销售与收款循环基本业务控制流程设计

销售与收款循环基本业务控制流程设计（一）订单的证实和审核流程企业销售预收款循环始于客户提出的购货订单，企业销售部门订单后，需要首先应送到企业信贷部门办理批准手续。对于赊销业务，信用管理部门应根据企业赊销政策，以及对每个顾客已授权的信用额度来进行。企业应对每个新顾客进行信用调查，包括获取信用评审机构对顾客信用等级的评定报告。信用管理部门有关人员应在销售通知单上签署是否予以赊销的意见后送回销售部门，批准须由经信贷部门经理或其他被授权人签字同意的书面证实才有效。设计信用批准控制的目的是为降低坏账风险。企业应分别按原有客户和新客户进行审查。1.对于企业的原有客户，应考察过去的成交记录，确认其是否具有良好的商业信用；同时信贷部门还应考虑本次订购的数量是否异常，如企业具有良好的商业信用且此次订购基本接近历来订购数量，即可办理批准手续；如果所需数量大大超过了历史记录，在办理批准手续前，必须要求客户提供近期的财务报表，并通过对财务报表的审查来判断客户近期的财务状况，然后决定是否接受赊销。2.对于新客户提出的购货订单，信贷部门必须要求其同时提供能够证明其资信情况的资料和财务报表通过分析其资信情况和审查财务报表来决定是否接受其购货订单，以及允许的信贷限额。当客户难以提供其资信情况资料时，企业也可采用另一种控制手段来接受订单，即对本次订单规定最大供货数量，在客户被证实确有良好信誉后，供货数量才能允许被扩大。对于现销的购货订单，上述审核客户信誉的控制程序可以省略，但订单的接受仍需得到销售部门经理人的签字同意。对收到的每一份销售订单都必须登记在购货订单登记簿上，在成交后，销售执行情况和客户支付情况也应记录在该登记簿上，从而保证从可信赖客户处收到的订单尽快给予满足和为日后再处理客户的购货订单积累资料。订单的证实和审核业务控制流程如图 5-14 所示：图 5-14 订单的证实和审核业务控制流程（二）销售通知单的编制和核实流程企业收到客户的订货单以后，应编制统一的销售通知单，销售通知单可以说是贯穿控制整个销售业务的执行的单据。在编制销售通知单前，销售部门首先应向发货部门询问所订货物是否有库存，如无库存，应及时通知客户；如有库存，应及时编制销售通知单。销售通知单一式多联，以完整和规范化的格式记录不同的客户订单内容，如所订货物的货号、数量、价格等，同时也记录销售过程所需的各种授权和批准，为发运业务的执行和有关账册的记录提供书面依据。发运通知单必须在事前进行连续编号，在执行后应归档管理，并由专门的人员对其进行定期检查。（三）销货业务的执行流程企业仓储部门根据已授权审批的销售通知单发货。实际发货的品种和数量应记录在有关账册和销售通知单各副联上，并将其中一联交财务部门入账，如果包装业务也由仓储部门执行，则应同时填制包装情况表，记录其完成的工作量。运输部门的职员在装运之前，必须进行独立验证，以确定从仓库提取的商品都附有经批准的销售通知单，并且，所收到商品的内容与销售通知单一致。运输部门的装运凭证或提货单由电脑或人工根据销售部门的销售通知单编制，一式多联且连续编号，按序归档的装运凭证通常由装运部门保管。装运凭证提供了商品确实已装运的证据。不管是仓储部门还是运输部门，发货业务执行者的行为必须受到其他独立职员的监督，它包括对所发运货物实物的清点以及同销售通知单上列明的品种和数量的核对。发运任何清点复核人员应在有关凭据上签字。销货业务的执行流程见图 5-15。图 5-15 销货业务控制流程（四）销货发票的控制流程在会计上，销售发票是销售业务的证实记录。如果在发票和开具的张单方面缺乏有效的控制，会导致企业财务状况的反映不实和舞弊行为的发生。例如，货物已发运或劳务已提供，但未开具发票会导致销售收入和应收账款的少计、货物的多计；收款时间延长，使发生坏账的可能性增加。