《财务印章管理制度》

第 1 页 共 10 页财务印章管理制度一、目的：为了确保财务印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违规行为的发生；同时为了规范财务印章管理程序，统一财务印章管理部门，监督财务印章使用流程，特制定本制度；二、适用范围：适用于公司所有财务印章的管理； 三、主体:1) 财务印章的刻制：1. 公司刻制财务印章（包括预留银行印鉴、合同专用章、发票专用章、财务专用章）应填写印章刻制、销毁申请表 （见附件 10-印章刻制、销毁申请表 ） ，经财务总监、报董事长终审后，凭相关材料统一到当地指定机关办理刻制手续，并在报销时提供印样；2. 财务印章的形状和规格应按国家有关规定执行。2) 财务印章的启用：1. 领取已刻制完成的财务印章，填写财务印章启用/停用登记表（见附件 2-财务印章启用/停用登记表 ） ，注明启用时间、并告之用印范围及注意事项，完善各项手续后完善各项手续后留取印样，保存备查；若是变更财务印章应及时收回旧印章，登记停用印章时间，及时换发新印章，做好新旧衔接工作；2. 财务印章启用应及时发布启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围，同时函告各客户单位，并列明启用原因、日期等相关事项。3) 财务印章的保管：1. 所有财务印章都必须由专人保管，配套使用的财务印章应分人保管。财务印章保管人必须填写印章管理登记表 （见附件 3-印章管理登记表 ） ，登记财务印章的名称、枚数、交存日期、交存人、保管人的签名等信息，财务印章保管必须安全可靠，须加锁保存。重要的财务印章必须放在保险柜，如预留的财务印鉴；1. 预留银行财务印鉴：预留银行财务印鉴分为企业财务专用章（方形）和法人章，财务专用章存于 处，法人章存于 处，而支票存于出纳处，三者分属不同岗位保管，可相互监督制约； 第 2 页 共 10 页2. 财务专用章（圆形） 、合同专用章均存于 处；3. 发票专用章存于出纳处；4. 财务印章保管人出差或休假，应临时移交给指定人员保管，不得影响印鉴的使用；移交时应填写财务印章移交登记表 （见附件 4-财务印章移交登记表 ） ，注明财务印章名称、保管部门、移交人、接收人、监收人、移交时间、印样等信息，按移交日期归档保存，移交期间财务印章使用不当的，临时保管人负直接责任，保管人、部门负责人负连带责任；5. 当保管人有变更时，需办理交接手续，同上填写财务印章移交登记表并归档保存。4) 财务印章的使用：1. 网上银行钥匙、预留银行财务印鉴：出纳根据审批完整的付款单，开具转帐支票或录入网银付款凭证，经总账会计和财务经理审核后，加盖银行预留印鉴章或授权网银，完成付款手续；2. 合同专用章：与外部单位签订合同需加盖合同专用章时，由需求部门填写合同审批表（见附件 11：合同审批表 ） ，按合同审批权限（见附件 9-合同审批权限表 ）审批手续齐备后，加盖合同章； 3. 财务专用章（圆形）：用于收款、个人借款还款开立收据时盖章，所有收据由出纳统一领用管理，建立收据使用记录；出纳在领用收据时，需在收据使用记录表上登记领用的收据编号、领用日期，并签字确认；在领用的收据上盖财务专用章后，根据业务发生的需要逐一开立收据。财务总监负责审核收据的真实性、有效性。4. 发票专用章：用于对外开立各类发票；5. 对外报送各项资料，需要加盖财务用章时，由需求部门填写用印申请表 （见附件 7-用印申请表 ） ，经部门负责人财务总经理董事长审批签字后方可盖章；6. 使用财务印章时，保管人应审核用印手续并填写印章使用登记表 （见附件 1-印章使用登记表 ） ，发现问题及时请示有关领导，妥善解决；7. 财务印章保管人应对用印申请表按用章时间保存归档；8. 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，加盖财务印章时，要加盖在底稿上有文字符号处；9. 所有签订的合同、对外报送的资料等都必须加盖骑缝章；10. 