采购与付款循环的内部控制设计

采购与付款循环的内部控制设计一、采购与付款循环的基本业务采购商品或取得劳务是企业组织生产和满足销售需要的前提，对于一个企业的采购、与付款环节，我们首先仍从了解该循环的基本业务开始。采购与付款循环涉及的主要业务活动包括：请购商品或劳务签订采购合同商品验收储存已验收的商品编制付款凭单确认与记录负债偿付款项记录现金、银行存款支出上述业务主要涉及到以下部门：生产计划部门、采购部门、验收部门、仓储保管部门和会计部门（见表 6-10）。 表 6-10请购商品和劳务企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货需求的分析来决定生产授权，签发预先编号的生产通知单和材料需求报告，列示所需要的材料和零件及其库存。仓库负责对需要检查上述需求报告所列存货的库存数量，根据需要填制请购单，报采购部门。其他部门也可以对生产所需物资以外的办公设备等项目直接填制请购单报采购部门。大多数企业对正常生产经营所需的物资的购买均作一般授权，比如，仓库在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请，其他部门也可为正常的维修工作和类似工作直接申请采购有关物品。但对资本支出和租赁合同，企业通常会要求作特别授权，只允许特定人员提出请购。为加强控制，每张请购单应经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。签订采购合同为落实请购事项，企业应与供货单位签订采购合同，采购合同是供需双方共同签订的具有法律效力的经济合同，也是企业采购业务的订购单，对于供货方而言，该合同是销售订单。采购部门在收到请购单后，对业经批准的请购单确定最佳的供应来源，对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。采购部门在与供应商签订的采购合同内容必须详细明确、文字表述准确完整。采购合同应主要规定所需商品的品名、规格、数量、质量、价格、供货日期、结算方式、商品的包装与运输办法、质量检验手续、违约责任以及纠纷解决方式等。会计部门应当参与采购合同的签订工作，并监督执行。采购合同应预先编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、会计部门和编制请购单的部门。采购与付款循环的基本业务验收商品验收部门收到有效的采购合同后，应对供应商发运的商品进行验收。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收入员将货品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所采购的资产应负的保管责任，验收入员还应将其中的一联验收单送交会计部门。储存已验收的商品验收的商品应进行恰当的储存，商品的保管与商品采购的职责应恰当分离，这样可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员进出。编制付款凭单记录采购交易之前，会计部门的应付账款管理人员应编制付款凭单，编制付款凭单时应该核查以下事项：1.供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的内容一致；2.供应商发票的计算正确无误：3.编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭据（如订购单、验收单和供应的发票的等）：4.检查付款凭单计算的正确性；5.在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称；6.由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。偿付款项对于上述未付凭单，应于到期日偿付有关款项。企业有多种款项结算方式，以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包括： 1.独立检查已签发支票的总额与所处理的那批付款凭单的总额的一致性：2.应由被授权的会计部门的人员负责签署支票；3.被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，还应确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致性；4.支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款；5.支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票；6.支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性；7.应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。记录现金、银行存款支出仍以支票结算方式为例，在手工系统下，会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿。记录现金、银行存款支出的有关控制包括：1.会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性；2.通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性；3.独立编制银行余额调节表。二、采购与付款循环的基本内部控制制度（一）内部控制目标与基本内部控制要点采购与付款循环的内部控制-般应达到如下目标：1.采购业务和生产销售要求一致采购环节上的内部控制制度应使采购材料的一切活动，包括定货要求的提出和审批、供应商的报价、材料和商品的验收等，须严格按照生产和销售的要求进行。