销售与收款业务的主要凭证及其传递程序

1 / 7销售与收款业务的主要凭证及其传递程序在企业销售与收款业务的处理过程中，需要填制（或取得）-系列原始凭证，并在有关部门之间进行传递。下面主要讲述发货票（单）代垫运费证明单、销货退回收货单、门市部零售凭证、分期收款销售凭证、销售成本计算单等的基本格式和传递程序。（一）发货票和代垫运费证明单发货票是由企业销售部门填制的凭证。分为增值税专用发票和普通发票两种。采用“发货制”或“送货制”货物交接方式时，也可以增设“发货单” （但需另开“发票” ） 。 “发货单”通常一式五联：通知仓库准备发货联、销售部门留存联（先与仓库“发货联”一起交付给仓库，发货后再退回销售部门）运输部门取货联、门卫放行联、财会部门结算联（此联先留存销售部门，待仓库发货后，根据仓库退回的“销售部门留存联”开具发票，然后将此联一并送财会部门办理货款结算） 。采用“发货制”和托收承付结算方式时，企业需要为购货单位代垫运杂费。此时，企业应开具“代垫运杂费证明单” ，一并交由开户银行办理托收手续。其基本格式如表 52-1 所示。【表单 52-1】 代垫运杂费证明表结算付款单位： 年月日 字第号品名规格 发货票号数 计量单位 数量承运机构 运单号数 托运日期 起讫地点代垫运费项目 凭证张数 金额 备注附注：代垫运费原始凭证暂存我厂销售部门主管： 财务主管： 业务： 制单（二）销货退回收货单企业将产品售出后，如果购货单位发现品种、规格、质量与合同不符，有权要求退货。此时，企业销售部门应填制“销货退回收货单” ，会同仓库验收退回的产品，并将其中的一联交财会部门作相应的冲转分录。其基本格式如表 52-2 所示。【表单 52-2】 销货退回收货单购货单位 原发票日期 原发票字号产品名称 编号 品名 规格 计量 单价 原销售 退回 2 / 7单位 数量 金额 数量 金额退回原因销售部门主管： 保管人员： 业务人员：（三）门市部零售凭证工业企业附属门市部销售业务的原始凭证主要有内部缴款单和产品进销存日报表。1.内部缴款单“内部缴款单”由门市部收款员填制，于每日营业终了时，送交财会部门。其基本格式如表 52-3 所示。【表单 52-3】 内部缴款单内部缴款单年月日 编号：缴款单位摘要金额（大写） 拾万仟佰拾元角分现金支票张银行存款回单张其他缴款方式合计收款人： 交款人：2.产品进销存日报表“产品进销存日报表”由门市部营业人员于每日营业终了时填制，并报财会部门，据以进行有关会计处理。其基本格式如表 52-4 所示。【表单 52-4】 产品进销存日报表产品进销存日报表填报单位： 年月日 编号：项目 凭证张数 余额 项目 凭证张数 金 额昨日结存 本日销售本日购进 本日调出本日调入 调价减值调价增值 商品损耗增加部分 盘点长余减少部分 盘点短缺 3 / 7小计 小计合计 合计本月销售计划 本月累计销货昨日金额 本日付出本日收入 本日金额包装物押金 收付情况合计 合计主管： 复核： 制表：（四）分期收款销售凭证企业采用“分期收款销售”时，可以根据需要设置“分期收款发货票” 、“应收分期收款明细表” 、 “分期收款销售货款结清明细表” 。1.分期收款发货票“分期收款发货票”是由销售部门填制的将合同与发票结合在一起的一种原始凭证。一般一式五联（销售部门留存联、购货方分期付款凭证联、购货方提货联、出纳联、会计记账联） 。也可设置一式三联：一联交购货方作为分期付款的凭证（每期交款时，出纳员应盖“收讫章” ，不另开收据。