九、会计档案管理制度

九、会计档案管理制度（一）总则1.为了规范公司会计档案的管理，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法和会计档案管理办法的规定，制定本制度。2.公司必须加强和重视对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。3.会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（1）会计凭证类原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；（2）会计账簿类总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；（3）财务报告类月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；（4）其他类银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。（二）归档、保存和销毁1.公司每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。（1）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务处保管一年，期满之后，应当由财务处编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。（2）移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。2.公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经总会计师批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。3.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3 年、5年、10 年、15 年、25 年 5 类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。4.本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本制度附表所列期限执行。5.保管期满的会计档案，除本制度第 2.6 条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：（1）由本单位档案机构会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见； （3）销毁会计档案时，应当由档案机构和财务处共同派员监销；（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。6.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。7.公司采用电子计算机进行会计核算时，应当保存打印出的纸质会计档案，同时应当保存采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存的会计档案。（三）交接与查阅1.由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收入签字或盖章。2.公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。3.公司分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；公司分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。公司因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。4.公司合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；公司合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。5.公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。（1）移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。（2）交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。6.会计档案的查阅（1）财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。（2）公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务处长同意，方能由档案管理人员接待查阅。（3）外单位人员因公需要查阅案时，应持有单位介绍信，经财务处长同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。（4）会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务处长批准，并限期归还。（5）公司的会计档案不得携带出境。（四）附则1.预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。2.本制度适用于股份公司。 3.本制度由财务处负责解释。 4.本制度自发布之日起执行