防止不恰当的采购和销售要求和某些人为了个人的目的，以牺牲企业的利益购入与生产和销售要求不符的原料和商品的行为发生。2.支付款项后获得相应的物品或劳务购买环节中款项的支付应以获得相应的物品或劳务为条件，内部控制制度的建立和实施应保证一切购买活动在这一条件下进行。防止错计和篡改实物或劳务的数量和金额，保证账面记录的数字与实际获得的物品或劳务相一致。3.应付账款记录的真实性和合理性企业应根据实际经济业务的情况，合理的记录应付账款的金额。4.合理揭示企业应享有的折扣、折让供应商提供的折扣是整个买卖交易活动的一个组成部分，折扣会给企业带来的相应的经济利益。内部控制制度应合理的揭示企业已享有的各种折扣和折让，合理的冲销相应的应付账款，防止有人将企业享有的折扣与折让隐匿起来，避免企业获得的利益为私人占有。采购与付款循环的控制目标与内部控制要点见表 6-11：表 6-11 采购与付款循环的内部控制目标和内部控制要点内部控制目标 内部控制要点所记录的购货都已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后；购货按正确的级别批准；注销凭证以防止重复使用；对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部核查已发生的购货业务均已记录 订货单均经事先编号并已登记入账；验收单均经事先编号并已登记入账；卖方发票均经事先编号并已登记入账所记录的购货业务估价正确 计算和金额的内部查核；采购价格和折扣的批准购货业务的分类正确 采用适当的会计科目表；分类的内部核查购货业务按正确的日期记录 要求收到商品或接受劳务立即记录购货业务；内部核查购货业务被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被准确汇总应付账款明细账内容的内部查核（二）基本内部控制制度企业的采购与付款循环一般包括商品劳务的采购和固定资产的采购。虽然，一般商品或劳务的采购与固定资产的采购具有共同的特征，但由于固定资产对于制造业企业而言具有特殊的意义，固定资产在其资产总额中占有很大的比重，大额固定资产的购建会影响其现金流量，而固定资产的折旧、维修等费用则是影响其损益大小的重要因素。固定资产管理一旦失控，所造成的损失将远远超过一般的商品存货等流动资产。对于一般商品或劳务的采购的基本内部控制制度包括（见表 6-12）：表 6-12一 适当的职责分离 采购与付款循环中所需处理的上述业务中需要职务分离的有：（1）生产和销售对原材料、物品和商品的需要必须由生产或销售部门提出，采购部门采购；（2）付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务；（3）商品的采购入不能同时担任商品的验收工作；（4）商品的采购、存储和使用人不能同时担任账务的记录工作：（5）接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应恰当的同账簿记录人分离：（6）审核付款的人员应同付款的人员分离；（7）记录应付账款的人员不能同时担任付款业务。正确的授权审批对于采购与付款循环，一般应予以关注的控制审批要点包括：（1）企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货需求的分析来决定生产：授权；（2）资本支出和租赁合同，企业通常会要求作特别授权，只允许特定人员提出请购；（3）采购合同的签订需经有关授权人员审批；（4）采购款项的支付应经有关授权人员审批。般商品或劳务的采购的基本内部控制制度 充分的凭证与记录应付账款是因在正常的商业过程中接受商品和劳务而产生的未予付款的负债。已经验收的商品和劳务若未予以入账，将直接影响应付账款余额，从而低估企业的负债。企业所有的购货业务应准确、及时地登记入账。为了确保固定资产的真实、完整、安全和有效利用，企业应当建立和健全固定资产的内部控制制度，一般应包括以下控制制度（见表 6-13）：表 6-13固定资产的预算制度预算制度是固定资产内部控制中最重要的部分。通常，大企业应编制旨在预测与控制固定资产增减和合理运用资金的年度预算；小企业即使没有正规的预算，对固定资产的购建也要事先加以计划。固定资产的取得和处置是否均依据预算，对实际支出与预算之间的差异以及未列入预算的特殊事项，应履行特别的审批手续。授权批准制度完善的授权批准制度包括：企业的资本性预算只有经过董事会等高层管理机构批准方可生效：所有固定资产的取得和处置均需经 企业管理者的书面认可。账簿记录制度除固定资产总账外，企业还须设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡，按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类核算。固定资产的增减变化均应有充分的原始凭证。一套设置完善的固定资产明细分类账和登记卡，为盘点、维护以及计提折旧提供支持。职责分工制度即对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等，均应明确划分责任，由专门部门和专人负责。明确的职责分工制度，有利于防止舞弊。固定资产的内部控制制度资本性支出和收 企业应制定区分资本性支出和收益性支出的书面标准。通常须明益性支出的区分制度确资本性支出的范围和最低金额，凡不属于资本性支出的范围、金额低于下限的任何支出，均应列作费用并抵减当期收益。固定资产的处置制度固定资产的处置，包括投资转出、报废、出售等，均要有一定的申请报批程序。固定资产的定期盘点制度对固定资产的定期盘点，是验证账列各项资产真实存在、了解资产放置地点和使用状况以及发现是否存在未入账固定资产的必要手段。企业应建立并严格执行固定资产盘点制度，并应注意查询盘盈、盘亏固定资产的处理情况。