会计档案管理制度 (2)

1会计档案管理制度为了加强会计档案的管理，规范会计档案管理办法,依照中华人民共和国会计法和会计档案管理办法的有关规定，结合财务管理的实际，制定我公司财务会计档案管理制度。一、必须加强对会计档案工作的管理，建立公司内部的会计档案立卷、归案、保管、查阅和销毁等管理办法，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。二、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要历史资料和证据。具体包括：1.会计凭证类：会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，其他会计凭证。2.会计账簿类：总账、明细账、现金日记账、银行存款、日记账、固定资产片卡，辅助账簿，其他会计账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注年度财务分析及文字说明，其他财务报告。4.其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。三、会计档案装订和整理立卷（一）会计档案的装订会计档案的装订主要包括凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。1.会计凭证的装订，一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前的准备工作：分类整理、按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针） ，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。要检查附件有否缺漏，领料单、入库单、工资单等是否附件齐全。记账凭证上的有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。1.会计凭证装订的要求：2用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，三眼一线打结；结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；装订凭证厚度一般 1.5-2.5 厘米，方可保证装订牢固、美观大方。会计凭证装订后的注意事项每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便调阅。2.会计账簿的装订，各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿应按时整理立卷，基本要求是：（1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面，账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页，会计账簿装订封底的顺序装订。（2）活页账簿装订要求：第一、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质地好的牛皮纸作封面、封底，装订成册。第二、在账本的封面上填写账目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。（三）账簿装订后的其他要求：第一、会计账簿应牢固、平整、不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。第二、会计账簿的封面要严密，封口处要加盖有关印章。第三、封面齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。第四、会计账簿保管期限分别编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。（4）会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按年装订成册，谨防丢失。第一、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和下边对齐压平，防止折角，如有损坏部位，修补后，完整无缺的装订；第二、会计报表装订顺序为：会计报表封面、月报按时间顺序、年报（即每年 12 月份报表）顺序为:年度财务分析、资产负债表、利润及利润分配表、现金流量表、会计报表附注,股东权益变动表,其他需要在年报中反映的资料,会计报表的封底；3第三、按保管期限编制卷号（二）会计档案整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一，档案形成统一，管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。1.分类标准统一，将财务会计资料分成一类账簿、二类凭证、三类报表、四类文字资料及其他。2.档案形成统一，案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。3.管理要求统一，建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录，会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。三、会计档案的保管。每年形成的会计档案。应当按照归档要求，及时整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，公司应指定专人负责保管，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案的保管应具备通风透光，干燥防水，防尘、防鼠、防虫蛀，远离易然物品等条件。四、会计档案的保管期限，分为永久、定期两类。定期保管期限分为 15 年、25 年。五、会计档案的借阅。会计档案不得借出。如有特殊需要，须经公司经理批准后，方可提供查阅或者复制，并办理手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记管理制度。六、会计档案的移交。会计档案移交，应按下列程序进行：1.编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编写、应保管期限、已保管期限等内容。2.交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，财务负责人，公司经理监交，交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。七、会计档案的销毁；保管期满的会计档案，应报上级财政部门审核同意后，按以下程序销毁：1.由公司提供销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号，岫数，起止年度和档案编号，应保管期限，销毁时间等内容。2.公司经理在会计档案销毁清册上签署意见。3.公司销毁会计档案时，应当由上级主管部门、市财政局、审计局、档案局会同派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司经理人。4八、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明