采购与付款循环培训

1采购与付款循环培训一 符合性测试（一）以工业企业为例，简要介绍采购与付款循环内部控制程序与要点，形成对此循环内部控制程序的理论上的整体概念主 要 业 务 活 动 涉 及 单 据 经 办 部 门 关 键 的 内 部 控 制 制 度 可 能 的 测 试 程 序 备 注请 购 商 品 和 劳 务 请 购 单 实 物 资 产 管理 部 门由 经 授 权 的 专 门 机 构 或 人 员填 制 请 购 单 ； 每 张 请 购 单 应经 过 对 这 类 支 出 负 预 算 责 任的 主 管 人 员 签 字 批 准检 查 授 权 和 批 准 的 情 况 一 般 很 少执 行编 制 订 购 单 订 购 单 采 购 部 门订 购 单 一 式 多 联 ， 并 预 先 连续 编 号 ， 经 授 权 的 采 购 人 员签 名抽 取 一 定 期 间 的 订 购 单检 查 其 是 否 连 续 编 号验 收 商 品 验 收 单 实 物 资 产 管理 部 门收 到 货 物 时 ， 应 由 独 立 于 采购 运 输 职 能 的 验 收 部 分 或 人员 点 收 ， 根 据 订 购 单 验 收 商品 ， 并 编 制 一 式 多 联 的 验 收报 告 单抽 查 一 定 期 间 的 验 收单 ， 检 查 与 后 附 的 请 购单 和 订 购 单 是 否 一 致存 储 已 验 收 的商 品 入 库 单仓 库 保 管 部门 或 实 物 资产 管 理 部 门将 保 管 与 采 购 的 其 他 职 责 分离 ， 只 有 经 过 授 权 的 人 员 才能 接 近 保 管 的 资 产检 查 入 库 单 ， 观 察 接 近资 产 的 情 况一 般 很 少执 行编 制 付 款 凭 单与 进 行 帐 务 处理付 款 凭 单 财 务 部 门每 张 凭 单 应 与 订 购 单 验 收 单和 供 货 商 发 票 配 合 ， 独 立 检查 每 日 的 凭 单 汇 总 表 和 有 关记 帐 凭 证 上 的 金 额 的 一 致 性抽 查 一 定 期 间 ， 检 查 与每 张 凭 单 相 配 合 的 订 购单 验 收 单 和 供 货 商 发票 ， 审 查 执 行 独 立 检 查的 证 据 ， 重 新 执 行 独 立检 查支 付 负 债 支 票 财 务 部 门记 录 现 金 支 出现 金 与 银行 总 分 类帐财 务 部 门定 期 独 立 编 制 银 行 调 节 表 ，独 立 检 查 支 票 的 日 期 和 记 帐的 日 期审 查 银 行 调 节 表 ， 重 新执 行 独 立 检 查采购与付款循环内部控制要点1.不相容职务分离原则单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 采购与付款业务不相容岗位至少包括： 请购与审批； 询价与确定供应商； 2 采购合同的订立与审计； 采购与验收； 采购、验收与相关会计记录； 付款审批与付款执行。 2.授权批准制度（1）单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。（2）单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。 （3）严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 3.记录与凭证控制单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同） 、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 4.请购与审批控制单位应当建立采购申请制度，加强采购业务的预算管理。5.采购与验收控制（1）单位应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化；（2）制定例外紧急需求的特殊采购处理程序；（3）单位应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。 6.付款控制（1）单证核对：单位财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。3（2）预付和定金管理：单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。 （3）退货管理：单位应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。 （4）定期核对：单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。 有关采购与付款循环内部控制的详细内容，评估参见财政部颁布的内部会计控制规范-采购与付款 。相关还制定了很多内部控制规范，建议大家阅读。（二）实践中，我们如何进行符合性测试1 了解内部控制制度和程序方法：首先通过询问，编制或获取单位内部控制流程图（包括过程，单据的传递，涉及到的部门） ，整体上认识单位的内部控制流程；其次通过询问不同的部门，编制内部控制调查问卷；并取得相应的内部控制文件第三执行穿行测试，对可以留下单据传递轨迹的内部控制程序，可以执行穿行测试（如上表中可能执行的控制测试） ，对无轨迹的可以通过现场检查的方法；评价单位内部控制制度程序设计是否合理，执行是否到位。