财务印章原则上不可带出公司，确因工作需要，需将财务印章带出使用时，应填写借印申请表 （见附件 8-借印申请表 ）提出申请，注明盖章事项、带出原因及带出天数，经财务总监签字批准后方可带出。 第 3 页 共 10 页5) 财务印章的停用与上交：1. 公司变动或名称变更、财务印章使用损坏、部门负责人决定停用等情况下，财务印章应立即停止使用，并交由董事长注销，在财务印章启用/停用登记表上注明“停用日期”；2. 董事长应及时收回停用印鉴，按规定上交工商行政管理部门，如不需上交，需及时封存；3. 所有财务印章丢失或毁损，财务印章保管人应及时向董事长报告，经董事长批准后，向公安机关等部门报失并对外公告作废。6) 财务印章控制：所有财务印章的刻制、领用、启用、停用、封存及上交，均应在财务印章控制表 （见附件 5-财务印章控制表 ）中登记相应时间及相关表单的序号，便于管理及查询。四、关键控制点：对财务印章的刻制、领用、启用、使用、停用、封存及上交等操作，均应做好详细登记，并同时在财务印章控制表中记录，便于管理及查询。五、效力：从本制度生效之日起。六、解释权限：制度由财务部负责解释和修订。七、附件：1) 印章使用登记表2) 财务印章启用/停用登记表3) 印章管理登记表4) 财务印章移交登记表5) 财务印章控制表6) 用印申请表7) 借印申请表8) 合同审批权限表9) 印章刻制、销毁申请表10) 合同审批表 第 4 页 共 10 页附件 1： 印章使用登记表附件 2： 财务印章启用/停用登记表序号 日期 印章名称 文件名称 份数 经办人签名 审批人 备注制表人：领用部门 领用人 领用时间启用印模启用时间： 年 月 日用印范围： 批准人： 停用印模停用时间： 年 月 日用印范围： 批准人： 第 5 页 共 10 页附件3： 印章管理登记表附件4： 财务印章移交登记表 序号 印章名称 枚数 交存人 交存日期 保管人签名 作废日期 销废日期制表人：财务印章名称： 保管部门： 移 交 人： 移交时间： 接 收 人： 接收时间： 监 收 人： 监收时间： 第 6 页 共 10 页附件5： 财务印章控制表财务印章名称 刻制时间 批准人 刻制数量 领用时间 领用人 启用时间 保管人 停用时间 停用原因 封存时间 封存原因 上交时间 备注 第 7 页 共 10 页附件6：用印申请表直属部门（申请部门） 申请日期 年 月 日印章管理类型 印章管理者统一保管 直属部门自行保管1. 2. 盖印份数印章名称3. 4. 用印属性 公章 部门章 项目章 合同章 其他文件属性文件名称 对内文件 对外公函类文件 对外协议合同类法律文件 其他文件类别内容摘要 印鉴留存 审批记录部门负责人 财务负责人总经理 董事长 备注 注：1.本表格须由印章保管部门留存备案。第 8 页 共 10 页附件7：借印申请表借用部门/借用人 借用日期 印章名称 印章枚数 借印原因 借用时限 部门负责人签字 总经理审批 董事长审批 借用人 接印/时间 财务人员/其他部门人员外出签名 保管人收回印章/时间 附件8：合同审批权限表审批人审批权限合同类别部门经理/各店负责人会计 总经理 财务总监 董事长1 广告合同2.固定资产采购合同3.商品采购合同4.经营性租赁合同5.车辆合同6.建造、工程合同 7.融资协议8.投资担保协议9.招聘、培训合同10.劳务协作合同11.商品分销合同12.工程销售合同13.商品采购合同14.运输合同15.摊位租赁合同16.装饰装修工程施工合同17.其它合同或协议第 9 页 共 10 页附件9：印章刻制、销毁申请表直属部门（申请人） 申请日期 年 月 日申请类型 刻制 销毁印章名称 1. 2. 枚数 用印属性 公章 部门章 项目章 合同章 其他新增 替换刻制、销毁原因附加说明：签名/日期：经办人签名 部门经理签名 财务部签名总经理签名 董事长签名 财务总监签名授权刻制、销毁经办人签名/日期 新刻印章保管人签收/日期第 10 页 共 10 页附件10：合同审批表合同标题合同主要内容合同草拟人、部门合同草拟部门负责人审核意见签名/ 日期：财务部审核意见签名/ 日期：总经理审核意见签名/ 日期：董事长审核意见签名/ 日期：备注