资金成本管理操作手册（浙江省建工集团项目管理集成系统）

浙江省建工集团项目管理集成系统资金成本管理操作手册信息中心2013年 4月 18日目录一、岗位职责 .5二、合同管理 .51.业主合同管理 .5、合同评审管理 .5、合同签约管理 .9、合同结算管理 .13、合同收款台账 .142.采购合同管理 .15、合同评审管理 .15、物料归集管理 .15、合同签约管理 .16、合同结算管理 .20、合同付款管理 .223.劳务分包合同 .22、劳务分包评审 .22、合同签约管理 .23、合同结算管理 .24、合同付款管理 .254.专业分包合同 .25、合同评审管理 .25、合同签约管理 .26、合同结算管理 .27、合同付款管理 .285.租赁合同管理 .28、合同评审管理 .28、合同签约管理 .29、合同结算管理 .30、合同付款管理 .326.其他合同管理 .32、合同签约管理 .32、合同结算管理 .33、合同付款管理 .347.资金支付管理 .34、人工费支付审批 .34、材料费支付审批 .36、机械设备租赁费及周转材料租赁费支付审批 .37、专业分包工程款支付审批 .38、项目垫资款审批 .38、项目垫资款退还审批 .39三、物料管理 .401.物料现场管理 .40、物料入库单 .40、物料入库单 审核 .42、物料出库单 .43、物料退库单 .44四、成本管理 .461.项目结构分解 .462.工程预算管理 .47、工程预算导入 .49、预算成本编制 .55、预算资源对应 .57、目标成本编制 .58、目标成本调整 .593.月度成本管理 .60、月度目标成本编制 .60、月度预算收入编制 .61、月度实际成本归集 .62一、岗位职责序号 岗位 工作内容 备注1 合同管理员 合同评审管理；合同签约管理；2 预算员 项目结构分解；成本管理；3 材料员物料管理；物料归集管理；采购合同、周转材料租赁合同结算管理；4 结算员 业主、劳务分包、专业分包、设备租赁、其他合同结算管理；5 财务资金支付管理；业主合同收款管理；采购、劳务分包、专业分包、租赁、其他合同付款管理；月度实际成本归集；物料入库单审核。二、合同管理1.业主合同管理、合同评审管理业主合同评审 直管合同评审该模块分为合约管理部发起申请和分公司发起申请两种流程，下面以合约管理部申请流程为例，具体操作方法如下：步骤一：流程发起点击“合同管理 - 业主合同管理 - 合同评审管理 - 业主合同评审 - 直管合同评审”节点，出现如（图 1-1-1）所示界面，填写好发起任务名称后点击确认进入（图 1-1-2）所示，填写工程承包合同合同审批表相关内容，点击 进行签章审批，填写“处理意见” ，然后点击 选择下一节点处理人，点击“转下一步”即可。图 1-1-1图 1-1-2评审表填写要求：点选“投标项目名称” 、 “业主单位”和“评审时间” ， “合同名称”和“项目名称”根据实际情况填写， “投标项目名称”是从招投标中引出来的，在招投标模块中的“项目立项”中登记过的工程在此处才可引用。此处的投标项目名称做一个少一个，即已经发起过一个流程中选择了其中的某个工程，再发起第二个流程时则第一次发起流程时选择的工程便不会再出现在列表中。评审表上方按钮功能：转合约管理部：在选择好下一步处理人和填写好处理意见后，点击该按钮流程可转到下一个处理人；其他人加办：选择需加办的处理人，加办人评审后，再由本人进行处理流转到下一步；回退：回退到之前处理的某一个流程节点，该节点重新评审后，可以直接送到回退给他的那个节点，也可以按正常流程重新走到那个节点；告知：点击该按钮选择告知人，系统会以短消息的方式通知告知人该合同评审流程；委托：点击该按钮选择委托人，该流程将指定委托人进行处理；自定义处理人：自定义选择该流程本节点之后所有节点的处理人；选择处理人：选择流程下一步处理人。