对填制发票的控制，是通过对开票的授权来进行的。而这一授权是应以适当的附件为依据的。这些附件包括客户的购货订单、发货通知单等。当这些附件获得之后，开票人员就可以据此开具发票。对发票开列的数据和其他内容的控制可以从以下几个方面进行控制。1.对开票依据发货通知单等上的连续编号，以保证所有发出货物均要开票；2.发票上客户的名称应同主要客户一览表或客户购货定单相对照；3.发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发货数量记录或完成的劳务数量记录为依据，并应受到非记录发运数量入员的检查；4.发票上的价格必须以信贷部门和销售部门批准的金额或价格目录标为依据，并应受到独立于销售职能的其他人员的检查；5.发票的内容应受到其他独立于发票编制人员的复核；6.发票总额应加以控制，即所有发票应定期加出合计金额，以便同应收账款或销货合计数相核对。（五）折扣与折让政策的制定和审核流程折扣与折让是营业收入和应收账款的抵减项目，企业应建立严格的审核制度。对多数企业来讲，给予客户一定的折扣是相当普遍的销售行为，因此企业应制定较为详细的折扣政策或规定。例如，商业折扣规定应详细说明可以享受折扣的客户的条件，不同数量和品种的购货订单可以享受的折扣比例等；现金折扣规定应详细说明适用的范围和不同支付时间可享受的折扣比例等。折扣政策必须得到有关授权人员的批准，一般为销售部门的经理。办理现金收入或记录应收账款明细业务的人员不能同时给予客户折扣的业务。销售折让属偶然经济行为，一般不具有共性特征，往往需要具体问题具体分析，因此，当客户提出折让要求时，企业应对其提出的理由加以记录，并派专人核实，最后由授权人员复核客户提出的理由和企业调查结果，并决定在特定情况下给予客户的特定折让金额。任何折扣和折让的批准文件应记录在事先连续编号的折扣折让事项备忘录上，并由专门人员定期检查此备忘录。接受折扣和折让业务控制流程如图 5-16所示。图 5-16 接受折扣和折让业务控制流程（六）应收账款的控制流程在大量采用赊销的情况下，应收账款往往在企业资产中占相当大的比重。由于应收账款是一种记录在账上的债权而非存在于公司中的实物资产，它容易被非法职员挪用，同时应收账款是否可收回直接影响到公司的资金流，同时，应收账款记录也是信贷部门确定信贷政策和是否增加限额依据，所以应收账款控制是销售环节的控制重点。一般应实施的控制方法有：1.应收账款的记录必须以经销售部门核准的销售发票和发运单等为依据；2.根据应收账款的明细账户余额定期编制应收账款余额核对表，并将该表寄客户核实，编制该表的人员不能同时担任记录和调整应收账款的工作；3.应收账款的总账和明细账户的登记应有不同的人员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记，并由独立于记录应收账款的其他人员定期检查核对总账户和明细账户的余额；4.由信贷部门定期编制应收账款分析表，从中分析出是否存在虚列的应收账款或不能收回的应收账款；5.制定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收和索取贷款，以保证债权得以收回；应收账款的各种贷项调整（包括坏账冲销、折扣与折让的给予等）须经财务经理批准才能进行。（七）退货业务流程1.退货一般流程（见图 5-17） 。2.退货内控要求（见表 5-21） 。图 5-17 销售退货程序流程表 5-21 退货内部控制要求项 目 操作人 内控要求（一）客户退货申请（通知） 客户 1.有明确理由，附有质量不符或与合同不符的检验报告；2.一般通知经办业务员或销售业务组。销售业务员1.核实退货原因；2.填写退货申请并签署建议；3.提取退货样本或依据公司退货政策或合同，通知客户退货。（二）退货申请审核销售内勤1.