如果由单位扣收，则由扣收单位的出纳员盖章证明货款已扣） ；一联交销售部门留存备查；一联交财会部门（据以记入应收账款科目，并以“分期收款发货票”代替“应收账款（分期收款）明细账” ，根据付款到期日编制“应收分期收款明细表” ，交出纳员据以收款） 。其基本格式如表 52-5 所示。【表单 52-5】 销货退回收货单销货退回收货单购货单位： 年月日 字第号购货单位 经办人员姓名 职务详细地址 身份证号 工作证号产品名称 牌号 规格 制造厂名附件名称 数量 附件名称 数量购买数量 全部货款 成本总额购买时付款 每期付款 分期付款期数付款方式 销售企业银行账号收款期次 收款日期 收款金额 企业签收（公章） 企业出纳员签章 备注购货时第一期第二期第三期合计本发票所列分期付款的有关规定，购货人完全同意，并遵守不误!签章（购货人） 4 / 7年月日（背面）分期收款注意事项：购货人如不能按期付款，积欠次时，本企业即收回产品及其附件。收回后，以方式抵偿未付的款项和相应支出。如有多余，退还购货人；不足则另行追回。产品出售后，价格如有变动，分期收款数额不受影响。每次收到款项后，由本企业出纳员在本发票的“企业出纳员签章”栏内盖章签收。本发票由购货人妥为保管，不能转让。货款未结清之前，如有遗失，应向本企业挂失，申请补发。本件所列各条，分期收款销售各方完全同意。购货单位名称（签章）：单位负责人：财务负责人：年月日本企业名称（签章）：企业负责人：财务负责人：销售部门主管：制单：年月日2.应收分期收款明细表（即采用分期收款销售时，每月到期应收款明细表）“应收分期收款明细表”由企业销售部门每月月初填制，以便控制货款回收。一般一式三联：第一联销售部门留存；第二联和第三联先交财会部门（每月月末，由出纳员注明收款情况后，将其中一联退回销售部门留存） 。其基本格式如表 52-7 所示。【表单 52-6】 应收分期收款明细表应收分期收款明细表年月日 第号本月到期 收款情况分期收款发票号数购货人名称产品名称货款总额付款期数 期次 日期 已收 未收 备注合计财会主管： 出纳： 销售部门主管： 制表：3.分期收款销售货款结清明细表“分期收款销售货款结清明细表”由销售部门按月对已经结清货款的分期收款销售进行清理编制。一般一式二联（留存联，会计记账联） 。该表既可按月 5 / 7编制，也可每结清一笔编制一张。编制的主要依据：经出纳员签章收款的“分期收款发货票”副本。其基本格式如表 52-7 所示。【表单 52-7】 分期收款销售结清明细表分期收款销售结清明细表年月日 编号：购货单位 货款分期 实际收款产品名称 名称 经办人 姓名购货日期 数量 金额 期数 最后一期时间 成本 最后一期时间 累计已收 备注出纳： 销售部门主管： 制表：（五）销售成本计算单“销售成本计算单（表） ”由财会部门专门人员按月编制，并由有关人员签章，对销售成本计算方法的合理性和计算结果的正确性负责。它是结转当月已销产品销售成本的直接依据。其格式随销售成本的计算方法的不同而有所不同。表 52-8、表 52-9 分别是“加权平均法” 、 “产品成本差异率分配法”下的基本格式。【表单 52-8】 销售成本计算单（加权平均法）销售成本计算单（加权平均法）年月日品名 计量单位 销售数量 加权平均单价 销售成本 备注财会主管： 复核： 制单：【表单 52-9】 销售成本计算单（产品成本差异率分配法）销售成本计算单（产品成本差异率分配法）年月日产品计划成本 产品成本差异 本月销售产品成本品名 月初结存 本月入库 合计 月初结存 本月入库 合计 差异率（） 计划成本应分摊成本差异实际成本 6 / 7财会主管： 复核： 制单 7 / 7