《会计档案管理制度》

第 1 页 共 8 页会计档案管理制度一、 目的：为了加强会计档案管理，规范会计档案管理办法，保证会计档案更好地为公司经营和财务管理服务，根据国家有关规定，结合实际，特制定本制度；二、 适用范围：公司财务部门；三、 会计档案内容：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，具体包括： 1) 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证：1. 原始凭证是指在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证，原始凭证是填制记帐凭证或登记帐簿的原始依据，是重要的会计核算资料，原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种；2. 记帐凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计帐簿的凭证。公司根据会计核算的一般要求和集团的实际情况设置统一、通用的记帐凭证；3. 汇总凭证是指将许多同类记帐凭证逐日或定期汇总后填制的凭证；4. 其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。2) 会计账簿类：是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行分类归集整理，逐步加工成有用的会计信息的工具，会计帐簿由具有一定格式的帐页组成，会计帐簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；3) 财务报告类：是指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果（经营成果）的总结性书面文件，分为月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、财务说明书及合并底稿等；4) 其他类：包括银行存款余额调节表，银行对账单，财务会计软件使用说明，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，各种财务数据软盘及有关经济合同等其他应归档的会计核算专业资料；5) 财务部门采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，并应同时将 第 2 页 共 8 页光盘、移动硬盘等作为会计档案保存。四、 日常管理：财务部负责会计档案管理的指导及监督工作，负责会计档案的日常管理，具体包括会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、查阅利用、期满销毁等工作。财务部需指定专人负责会计档案的管理；五、 归档时间：当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由财务部门保管一年,期满之后,由财务部指定专人编制移交清册交董事长保管，不得自行封包保存，更不得推诿拒绝；六、 会计档案的整理：1) 各类会计凭证，应每月进行整理和装订。财务部门应根据会计凭证的数量每天或定期（最长不超过一周）及时进行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失，作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名和盖章；2) 应将各种记帐凭证按凭证号顺序整理、组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜，采用两孔一线的装订方法，粗线装订成册，卷内材料左下方对齐，在左侧装订，若装订线处有重要的批注者，须进行贴边处理，一个月内会计凭证装订数册时，每册都要加编册号，注明本月共册，本册是第册，以便查找；3) 会计帐簿上应载明帐簿名称、所属会计年度、记帐或管理人员、帐簿启用和起止日期，并加盖单位公章和分管财务的负责人（会计主管人员）的签章。采用电算化处理自动生成的帐簿，应按年打印出纸质会计档案，也应载明帐簿名称及所属年度、管理人员，并加盖公司公章、公司财务负责人或会计主管人员的签章；4) 对各类财务报告，应分别财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖公司公章，财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。 七、会计档案的编号：1) 档号包括：全宗号-分类号-目录号-案卷号；2) 全宗号：是指立档单位的代号，如：盘兴家居有限公司-PXJJ（为盘兴家居的拼音缩写） ；3) 分类号：是指公司档案分类序列中的类别顺序号，分为四类：凭证、帐簿、报告、其他；4) 目录号：是指案卷目录的代号，会计档案按此档案经济事项的发生期间设置案卷目录号；5) 案卷号：案卷号是指案卷在其所在目录中的顺序号，应以本、册为单位，一本或一册编一个案卷号；6) 如：盘兴2008年6月第2册会计凭证的档案编号：PXJJ-凭证-2008年6月-第2册共3册，以此类推；盘兴2008年第1册帐簿的档案编号：PXJJ-帐簿-2008年-第1册共4册，以此类推；盘兴2008年2月会计报表的档案编号：PXJJ-报表-2008年2月-第1册共1册，以此类推。 第 3 页 共 8 页八、会计档案的登记：1) 对归档保存的会计档案，在整理立卷的基础上，要编造会计档案保管清册（详见附件二） ，在清册中要做到同类会计档案在一起登记，登记顺序为凭证-帐簿-报告-其它，财务部按年度编制清册；2) 会计档案保管清册要逐项填写清楚。每一卷（册）档案分别填写一条目录。流水号从0001开始；类别处应填写凭证类、账簿类、报告类、其他类；要包括单位名称、归档时间和会计档案名称；保管期限要填写期限和起止年月；3) 会计档案要妥善保管，严防损坏和丢失，做好防火、防盗、防潮、防霉、防鼠，确保会计档案的安全。财务部的会计档案，由专人负责保管和归档，并逐年编造清册，上报董事长备案。九、会计档案的移交：移交会计档案时，由财务部门填写移交清单，交接双方逐份清点无误后，履行签字手续。对移交公司财务部的会计档案，原则上保持原卷册的封装，如个别需要拆封重新整理，应经财务总监批准并由交接双方的经办人员共同拆封整理，以分清责任；十、会计档案的保管期限：会计档案的保管期限，根据国家颁布的会计档案保管期限表规定，分为永久、定期两类。具体保管期限按中华人民共和国会计档案管理办法办理（详见附件一：会计档案保管期限表 ） ，保管期限的计算从会计年度终了后第一天起计算；十一、会计档案的鉴定及销毁：1) 会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门、董事长指定专人组成鉴定小组，严格审查，提出销毁意见，编造销毁清册（详见附件三） ，报董事长准销毁，并在销毁清册上签名或盖章。 “会计档案销毁清册”要长期保存；2) 对应销毁的会计档案中如有未结清的债权债务或未结案原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；3) 对应销毁的会计档案中，仍具有保存价值的重要档案，应将其抽出，另行整理立卷，单独长期保存。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。十二、效力：从本制度生效之日起，以前颁布的与会计档案管理有关的规定同时废止；十三、生效日期：本制度自发布之日起试行；十四、解释权限：本制度由财务部负责解释和修订；十五、附件：1) 会计档案保管期限表2) 会计档案保管清册 第 4 页 共 8 页3) 会计档案销毁清册 第 5 页 共 8 页附件一：会计档案保管期限表序 号 档 案 名 称 保 管期 限 备 注一 会计凭证类 1 原始凭证 15 年 2 记帐凭证 15 年 3 汇总凭证 15 年 二 会计帐簿类 4 总帐 15 年 包括日记总帐5 明细帐 15 年 6 日记帐 15 年 现金和银行存款日记账保管 25 年7 固定资产卡片 固定资产投资清理后保管 5 年8 辅助帐簿 15 年 三 财务报告类 9 月、季度财务报告 3 年 包括文字分析10 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析四 其他类 11 会计移交清册 15 年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 5 年 15 银行对帐单 5 年 第 6 页 共 8 页附件二：会计档案保管清册单位名称： 归档日期：流水号类别档案编号 档案名称 保管期限 保管起止年月 备注 第 7 页 共 8 页附件三：会计档案销毁清册单位名称：序号 销毁日期 档案名称 档案编号 财务部人员 监审人 批准 人 销毁人员 备注 第 8 页 共 8 页