对退货申请和客户提供的退货资料进行审核，填写退货审批表，登记退货申请台账；2.属质量问题，通知质检人员质检。（三）质检 质检员1.及时对退货样本或从退货产品中抽样检验；2.出具检验报告；3.与相关部门分析，提出质量改善措施。（四）审批 授权审批人 1.按授权范围审批；2.及时审批，审批后及时送交销售内勤。销售内勤 1.根据审批意见，及时通知销售业务员转告客户退货；2.对客户退货后返（换）货的，通知发运组发货。（五）退货、换货通知 销售业务员1.正式通知客户退货，并与客户商定退货补偿方式：退款或换货（销售合同已明确的除外，且一般销售合同应有退货的处置条款）；2.向客户取得相关退货凭证。3.退货、换货处理。1）公司对退货一般采用退货返货制即换货制（合同明确应退款的除外） ；2）授权审批人审批后，方可执行退货业务；3）货物退回公司或公司指定地点后，须经质检人员检验和仓库人员清点后，办理入库手续。质检部门对客户退回的货物进行检验，并出具检验证明；仓库人员在清点货物、注明退回货物的品种和数量后，填制退货接收报告（收货单） ；4）需要办理退款的退货，财务部门应对检验报告、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后，方可以办理退款手续，支付退货款须经授权审批人审批。（八）退货理赔的审核流程在正常情况下，理赔业务在销售环节中不是很多。当由于产品本身缺陷，如质量问题、贮运、损坏；或产品品种、规格、型号与合同不符，以及经授权批准人批准的其他原因，企业应按规定办理退货并进行理赔。退货理赔控制包括下列各点：1.验收客户退回的货物客户退回的货物应由验收部门来验收，验收时应清点、检验和注明退回货物的数量和质量情况，为日后确定给予客户退货金额和确定退货是否需要修理和再存放提供依据。2.填制退货接收报告退货接收报告是对退回货物进行文件记录和进行控制的重要方法。它应在事先加以编号，当货物退回时就填制，填制该报告的人员不应同时从事货物发运业务。一切有关的资料，例如，客户名称、退货名称、数量、日期、退货性质、原始发票号及价格以及一般情况的说明和退款理由等，必须记录在该报告上。填制后的退货接收报告应受到独立于发货和收货职能的人员的检查。3.调查退货索赔收货部门收到和清点检验退回货物后，客户的退货要求应由客户服务部门进行调查。这一程序目的在于确定对退回货物索赔的有效性，以及如果索赔有效应给予客户的金额。客户服务部门应将调查结果和意见记录在退货接收报告上，并交信贷、会计、销售部门作为最后的审核。4.核准退货退货理赔的最终核准应由销售部门决定。这一批准只有在对退回货物仔细调查和以退货接收报告为依据的基础上才有效，批准意见应签署在退货接收报告上。5.填制和邮寄贷项通知单贷项通知应由销售部门中的职员在得到批准的退货接收报告的基础上来编制。贷项通知单事先应编号加以控制。其表明的数量、价格和其他内容在邮寄改贷项通知单前经其他人员复核。贷项通知单和其他相应的资料应附在有关分录凭证上，作为过入应收账款明细分类账的附件。退货在批准后应及时入账，以便修正营业收入和应收账款的余额。退货理赔业务控制流程如图 5-18 所示。图 5-18 退货理赔业务控制流程（九）计提坏账准备和核销坏账企业应按照中华人民共和国会计法 、 企业内部控制基本规范 、企业会计准则或制度和国家其他相关法律、法规及公司的相关规定，制定坏账准备的控制制度，以防止坏账损失管理中的差错和舞弊，减少坏账损失，规范坏账损失审批的操作程序。坏账准备的计提方法和比例应符合制度规定，计提的数额恰当，会计处理正确，前后期处理一致。1.确认坏账损失的条件和范围1）确认条件公司对符合下列标准的应收款项可确认为坏账：债务人死亡，以其遗产清偿后，仍然无法收回；债务人破产，以其破产财产清偿后，仍无法收回；债务人较长时期内未履行偿债义务，并有足够证据表明无法收回或收回可能性极小；催收的最低成本大于应收款额的款项。