评审表左边快速通道按钮功能：添加附件：点击该按钮来添加流程附件，点击“新增附件”可以添加多个附件，如（图 1-1-3）所示；（图 1-1-3）查看流程图：查看该合同评审的流程图，如（图 1-1-4）所示；图 1-1-4签章审批：以电子签章的形式进行合同审批，需输入密码才可调用该电子签章；表单暂存：暂时保存该表单内容；查看附件：查看已上传的附件；查看意见：查看流程各个节点的处理意见。步骤二：公司合约部经理审批公司合约部经理进入系统后在主界面上会显示待处理的流程，如下（图 1-1-5）所示，点击该流程名称后进入（图 1-1-6）所示界面，对该流程进行处理，填写工程承包合同合同审批表相关内容，点击 进行签章审批，填写“处理意见” ，然后点击 选择下一节点处理人，点击“转下一步”即可。图中各按钮功能上面已介绍，各审批步骤操作方法相同，这里不再重述。图 1-1-5图 1-1-6步骤三：流程结束流程经过各相关部门及领导的评审后，到最后一个环节，流程发起人登录系统后，在主界面上会显示待处理的流程，点击该待办流程后进入流程评审，进行签章审批，填写处理意见，然后点击 按钮结束该评审流程。 一类合同评审与直管合同评审操作方法相同。 二类合同评审与直管合同评审操作方法相同。 三类合同评审与直管合同评审操作方法相同。备案合同管理与直管合同评审操作方法相同。注意：只有在招投标管理中的“中标登记”后，评审表单中才可以在 “投标项目名称”中选择到该工程。补充协议评审与直管合同评审操作方法相同。注意：只有业主合同台帐中登记过业主合同，此处的评审表单中才可以在“业主合同名称”字段中选择到业主合同名称。、合同签约管理合同台账管理点击“合同管理 - 业主合同管理 - 合同签约管理 - 合同台帐管理”节点，出现如（图 1-2-1）所示界面，点击“新建” ，打开业主合同基本信息表（如图 1-2-2 所示） ；图 1-2-1 图 1-2-2合同基本信息：本页中登记合同的基本信息。注意：“合同名称”字段是要点击后面的按钮进行选择，点击后显示的合同名称引用的是经过业主合同评审的合同名称。选择好“合同名称”字段后会自动带出“项目名称” 、 “投标项目名称” 、 “投标项目编码” ；选择“所属分公司”后会自动生成“合同编码”和“项目编号” 。签约方信息：界面如（图 1-2-3）所示，现在登记的是业主合同，在本页面登记的是甲方的相关信息，所以在本页中的“合约方类别”字段中需选择“甲方” ，并点选甲方公司名称，选择“公司名称”后会自动带出该公司的相关信息。如果登记的是采购、劳务分包、专业分包、租赁和其他合同则此处应选择“乙方” ，并选择乙方公司名称。图 1-2-3支付方式：界面如（图 1-2-4）所示。图 1-2-4合同条款：界面如（图 1-2-5）所示，合同基本信息页面中填写的各种合同信息只是记录了一些合同的关键信息点，不是合同的原始文本条款，假如需要将合同文本的一些比较重要的条款反映在合同基本信息表中，可以将文本内容记录到该处。图 1-2-5合同文本：本页是把与合同相关的电子文本上传到系统，如（图 1-2-6）所示，点击“新建合同文本”按钮，弹出如（图 1-2-7）所示界面。合同文本可从范本库中选择，也可手工输入文本。如果需要合同范本,请选择范本库. 不需要的话 ,就直接填写文件名称。点击“选择范本库”按钮后会弹出如（图 1-2-8）界面。图 1-2-6图 1-2-7在本界面先勾选一个合同范本，然后点击后面的“导入文档” ，然后回到（图 1-2-7）所示界面，写上文件名称，然后点确定即可。如果不从范本库中导入，手填的话则在（图 1-2-7）界面中填写好“文件名称（*） ”后点击确定后，弹出（图 1-2-9）所示界面，在右边空白处填写文件内容，填好后点击左边的“保存”按钮，再点击“关闭”按钮即可。图 1-2-8图 1-2-9合同确认发布点击“合同管理 - 业主合同管理 - 合同签约管理 - 合同发布确认”节点，出现如（图 1-2-10）所示界面，选中需发布的合同，再点击“发布”即可，发布后的合同不能再进行修改和删除，也只有发布后的合同才能对其进行相关事务的处理，比如对该合同进行进度结算、付款等操作；在发布情况中选择“是” ，然后点击“查询”按钮，下方会显示所有已发布的合同，然后选中需要取消发布的合同，点击 “取消发布”按钮，使该合同处于未发布状态。