固定资产的维护保养制度固定资产应有严密的维护保养制度，以防止其因各种自然和人为的因素而遭受损失，并应建立日常维护和定期检修制度，以延长其使用寿命。固定资产的保险制度固定资产在企业的生产和经营中占有重要的地位，一般具有数量少、价值高的特点，固定资产的失窃、意外毁损等原因务必会给企业带来重大的损失，由于自然灾害和意外事故的偶然性因素的不可控性，企业应建立固定资产的保险制度。由专门的部门或人员负责固定资产的投保事项，以避免不必要的损失。二、采购与付款循环的基本业务流程的设计（一）商品或劳务的请购流程提出商品或劳务的请购是购买环节上的第一步骤。企业应区别不同的商品或劳务分别制定相关的控制制度：1.原材料或零配件的请购原材料或零配件的请购，一般先由生产部门根据生产计划即签发的生产通知单提出请购计划，材料保管人员接到请购单以后，应将材料明细账记录的库存数量同生产部门需要的数量进行比较，当生产所需的数量和仓储所需的后备数量超过库存数量时，就应会签同意进行采购：从事大批量生产且产品生产一直比较稳定的企业，材料保管部门也可以在库存材料已达到最低存量时提出请购单，经材料保管部门主管签字后送交采购部门，采购人员审查采购单上的请求是否合理的，并根据市场行情进行采购所需资金的估算，并签署同意采购的意见后交负责资金预算的管理人员进行审批，预算管理人员认为该项请购符合经营目标并在指定的资金预算范围之内，签字后可交采购部门办理订货手续。采购部门应将处理过的请购单归档管理。2.临时性物品的采购临时性物品的采购通常由使用者直接提出，请购单上一般需要对采购需要做出描述，解释其目的和用途，请购单须由使用者的部门主管审批同意，并经资金预算的负责人同意签字后，采购部门才能办理采购手续。3.特殊服务项目的采购对于某些特殊服务项目，例如，保险、广告、法律和审计服务项目的需要，一般由专门指定的人员负责提出需求，包括选定的广告商、事务所及费用水平比较分析等，这些需要须由企业最高负责人来进行审批。商品或劳务请购流程如图 6-5 所示：说明 生产部门 仓储保管部门 采购部门 资金管理部门l、生产部门根1请购单2请购单 请购单3采购计划 采购计划4采购计划5图46据生产计划提出请购计划编制请购单2.仓储保管部门根据库存材料最低存量的需要提出请购计划编制请购单3.采购部门根据各部门的请购单编制采购计划4.资金管理部门审查采购计划符合经营目标并在资金预算范围内5.采购部门根据已审核的采购计划组织进货图 6-5 商品或劳务请购流程（二）订货控制流程采购部门应首先对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内，其次是检查使用物品或获得劳务的部门主管是否在请购单上签字同意。对于需要大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的成本分析。内部控制制度必须对这些作为管理和会计控制的一种方法的成本分析做出强制性的规定，并指定专人对成本分析是否实施进行监督。成本分析主要内容是：将各种请购项目进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。对于请购数量不大，或者零星采购的物品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。采购部门在正式填制购货订单之前，必须向不同的供应商索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及缴获时间资料：其次，比较不同供应商所提供的资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。购货订单的控制制度包括：（1）预先应对每份订单进行编号，以确保日后订单能被完整的保存和对所有的购货订单进行会计处理：（2）在购货定单项供应商发出前，必须由专人检查该订单是否得到授权人的签字，以及是否经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证，以确保购货订单的有效性；（3）由独立人员复查购货订单的编制过程和内容。包括复查从请购单上摘录的资料、价格数量和金额的计算等。其中价格须同根据过去经验确定的标准或平均价格相比找，以保证购货订单的正确性。如果购货订单的金额较小或属零星的购货性质，此项复查可以简略一些。（三）购入商品的验收流程购入商品或劳务的验收工作必须由独立于请购、采购和会计部门的人员担任。验收部门应根据购货订单上的数量和质量要求，对供应商发运的商品进行验收。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。在商品质量检验过程中，对于特殊商品需要具有较高的专业知识或者必须经过仪器或实验才能进行的情况下，验收部门应将部分样品送交专家和实验室，由分析人员的签署质量验收意见。对于某些商品或劳务直接由使用者接收，那么控制程序就应规定由使用者根据其提出的请购单和供应商的发票宋填制收货报告单，并由部门主管签字。验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收入员将货品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所采购的资产应负的保管责任，验收入员还应将其中的一联验收单送交会计部门。经收货部门验收合格的商品应交适当的场所存储或直接交使用者。（四）退货和折让的控制流程采购部门在接到验收报告后，如发现商品的数量和质量不符合购货订单要求，应及时函告或电告供应商。对于数量短缺的情况，通常要求供应商予以补足。对于质量问题，则应首先通知仓储保管部门不得发放该批商品，其次决定退货或要求供应商给予适当的折扣。当决定退货时，采购部门应编制退货通知单，授权运输部门将商品退回，同时将退货通知单附本寄给供应商，运输部门应于商品退回后，通知采购部门和会计部门。