2）应收款项的范围。.应收账款；其他应收款；确有证据表明其不符合预付款性质，或因供货单位破产、撤销等原因已无望再收到所购货物也无法收回已预付款额的公司预付账款（在确认坏账损失前先转入其他应收款） ；公司持有的未到期的，并有确凿证据证明不能收回的应收票据（在确认坏账损失前，先转入应收账款） 。3）下列各种情况一般不能全额计提坏账准备。当年发生的应收款项；计划对应收款项进行重组；与关联方发生的应收款项；其他已逾期，但无确凿证据证明不能收回的应收款项。2.坏账损失核销审批程序及审批要求1）核销审批程序：见图 5-19 所示。图 5-19 坏账损失审批程序示意图2）核销申请报告。第一，收集证据经济业务承办部门（或承办人）应向债务人或有关部门获得下列证据：债务人破产证明；债务人死亡证明；催收最低成本估算表；具有明显特征能表明无法收回应收款的其他证明。第二，核销申请报告的内容公司出现坏账损失时，在会计年度末，由经济业务承办部门（或承办人）向有关方获取有关证据，由承办部门提交书面核销申请报告，书面报告至少包括下列内容：核销数据和相应的书面证明；形成的过程及原因；追踪催讨过程；对相关责任人的处理建议等。3）核销审批要求。第一，财务部汇总和审核财务部对坏账损失的核销申请报告进行审核，并提出审核意见，并汇总连同汇总表报财务总监审查，财务部应对申请报告核销申请的金额、业务发生的时间、追踪催讨的过程和形成原因进行核实。第二，财务总监审查财务总监对申请报告并财务部门的审核意见进行审查，并提出处理建议（包括对涉及相关部门与相关人员的处理建议） ，报公司总经理审查。第三，总经理审查和审批公司总经理审查后并根据财务总监提出的处理建议，作出处理意见，在总经理授权范围内，经总经理办公会通过后，对申请报告签批；超过总经理授权范围的，经总经理办公会通过后，由公司总经理或公司总经理委托财务总监向董事会提交核销坏账损失的书面报告。书面报告至少包括以下内容：核销数额和相应的书面证据；坏账形成的过程及原因；追踪催讨和改进措施；对公司财务状况和经营成果的影响；涉及的有关责任人员处理意见；董事会认为必要的其他书面材料。第四，董事会和股东大会审批。在董事会授权范围内的坏账核销事项，董事会根据总经理或授权财务总监提交的书面报告，审议后逐项表决，表决通过后，由董事长签批后，财务部门按会计规定进行账务处理；需经股东大会审批的坏账审批事项，在召开年度股东大会时，由公司董事会向股东大会提交核销坏账损失的书面报告，书面报告至少包括以下内容：核销数额；坏账形成的过程及原因；追踪催讨和改进措施；对公司财务状况和经营成果的影响；对涉及的有关责任人员处理结果或意见；核销坏账涉及的关联方偿付能力以及是否会损害其他股东利益的说明。董事会的书面报告由股东大会逐项表决通过并形成决议，如股东大会决议与董事会决议不一致，财务部对决议不一致的坏账，按会计制度的规定进行会计调整；公司监事会列席董事会审议核销坏账损失的会议，必要时，可要求公司内部审计部门就核销的坏账损失情况提供书面报告。监事会对董事会有关核销坏账损失的决议程序是否合法、依据是否充分等方面提出书面意见，并形成决议向股东大会报告。3.财务处理和核销后催收1）财务处理。财务部根据董事会决议进行账务处理；坏账损失如在会计年度末结账前尚未得到董事会批准的，由财务部按公司计提坏账损失准备的规定全额计提坏账准备；坏账经批准核销后，财务部及时将审批资料报主管税务机关备案；坏账核销后，财务部应将已核销的应收款项设立备查簿逐项进行登记，并及时向负有赔偿责任的有关责任人收取赔偿款。2）核销后催收除已破产的企业外，公司财务部门、经济业务承办部门和承办人，仍应继续对债务人的财务状况进行关注，发现债务人有偿还能力时及时催收