图 1-2-10补充协议填报点击“合同管理 - 业主合同管理 - 合同签约管理 - 补充协议填报”节点，出现如（图 1-2-11）所示界面，合同列表中显示的是已发布的业主合同，点选相关合同，再点击“直接填报” ，在打开的业主合同补充协议表（如图 1-2-12 所示）中， “合同名称”字段点后面的 进去选择补充协议名称，该补充协议名称是从补充协议评审走完后自动引用到此处。图 1-2-11图 1-2-12、合同结算管理进度结算管理点击“合同管理 - 业主合同管理 - 合同结算管理 - 进度结算管理”结点，出现如（图 1-3-1）所示界面，项目合同列表中显示已发布的合同，点选相应的合同，然后点击“直接填报” ，在打开的业主合同月份完成产值上报和结算表中填好相关信息后保存即可；保存的记录会在下方显示，如果要进行修改、查看、删除操作，则只要选择下方的记录，点击相应的按钮即可。图 1-3-1合同竣工结算点击“合同管理 - 业主合同管理 - 合同结算管理 - 竣工结算管理”结点，出现如（图 1-3-2）所示界面，项目合同列表中显示已发布的合同，点选相应的合同，然后点击“直接填报” ，在打开的竣工结算单中填好相关信息后保存即可；保存的记录会在下方显示，如果要进行修改、查看、删除操作，则只要选择下方的记录，点击相应的按钮即可。图 1-3-2、合同收款台账点击“合同管理 - 业主合同管理 - 合同收款台帐”结点，出现如（图 1-4-1）所示界面，合同列表中显示已发布的合同，点选相应的合同，然后点击“新建” ，在打开的工程收款情况表中填好相关信息后保存即可；保存的记录会在下方显示，如果要进行修改、查看、删除操作，则只要选择下方的记录，点击相应的按钮即可。图 1-4-12.采购合同管理、合同评审管理点击“合同管理 - 采购合同管理 - 采购合同评审”节点，发起流程后出现如（图 2-1-1）所示界面，选择“工程名称”后自动引出“业主单位”和“所属单位”字段数据。注意：“工程名称”字段是从“项目范围”中的“项目立项”登记中引用出来的，即只有在“项目范围”中的“项目立项”中做过登记，并在界面的右上角的“项目设置”中勾选该工程名称，此处选择工程名称时才可显示该工程。流程操作方法与直管合同评审相同，此处不再做详细介绍。图 2-1-1、物料归集管理点击“合同管理 - 采购合同管理 - 物料归集管理”节点，出现如（图 2-2-1）所示界面，点击项目名称后打开如（图 2-2-2）所示界面，勾选入库单列表中的需做归集管理的入库单（注：只能勾选相同供应商的入库单才能够生成合同） ，再勾选物资详表中的相应的物资，然后点击“生成合同”按钮，如该供应商已和项目签订采购合同，则出现如图（2-2-3）所示界面，点击“追加”按钮（注：如需签订一份新合同，则点击“新建”按钮） ，弹出如（图 2-2-4）所示界面，物资表中增加了相应的归集物资，填写相关信息后保存即可；如该供应商未和项目签订采购合同，则直接填出如（图 2-2-4）所示界面，填写相关信息后保存即可。 （保存后，该合同自动处于发布状态）图 2-2-1图 2-2-2图 2-2-3图 2-2-4、合同签约管理合同台账管理点击“合同管理 - 采购合同管理 - 合同签约管理 - 合同台帐管理”节点，出现如（图 2-3-1）所示界面，点击“新建”打开采购合同基本信息表（如图 2-3-2 所示） ，该界面分为合同基本信息、签约方信息、支付方式、合同条款、合同文本 5 页。各页内容填好后点击右上角的“保存”按钮即可。在如（图 2-3-1）所示界面，点击“补充协议” ，在弹出的窗口中点击“新建” ，打开采购合同补充协议表单，填写相关信息后保存即可。图 2-3-1图 2-3-2合同基本信息：本页中登记合同的基本信息。注意：“合同名称”字段是要点击后面的按钮进行选择，点击后显示的合同名称引用的是经过合同评审的合同名称。选择好“合同名称”字段后会自动带出“合同编码” 、 “项目名称” 、和“项目编号”字段。