入库单） ，并将其中一联（正联）及时交付企业财会部门，通知企业财会部门办理全部（或部分）拒付货款手续；如果没有发现任何差错，也应将其中的货物交接单（或验收入库单）正联交付企业财会部门，通知财务部门付款。（2）送货制它是销货单位将货物直接送抵采购企业的一种货物交接方式。在这种货物交接方式下，企业供应部门应及时会同保管部门将供货单位运送来的货物一一点验；并根据验收结果及时填制验收入库单，并将其中正联及时交付企业财会部门；财会部门核对相符后才能付款。（3）提货制它是由采购企业到销货单位仓库（或其他指定地点）提取货物的一种货物交接方式。其基本程序为：本企业（购货单位）直接到销货单位的销售部门提出购货要求，由销售单位填制“销货发票” （销货发票可一式五联，即销货单位的销售部门存根联、发票正联、销货单位记账联、提货联、销货单位门卫放行联。其中“存根联”由销货单位的销售部门留存，其余四联交本单位采购人员） 。本企业采购人员持“销货发票” （包括发票正联、销货单位记账联、提货联、销货单位门卫放行联）到销货单位的财会部门交款，并由其在“销货发票”盖章后将“销货发票”退回三联给采购人员（即发票正联、提货联、销货单位门卫放行联）在约定的期限内，本企业的采购人员持提货联” ，并会同运输部门到销货单位仓库（或合同指定地点）提货。销货单位的门卫根据采购人员所持的“门卫放行联”放行货物运达企业后，企业仓库保管部门验收入库。仓库保管部门在验收时，如果发现差错，应按“送货制”相类似的处理方法处理。3.货款结算环节不同的结算方式，结算的基本程序和手续也有所不同。（1）采用银行支票、银行本票、银行汇票、信用卡、信用证和现金结算方式时，除预付货款外，一般待收妥货物（验收入库）之后，立即由财会部门办理付款手续。（2）采用“委托收款”和“托收承付结算方式”时，结算的基本程序和手续较复杂些，通常包括下列具体程序和手续：销货单位按合同发运货物后，持发票、代垫运杂费单据和其他应收款项依据到其开户银行办理托收货款手续，同时填制委托收款凭证或异地托收承付结算凭证（均为一式五联，其中第一联为“回单联” 、第二联为“银行收款凭证联” 、第三联为“银行付款凭证联” 、第四联为“收款通知联” 、第五联为“付款通知联” ） 。开户行审核同意并在委托收款凭证或异地托收承付结算凭证上加盖公章后，将“回单联”退给委托单位，并将第 3-5 联及有关账单寄往购货单位的开户行。购货单位开户行收到托收单据之后，将其中的“付款通知”联交购货企业承付。采用验单承付方式时，购货单位应在 3 天内承付（或办理拒付手续） ；采用验货承付方式时，购货单位应在收到通知后 10 天内承付。如发现货物差错、短少、损毁变质，应及时办理全部（或部分）拒付手续。购货单位开户行根据购货单位的要求，划转款项（并将“收款通知联”寄回销货单位开户行）或办理有关全部（或部分）拒付手续。购货单位开户行将“收款通知联”转交给销货单位，通知其委托款项已收到。如果采购企业在货物抵达之前已经承付货款。但货物抵达并经验收后，发现短少、差错等事项，可按照一定的程序追回货款（或与销货单位商定退换货物等） 。除以上三个环节外，财会部门还应详细核算材料物资的采购成本，以便加强内部管理和控制