采购部门在商品退回后，应编制借项凭证。其内容包括退货数量、价格日期、供应商名称以及金额等。借项凭单应由独立与购货、运输、存货职能的人员检查。会计部门应根据借项凭单来调整应付账款。由于购货质量而向供应商提出的折让，往往需要同供应商谈判最终解决。企业一般应规定，折让金额必须由授权的高级管理人员批准许可。当合适的折让金额一经确定，采购部门即应编制借项凭单，通知会计部门调整应付账款。商品退货折让的控制流程如图 6-8 所示：说明 验收部门 采购部门 审批部门 会计部门l、验收部门验收商品时，如发现商品的数量或质量不符合订单的要求，应填制详细的验收报告单2.采购部门根据验收报告单1验收报告单 验收报告单2退货通知单4借项通知单退货通知单3借项通知单5审查是否进行退货，如决定退货编制退货通加单3.授权部门进行批准4.采购部门根据核准退货后编制借项通知单5.会计部门根据借项通知单进行相应会计处理图 6-8 商品退货折让的控制流程（五）应付账款的控制流程应付账款是企业流动负债的主要构成内容，它对资产负债表能否正确的揭示企业的财务状况影响很大。由于应付账款即为债权人的应收账款，债权人必备有其详细的记录，因此，任何应付账款沙的不正确记录和不按时偿还债务，都会导致交易双方不必要的债务纠纷。对应附账款的控制有：1.应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行，以保证采购环节中的控制得以有效的实施，防止错误和欺诈行为的发生；2.应付账款的入账还必须在取得和审核各种必要的凭证以后才能进行。这些凭证主要是供应商的发票，以及为核对发票的正确性的其他凭证。例如，请购部门的请购单，验收部门验收报告单，采购部门的购货订单以及借项通知单等。负责应付账款的人员必须审核这些原始凭证是否齐全、日期和商品内容是否一致，有无经授权人的核准签字、发票的折扣是否与购货订单要求相一致，并且验算它们之间的数量、价格、加综合计是否正确。审核后应签字以示这一控制过程已经完成；3.对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后，应将预付金额冲抵部分发票金额，以记录应付账款；4.对于享有折扣的交易，良好的控制制度要求将供应商发票金额扣去折扣金额的净额来登记应付账款，以防有人在付款的时候贪污折扣；5.每月月末核对供应商的对账单，此项工作应由财务经理或其授权的、独立于应付账款明细账的人员办理。任何差异都应受到予以追查，如追查结果表明本企业无会计记账的错误，必须及时与债权人联系，以便调整差异。（六）付款的控制制度1.防止未核准的款项被支付。对于现金支付的交易，付款部门在付款前，首先必须检查供应商的发票是否盖有“款以收讫”的戳记，以防止已经支付的款项被第二次支付。其次应审查支付款项是否具备与该款项有关并已取得核准认可的验收报告单。对于应付账款，付款人应检查付款凭证和是否经授权人批准，任何付款必须经财务经理签字批准。2.所有已确认的负债都应及时支付，以获得现金折扣的好处，加强同供应商的良好关系和维持企业的信用，会计部门应定期检查应付账款的明细账和有关文件，以防止失去可能的现金折扣。3.正确的付款和记录。在付款前，应复核供应商发票上的数量、价格和合计数以及折扣条件。对于因退货或者让利而造成的应付款借项，在良好的控制制度下，也可于没有收到供应商的贷项通知单之前，从付款金额中予以扣除。三、采购与付款循环的主要凭证及其传递程序的设计采购与付款循环的主要凭证，除外部单证如供货单位的销售发票、提货单、运输部门的运单（或提单） ，以及银行机构的转账结算凭证以外，为了加强对采购与付款循环的有效管理和控制，企业应制定相关的内部凭证，典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证和会计记录有以下几种：（一）请购单是由仓库或有关部门填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。请购单一般应包括，生产通知单编号、所需要的材料和零件的型号、数量、库存数量、请购数量等。请购单应由有关授权人员签字确认。（二）采购合同是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或八他资产：的书面凭证。采购合同应主要规定所需商品的品名、规格、数量、质量、价格、供货日期、结算方式、商品的包装与运输办法、质量检验手续、违约责任以及纠纷解决方式等。采购合同应预先编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、会计部门和编制请购单的部门。（三）验收单是收到商品进行验收和检验所编制的凭证。验收单应列示从供应商处收到的商品的品名、说明、数量、到货时间、外观状况、质量状况等，并应签署验收意见。货品送交仓库或其他请购部门时，应由这些部门在验收单的副联上签收，验收单的一联还应送交会计部门。（四）退货单采购过程中，如发现所收的材料与合同、发货单明显不符时，应办理手续，予以退回。退回时应填制退货单。退货单一般应填列的内容包括：原合同号数、原发票号数、退货原因、退货商品的名称、发票数量、退货数量、退货金额等。退货单应有授权人员的签字确认。（五）付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，记录已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。（六）材料采购明细账材料采购明细账应分别材料的类别如原材料、辅助材料、燃料、包装物、低值易耗品等分设账页，根据收料单、付款凭证、发票账单等登记。（七）应付账款明细账企业以赊销方式购入的商品验收合格后，应根据供应商提供的销售发票和企业内部的验收单等原始凭证登记应付账款明细账。企业应分别供应商登记，如需要按合同核算的，还应按合同明细核算