初次接受审计的单位此程序必须进行。知己知彼，对症下药2 针对已了解的情况，决定是否执行符合性测试如果单位未建立内部控制制度，或设计的根本不合理，或根本未执行，则不进行内部控制的符合性测试，直接进行符合性测试；反之，则应进行符合性测试，见购货合同和请购单内部控制测试表，固定资产和在建工程内部控制测试表，对业务较多的企业要完成第一表较困难，只有请求单位财务人员协助； 3 如何编制底稿可以就整个测试编制一审定表，如符合性测试采购与付款循环审定表，在审计说明中一定简单慨括说明执行的程序，并编制索引号，写明结论，在结论中写明发现的问题。在审定表后附各个分程序的底稿，并详细在审计说明中写明执行的程序，写明审计结论，只对发现的问题的附件复印，并一定编明索引号，否则他人无法获知复印件的意义。4二 涉及到的科目的实质性测试及相应的底稿规范1.应付帐款重点审计目标是负债的完整性和真实性A 审计程序：（1）取得或编制应付帐款明细表，其中的项目包括：结算对象，业务内容，年初余额，本年增加，本年减少，年末余额，帐龄，截至审计日余额，备注首先帐表核对，并核对年初余额是否与上年审定数一致，对本年较大的减少项目应核实是否有不正常的核销。核实是否有不属于日常经营业务的往来款项，否则应重分类到其他应付款或调整到损益项目。将负数余额的明细进行筛选，并进行重分类到预付帐款；对帐龄较长的应付帐款应关注，核实为何长期挂帐，如是因对方破产等无法支付应调整到资本公积中；对大额的不正常的退款，应取得单位内部的审批件，并取得原始入帐凭证，核实进款单位与出款单位是否一致，且取得单位对资金一进一出的合理解释，以防出现借用公司帐户的情况；在明细表上标明应付主要股东和关联单位的款项，以及合并报表时应抵消的款项，对于合并报表时应抵消的欠款，应与对方核对一致；结合应收帐款明细余额的审查,查明有否双方同时挂帐的项目,其核算内容是否重复,必要时作重分类调整;（2）抽取一定比例的明细户进行函证：a 函证的对象余额前十名;资产负债表日金额不大,甚至为零,但是单位重要供货商的帐户，采用肯定式的函证，金额由对方填制；发询证函的时间一般为预审时，如在正式进入现场审计时未回函，采用替代。b 替代程序核实是否在审计日收到款，可以从明细表中获知，单位是否有定期与供货方的对帐单；根据先进先出法，假设先发生的负债先偿付的原则，因此从本期增加的发生额中可以倒推出基准日余额，并对此部分发生额核对付款凭单 验收单 入库单 订购单 请购单5（3）完整性测试，即是否存在低估负债情况审核期后一定期间应付帐款明细帐贷方发生额的相应凭证，确认其入帐时间是否正确（应该以验收入库单为标准） ；如果是现金支付，可能导致现金跨期。审计在期后几个星期间未付账单的主要凭证。追查在年终前发出的验收单至相关的购货发票和明细帐。所有在会计期末以前已经签发的验收单表明已收到了商品，其购货款均应包括在应付账款中。审计人员从年末前发生的一定的验收单追查到购货发票，就可保证相关的应付款项均已包括在年末资产负债表中，从而达到发现未记录的债务的目的。（4）截止性测试 截止日期与存货监盘的关系要确定应付账款的截止日期是否正确，将截止日期测试和存货监盘相辅而行是必不可少，即在对存货进行实地监盘时应同时获得采购的截止资料。审计人员应复核验收部门的手续，确定所有验收的存货都已清点。同时，审计人员还应在其工作底稿中记下实物清点中包括的最后一张存货验收单的号码。在进行年末外勤工作时，审计人员还应作会计记录的截止日期测试。测试时，要追查验收单号码至应付账款上，从而核实它们是否已被正确地包括在应付账款内或被正确地排除在外。 在途存货金额的确定为了准确地确定在途货物的金额，必须核查货物采购中有关交货地点的规定，区分目的交货与起运点交货。如果是目的地交货，只有当企业收到货物并验收入库后，所有权才归于企业，因此，只能将资产负债表日前收到的存货包括在年末存货和应付账款中。如果是起运点交货，发运时间又在资产负债表日之前，则存货和相关的应付账款必须计入当期。B 应形成的底稿审计调整确定后在以上的明细表中增加几列，形成审定明细表 F3-1结 算对 象业 务内 容年 初 未审 数 AJE RJE年 初 审定 数本 年 未审 增 加本 年未 审减 少本 年调 整增 加本 年调 整减 少RJE年 末审 定数帐龄 备 注在审定明细表的审计说明中一定简要慨括的说明所执行的审计分程序，及发现6的较大的问题并索引各分程序；在审计说明中说明审计调整事项或只说明调整原因的摘要，调整分录索引到各分程序中，并在各分程序中用彩笔标志出调整事项；在审计说明中注明帐龄统计的结果；在审定明细表后，依次是所执行的各分程序，注意将各分程序单独编制，以便编制索引号，且相应的附件应编制索引号并附后，写明审计说明和结论，尽量少复印资料，只对发现问题的资料和大额合同等复印。索引号的顺序：审定表 F3-1，明细表 F3-1-1，以下的分程序分别为 F3-2 等4 固定资产和累计折旧主要为固定资产的增加和减少 累计折旧的计提，见购货与付款循环底稿