签约方信息：界面如（图 2-3-3）所示，现在登记的是采购合同，在本页面登记的是乙方的相关信息，所以在本页中的“合约方类别”字段中需选择“乙方” ，并点选乙方公司名称，选择“公司名称”后会自动带出该公司的相关信息。图 2-3-3支付方式：界面如（图 2-3-4）所示。图 2-3-4合同条款：界面如（图 2-3-5）所示，合同基本信息页面中填写的各种合同信息只是记录了一些合同的关键信息点，不是合同的原始文本条款，假如需要将合同文本的一些比较重要的条款反映在合同基本信息表中，可以将文本内容记录到该处。图 2-3-5合同文本：本页是把与合同相关的电子文本上传到系统，如（图 2-3-6）所示，点击“新建合同文本”按钮，弹出如（图 2-3-7）所示界面。合同文本可从范本库中选择，也可手工输入文本。如果需要合同范本,请选择范本库. 不需要的话 ,就直接填写文件名称。点击“选择范本库”按钮后会弹出如（图 2-3-8）界面。图 2-3-6图 2-3-7在本界面先勾选一个合同范本，然后点击后面的“导入文档” ，然后回到（图 2-3-7）所示界面，写上文件名称，然后点确定即可。如果不从范本库中导入，手填的话则在（图 2-3-7）界面中填写好“文件名称（*） ”后点击确定后，弹出（图 2-3-9）所示界面，在右边空白处填写文件内容，填好后点击左边的“保存”按钮，再点击“关闭”按钮即可。图 2-3-8图 2-3-9合同确认发布点击“合同管理 - 采购合同管理 - 合同签约管理 - 合同发布确认”节点，出现如（图 2-3-10）所示界面，选中需发布的合同，再点击“发布”即可，发布后的合同不能再进行修改和删除，也只有发布后的合同才能对其进行相关事务的处理，比如对该合同进行进度结算、付款等操作；在发布情况中选择“是” ，然后点击“查询”按钮，下方会显示所有已发布的合同，然后选中需要取消发布的合同，点击 “取消发布”按钮，使该合同处于未发布状态。图 2-3-10、合同结算管理进度结算管理点击“合同管理 - 采购合同管理 - 合同结算管理 - 合同进度结算”结点，出现如（图 2-4-1）所示界面，项目合同列表中显示已发布的合同，点选相应的合同，然后点击“直接填报” ，在打开的采购合同供应商材料结算表（如图 2-4-2） ， “本期入库金额”根据点选的“结算时间”自动引用上期入库材料的金额，再点击“勾对结算” ，在弹出的窗口中（如图 2-4-3 所示） ，填写本次进度结算的结算数量后点击“提交”按钮，然后填好相关信息后保存即可；保存的记录会在下方显示，如果要进行修改、查看、删除操作，则只要选择下方的记录，点击相应的按钮即可。图 2-4-1图 2-4-2图 2-4-3、合同付款管理点击“合同管理 - 采购合同管理 - 合同付款管理 - 合同付款台帐 ”结点，出现如（图 2-5-1）所示界面，合同列表中显示已发布的合同，点选相应的合同，然后点击“新建” ，在打开的资金支出记录表中填好相关信息后保存即可；保存的记录会在下方显示，如果要进行修改、查看、删除操作，则只要选择下方的记录，点击相应的按钮即可。图 2-5-13.劳务分包合同、劳务分包评审点击“合同管理 - 劳务分包合同 - 劳务分包评审”节点，发起流程后出现如（图 3-1-1）所示界面，选择“工程名称”后自动引出 “所属单位”字段数据。注意：“工程名称”字段是从“项目范围”中的“项目立项”登记中引用出来的，即只有在“项目范围”中的“项目立项”中做过登记，并在界面的右上角的“项目设置”中勾选该工程名称，此处选择工程名称时才可显示该工程。流程操作方法与直管合同评审相同，此处不再做详细介绍。图 3-1-1、合同签约管理合同台账管理点击“合同管理 - 劳务分包合同 - 合同签约管理 - 合同登记台帐”节点，出现如（图 3-2-1）所示界面，点击“新建”打开采购合同基本信息表（如图 3-2-2 所示） ，该界面分为合同基本信息、签约方信息、支付方式、合同条款、合同文本 5 页。各页内容填好后点击右上角的“保存”按钮即可，各页内容填写与采购合同相同，此处不再做详细介绍。在如（图 3-2-1）所示界面