合同管理规定

合同管理规定1 总则1.1 为加强公司的合同管理，避免因合同问题产生不必要的法律纠纷，更好地为公司生产经营管理服务，特制定本规定。1.2 本规定所称合同指公司在经济交往中，为满足不同需要与具有合法主体资格的自然人、法人或其他组织之间依法订立的约定双方权利、义务关系，及设立、履行、变更、终止事项的协议。1.3 本规定适用于公司除劳动人事合同（另行制定）以外所有常规合同的管理。特殊合同参照本规定执行。1.4 本规定适用于公司所属各部门。2 合同的分类与使用2.1 公司的财务管理部为合同的管理部门，负责公司所有合同的保存，对公司各类经济合同实行统一归档和日常管理，并对合同履行情况进行检查和监督。2.2 公司各部门为公司相关性经济合同条款订立、合同履行情况和实施监督的职能部门。各部门负责人应指定专人建立相关合同台账并及时将已签订的合同移交归档。2.3 公司的常规合同共分为人事合同、供货合同、采购合同、代理合同和外协加工合同五类。2.3.1 人事合同是指公司同员工所签订的关于劳动关系的各类合同，主要包括劳动合同、培训合同、保密合同等。2.3.2 供货合同是指公司向客户提供产品所订立的合同。2.3.3 采购合同是指公司同供应商所订立的合同。2.3.4 代理合同是指公司同产品销售渠道商所订立的合同。2.3.5 外协加工合同是指公司因生产能力不足而委托其他生产商所订立的产品或半成品生产合同。2.4 公司的财务管理部应制订出上述合同的范本，由办公室进行行文审核，法律专员进行法律审核，经总经理批准后，形成公司的格式合同。2.5 公司的员工在进行商务活动中，应使用公司所订立的格式合同，如遇对方有特殊要求的，经办人员必须提交公司财务管理部进行商务审核。2.6 公司员工如虚使用公司合同的，需到合同管理员处进行领取，原则上经办人员不得领取加盖公司公章的空白合同，如有特殊要求的必须有该部门负责人的签字方可申领。2.7 对于各部门领用的空白加章合同，合同管理员应进行详细登记，注明经办人，合同份数和归还日期，并及时进行催办。2.8 经办人未使用的空白加章合同，应及时归还，如有丢失，应立即报告财务管理部，由财务管理部进行“报废声明” ，否则造成公司法律纠纷的，经办人负有连带赔偿责任。3 合同的签订与评审3.1 公司的合同采用专业审查、分级审批的原则。3.2 专业审查一般包括格式审查、内容审查和经济事项审查。合同管理员负责合同文本格式的审查，法律专员负责合同内容及合法性审查，财务管理部经理负责合同经济事项审查。3.2.1 格式审核。 合同文本是否采用格式文本；无格式文本是否符合行业惯例。 合同是否写明合同订立双方名称、住所、联系方式。 合同是否明确标的、数量、质量标准以及价款和付款方式。 合同是否约定生效、履行时间及履行期限、地址并适应公司经济活动要求。 合同是否约定双方权利和义务，违约责任及免责事项。 合同是否约定争议发生后的解决方法等。3.2.2 经济性审核。 合同涉及的经济事项是否明确、具体； 是否符合行业惯例及当时市场行情； 公司有规定的是否符合公司规定。3.2.3 合法性审核。 合同各项条款内容是否明确、准确、具体且合法无歧议。 合同约定事项尤其是违约责任是否合法有效。 免责约定是否符合有关法律规定。 发生违约责任的解决方式是否切实可行。3.3 合同审查人员应及时将审查意见反馈给负责订立合同的职能部门，合同订立职能部门须按审查意见对合同涉及事项进行重新修订。3.4 合同的审批权限。3.4.1 供货合同的审批权限是销售部经理 ，营销总监 总经理 。3.4.2 采购合同是 采购部经理 总经理 。3.4.3 代理合同是销售部经理 ，营销总监 总经理 。3.4.4 外协加工合同是生产总监 总经理 。3.5 合同经过审批后，送到财务管理部经理处加盖公司的合同专用章，对于不符合公司规定的合同，财务管理部有权拒绝盖章。3.6 对于重大的合同，公司必须进行评审和会签。3.7 具体合同的评审参加人员请看工作程序 。4 合同的监督与执行4.1 合同订立生效后，合同管理员应及时对合同履行情况进行监督，敦促合同对方按合同约定履行义务。4.2 在合同履行过程中，合同管理员应根据公司合同约定的履行时间、期限、数量、规格、质量等事项进行检查，保证合同按规定标准如期履行。4.3 合同履行过程中，如有关合同内容约定不明确的，依照合同法规定或行业惯例履行。4.4 发生违约后，财务管理部应积极配合法律专员收集并在规定时间内备齐各种证据，提请律师或公司法律顾问进行协调；协调不成，如需提请诉讼或仲裁的，按法规程序提请法院进行诉讼或仲裁机构仲裁。5 合同的保管与归档5.1 公司订立的经济合同，一律在合同订立后按归档程序将按合同约定份数移交财务管理部归档保存如需鉴证的，订立时留暂存复印件，经办部门或经办人应在合同鉴证完毕后立即移交归档。5.2 合同归档时，应连同附件一并存档（如合同订立时合同双方未能同时用印的，可将公司已签章合同复印暂时归档，经办部门经办人应负责在五日内将双方签章合同移交归档） 。5.3 按规定应进行鉴证的合同，须在合同订立十五日内至有关鉴证部门对合同进行鉴证后归档。5.4 合同订立时，应在合同文本上加盖骑缝章。5.5 涉及合同内容变更的，应坚持双方在原合同上签署作废意见和事由或另订补充协议，作废合同或补充协议作为附件，随变更后的合同或原合同一并归档；涉及合同权利、义务关系转移的，应坚持双方在原合同上签署作废意见和事由，作废合同作为附件，随变更后的合同一并归档。5.6 合同归档后，如需查阅，按档案管理规定执行。5.7 涉及合同履行和检查、监督的相关职能部门，应根据各部门工作分工分别建立相应的合同台账。5.8 合同内容涉及公司秘密的，按保密制度执行。5.9 严禁部门或个人私自载留应归档合同。6 附则6.1 本规定由财务管理部制订，并负责解释和组织实施。6.2 本规定报总经理批准后施行，修改亦同。6.3 本规定施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本规定有抵触的以本规定为准。6.4 本规定自颁布之日起施行