采购作业控制制度

采购作业控制制度为了控制采购过程，保证企业采购活动顺利进行，企业应制定规范的采购作业控制制度，具体示范如下。采购作业控制制度第 1 章 总则第 1 条 目的明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定, 确保采购过程透明化。第 2 条 责权单位1.采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。2.总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。第 2 章 采购方式控制第 3 条 采购方式分类采购方式有订单采购、合同订货、直接采购、比质比价采购和紧急采购五种方式。1.订单采购（1）采购部根据批准的请购单签发订购单,订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等,送交供应商并表明购买意愿。（2）供应商按照订单上面的要求生产、供应商品或劳务。（3）在将订单提交给供应商之前还应由财务部门检查订单的合理性。2.合同订货（1）采购部与供应商通过谈判就采购货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等各项内容达成一致,并且以购销合同的形式确定下来,购销双方共同遵守。（2）供应商按合同提供货物并取得货款,企业按合同验收货物并支付款项。3.直接采购采购人员根据批准的请购单,就其所列货物直接向供应商购买。4.比质比价采购选择三家以上的供应商,就其质量、价格、供货期等进行对比分析,在符合质量标准的前提下,选择价格最低的供应商。5.紧急采购因紧急情况,需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只在临时性、突发性情况下采用。第 4 条 采购方式选择可以根据以下五种情况选择合适的采购方式。1.根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。2.一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。3.小额零星商品或劳务的采购可以采用直接购买等方式。4.重要商品或劳务的采购以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后,采用订单采购、合同订货或者比质比价采购方式进行。5.大宗原料、燃料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。第 3 章 采购数量控制第 5 条 确定数量采购数量应该严格按照采购计划进行确定。第 6 条 采购审查采购员应对每一份请购单进行审查,审查其请购数量是否在控制限额的范围内。第 7 条 检查请购单检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。第 8 条 成本分析1.对于需大量采购的原材料、零配件等,必须针对各种采购数量对成本的影响作出分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本。2.对于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。第 4 章 采购时间控制第 9 条 采购时间包含内容采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。第 10 条 确定具体的采购时间根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。1.现用现购商品或劳务的采购时间是从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间。2.在以最佳成本为原则确定最佳经济订货批量的方式下,采购时间通常是按照库存量控制的方法来确定的。3.以保险储备量和定量确定采购时间,即当某一商品达到订货点时就是采购时间。第 11 条 采购时间控制目的1.对采购时间进行控制的目的之一是防止正常的业务活动被推迟。2.对采购时间进行控制的目的之二是防止过早地使用现金而形成过大的存量资产。第 12 条 采购时间控制要求1.采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行。2.当请购单已经提出时,采购员应及时处理请购单,并将处理结果及时通知仓库管理部门。第 5 章 供应商选择第 13 条 供应商初步评价1.采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格等作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表” 。2.采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供应商,填写供应商候选名单,交采购部经理审核。3.选择供应商的标准主要有以下五点。（1）供应商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力。（2）按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。（3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。（4）具有足够的生产能力,能满足本企业的经营需要。（5）同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。4.采购员在对供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求和安全要求,对于有毒物品、危险品,需要求供应商提供相关证明文件。第 14 条 供应商现场评审1.采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审,并提出相应的意见和建议。2.供应商评价内容主要包括以下四点。（1）采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。（2）财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。（3）使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。（4）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。3.供应商现场评价的适用范围。（1）根据所采购物资对企业经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别,对不同级别实行不同的控制等级。（2）对于提供关键与重要材料的供应商,必须进行现场评审。（3）对于提供普通物资的供应商,无需进行现场评审。（4）对于紧急、小额零星物质的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接选择供应商,经采购经理审批后,进行采购。第 15 条 供应商质量保证协议的签订1.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签订供应商质量保证协议 。2.供应商质量保证协议一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种契约。第 16 条 样件需求与供应商送样1.如有样品需求,由采购员通知供应商送交样品,使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等。2.样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多于两件。第 17 条 样品确认1.样品在送达企业后,由验收入员及使用部门完成对样品质量、性能、尺寸、外观质量等方面的检验,并填写“样品签样试用回单” 。2.对于经确认合格的样品, 需贴上“样品标签”, 并注明合格或不合格, 标识检验状态。3.合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在采购部作为今后检验的依据。第 18 条 确定合格供应商的名单1.采购员根据现场评审结果和样品检查结果确定“合格供应商名单”,对于无需进行现场评审的可直接填写“合格供应商名单”,之后交采购经理审核。2.采购经理审核无误后,交总裁审核。3.原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选择。4.对于唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入“合格供应商名单” 。第 6 章 订单的控制第 19 条 找出合适的供应商进行采购选定合适的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。第 20 条 采购价格审核1.采购价格由财务部、使用部门等相关部门负责审核,经财务总监、总裁审批。2.所有超过规定价格的订购价格必须经过总裁的特殊审批。第 21 条 条款审核财务部门对采购订单进行审核,特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。第 22 条 合同审批根据采购授权审批制度的相关规定,报相关人员按权限进行审批。第 23 条 登记采购订单1.采购员应该按编号编制采购订单。采购订单一式四联,其主要作用如下。（1）-联提交请购部门,以便让请购部门验证购货订单的内容是否符合他们的要求。（2）-联提交质量管理部门,一联提交仓库保管部门,作为他们在收到货物时的验收标准。（3）-联提交财务部,作为入账凭证。2.采购员要及时对采购订单归档,在每月存档时应检查已处理的采购订单是否连续编号。3.定期汇总所有被取消和修改过的订单,并编制报表。4.定期汇总所有未完成的采购申请,并编制报表。第 7 章 附则第 24 条 本制度经总裁审批后自颁布之日起开始执行。第 25 条 本制度由采购部负责解释