印章管理制度

内部发文书发文字号 haochigou-HR-10-12 发文日期受 文 者 公司各部门/子公司总经理 副本收受者主 旨 关于下发印章管理制度的通知说明公司各部门及子公司各部门：为加强公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，减小因印章使用不当给企业带来的损失。经公司管理会议研究、决议，现颁布：印章管理制度予以规范。一、适用对象本制度适用于涉及使用公司印章的所有相关人员。二、印章的分类公司印章具体分为公章、财务专用章、法人章、合同专用章4类。三、印章的授权管理1、经公司总裁授权赋予行政人力资源部、财务部对其他部门印章的保管权和使用权。并授权于行政人力资源部刻制权，并指定专人保管，未经授权的人员一律不得接触、刻制印章。2、保管人员一律不得将印章转借他人，否则所造成的后果由印章保管人员负责。3、因特殊工作需要，经总裁批准，印章可授权使用。同时行政人力资源部须下发印章使用授权书。四、印章使用范围及保管明细1、公章： 使用范围公司对外所有正式文件、内部通知等正式行文。保管部门行政人力资源部。2、财务专用章：使用范围公司正式财务文件、报告、证明、票据等相关文件。说明保管部门财务部。3、法人章： 使用范围支票。保管部门财务部。4、合同专用章：使用范围公司各类合同。保管部门行政人力资源部。五、印章的刻制和启用1、印章的刻制公司相关方面的印章由公司行政人力资源部统一制作，相关人员严禁私自制作印章。因公司业务需要配置印章，由需配置部门提出申请，并填写印章配置申请表，经部门主管批准后，交行政人力资源部经理审核，经总裁批审批后，再返回行政人力资源部，由行政人力资源部统一办理。2、新印章的启用（1）新印章刻制后，由行政人力资源部办理印章登记手续，填写印章管理登记表 ，备案并留好印章样图。（2）新印章的启用，由行政人力资源部负责填写印章启用申请表并由行政人力资源部经理签字，经公司总裁批准后，由行政人力资源部下发启用通知，并注明启用日期、使用范围、授权保管部门等。六、印章的保管、使用、交接和停用1、印章的保管（1）、总公司，子公司的公章由行政人力资源部统一安排行政助理负责保管。财务专用章、法人章等由等由财务部会计助理负责保管。（2）、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、启用日期、保管人、批准人、图样等信息。说明（3）、印章的保管必须安全可靠，须加锁保存，公司印章不可私自委托他人代管。（4）、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报部门主管，配合查处，一经查出事件的严重程度和责任人给予行政处分或追究其经济，法律责任。说明2、印章的使用（1）、需使用印章的部门，需填写印章使用登记表（注：填写使用印章的名称，使用次数、使用内容及使用时间和使用人）经相关保管部门经理审核签字后，由保管部门具体负责人盖印，同时检查手续是否完善。（2）、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要须带出公司的，需填写公司物品借用凭据经部门经理签字，交相关保管部门经理审核后，方可使带出。公司印章外出期间，借用人只可将公司印章用于申请事借用人只可将公司印章用于申请事由，并对公司印章的使用后果承担一切责任。此公司物品借用凭据由相关保管负责人留底。（3）印章使用完毕后，借用人应当天立即归还，如有违反，其产生的后果，由借用人负责。3、印章的交接（1）、公司印章保管人因事离岗时，须报备部门经理，由部门经理安排人员暂时代管，以免耽误工作。（2）、根据公司的印章管理调配，需移交印章的，移交人应填写公司印章移交单，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等相关信息，经移交部门经理签字审核后方能移交。4、印章停用（1）、机构撤销、更名或业务变动。（2）、公司印章使用损坏。（3）、公司印章遗失或被盗窃，在规定的媒体声明作废，如有必要，函告相关单位或个人。（4）、公司印章停用时，须经部门经理签字，交总裁审核后，及时将停用印章，按照相关规定报印章备案机关登记销毁。特殊需要留存的，需填写印章留存申请单经部门经理签字后，交总裁批准后予以登记并封存。七、印章管理人员用印注意事项说明1、印章保管人应明确清楚所保管印章的用途及使用权限，盖章前要了解文本内容，根据部门经理、行政人力资源部经理批示意见使用印章，建立印章使用登记表。2、凡是超过2页以上（含）的文本必须加盖骑缝章。3、使用手续签批不齐全的有权予以拒绝加盖。说明4、不得在空白页上加盖公司印章。5、加盖合同、协议书及意向书本时，需填写合同签订审批表交部门经理、财务部经理、行政人力资源部经理、总裁签字审批后方能加盖，除外印章管理人有权以正当理由拒绝盖章。6、如主管领导出差等各项原因，无法在审批单上签字而又急需用印时，须由经办人当场通过电话向主管领导报告用印内容，征得同意后，由主管领导通知印章管理人先予以用印，同时，并使用填写公司印章使用申请表，并由双方经办人签字确认，待主管领导返回时，补齐签字。八、责任和义务1、印章保管人员对公司印章的使用严格把关，未经权限领导签字审批，坚决不予用印。对违反规定擅自使用、私刻、丢失公司印章所造成的损失和责任，由印章保管人承担全部经济和法律责任，必要时公司将保留依照国家法律法规规定给予行政处罚或移交、送相关司法部门追求当事人责任的权利。2、印章保管人员为公司涉密人员，其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、客户信息，违反该报名义务泄露公司信息的，公司有权追究其责任。3、公司员工若发现印章被伪造的情况，应及时向行政或公司相关领导报告。九、本制度解释权归行政人力资源部。以上自颁布日起即开始执行会 签 批 示核准 部门 行政人力资源部 经办人说明