14固定资产内控制度1

1固定资产循环内控要点固定资产循环的常见弊端有：盲目购建；资本性支出挤占生产成本；固定资产盘盈不入账；固定资产闲置不处理，造成报废；固定资产残值不入账；虚增（减）折旧，虚列维修费用支出等。相应地，其内部控制可从以下八个方面入手：一、固定资产内部控制的职务分离有关固定资产的主要业务有：编制资本预算；购置固定资产；验收固定资产；保养和维修；折旧；盘点；报废与清理。为了加强控制，各业务必须有明确的职责分工。1.固定资产的需求应由使用部门提出。采购部门、企业内部的建筑或建设部门一般无权首先提出采购或承建的要求。2.资产请购或建造的审批人应与请购或建造要求提出者分离。3.资本预算的复核审批人应独立于资本预算的编制人。4.固定资产的验收入应同采购或承建人、款项支付人职务分离。5.资产使用或保管人不能同时担任资产的记账工作。6.资产盘查工作不能只有使用、保管人员或只有负责记账的人员来进行，应由独立于这些人员的第三者共同参加。7.资产报废的审批人不能同时是资产报废通知单的编制人。二、固定资产购建的内部控制（1）固定资产的购置必须经过请购、批准、订购、验收、货款结算等环节。（2）固定资产的购置必须按照预算进行。每年第四季度，各单位财务部门应该会同固定资产管理部门编制本单位下年度的固定资产预算计划，固定资产预算经董事会批准后生效。各公司遵照执行。（3）固定资产使用部门应该根据经营管理的需要，提前向固定资产管理部门提出请购申请；请购申请应明确填写请购理由、设备名称、数量、规格、预计金额、需用日期等要求。（4）固定资产管理部门收到请购单后，应该根据固定资产预算及批准权限，对请购申请进行处理；超越管理部门权限的，应及时报请有权批准的部门进行处理。2（5）固定资产的购置由单位固定资产管理部门或采购部门负责。请购单被批准后，管理部门或采购部门应填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。（6）固定资产的采购，必须与供应单位签订合同。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案。需要预付款项的，必须在合同中注明。（7）固定资产的批量或大额采购，应采取竞价或招标方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性。三、固定资产验收的内部控制从外部购入的设备，其验收程序可按照存货验收程序进行，所不同的是固定资产一般要求有较高等级的技术人员来检查其质量或精密程序，故购入设备必须经过专职工程师的检查，并在收货报告单上签字同意。通过建筑或通过安装取得的设备在正式向承包商签发验收合格证收前，应作全面和综合性的测试验收验查工作。各种监督和测试工作应当加以文字记录，并作为工程验收合格证书的附件妥善保管，验收合格证书必须由指定的授权人审核签字。固定资产达到可使用状态后，固定资产管理部门应该及时将固定资产移交给设备使用部门。移交时，应填制移交清单。四、固定资产入账的内部控制固定资产应分类设置各种账户，分别记录。其分类有：房屋、专用设备、电子设备、运输设备、其他等。各类资产账户应附有单独的卡片或表单，记录财产各种详细有用的资料。每张卡片或表单应记录每项资产的简要说明、存放地点、使用部门、保管责任人、购入或建造日期、相应的凭单或工作单号码、资产的价值、规定的计量单位、折旧计算方法、估计残值、每会计期应提折旧及累计已提折旧金额。此外，固定资产记录还应表明该项财产维修和保养情况。所有卡片或表单应编上交叉索引号码，以便同控制账户或其他记录相核对。明细分类账的记录至少每年同总分类控制账户核对一次。财会部门在登记各类资产明细账时，应有适当的复核程序来验证各种应计入资产价值的费用成本，防止多计或少计财产价值。3五、固定资产维修控制企业管理固定资产的机构，应加强固定资产的维修和保养工作。该机构的职责包括：每年制订出各类房屋、设备等的维修计划与实施维修计划或根据使用中出现的应急情况采取修理措施；监督使用部门的使用情况；对使用、维修和保养的结果进行记录等。固定资产管理部门应对各种房屋和设备分别设置表单来记录使用、维修和保养情况，或者直接在替代房屋设备明细账的卡片或者表单上记录这些情况。记录应当定期检查。在会计上，对于维修和保养所发生的费用应全部计入当期或分期摊入各期成本费用中，需要由非记录房屋设备明细账的其他职员来监督。此外由财会部门逐日编制维修和保养费用表，以分析各月之间费用重大波动的原因。因管理不善或使用不当等人为责任而引起的固定资产维修，固定资产管理部门应查明原因，分清责任，进行相应处理。六、固定资产折旧控制折旧控制的主要作用在于保证固定资产使用年限及残值估计的合理正确。折旧方法一经选定，应一贯沿用。折旧方法的改变，事先应由税务部门审核批准并在财务报表上说明其理由。七、固定资产盘点控制固定资产同存货相比，遗失或被盗的可能性较小，但他们长期地存在，物质实体同账面记录不一致，或者物质实体已处于不正常使用的状态，或者被遗忘的可能性也较大。定期盘查固定资产是保护财产的必要控制手段。企业应定期（视财产的性质不同而不同，通常至少每年一次）组织盘点固定资产实存情况。盘点工作应由负责保管、记账等不同职能的人员以及房屋、设备无关的其他局外人共同担任。盘点结果记录在盘点清单上，清单内容包括：固定资产的名称、类别、编号、存放地点、目前使用状况和所处状态等。盘点人员（一般要求两人以上）应在盘点清单上签字。实地盘点结束后，应将盘点清单内容同固定资产卡片相核对，如发现差异或固定资产已处于不能正常使用状态，应由固定资产保管部门负责审查其原因，经过一定的批准程序，才能进行账面调整。每次盘点的清点单应归档保存。4八、固定资产报废清理控制固定资产报废、清理环节可能存在如下风险：资产的出售、废弃、停用、重新定价或转由个人使用并未得到批准；本可以使用于其他方面的资产被出售或废弃；由于资产清理未通知财务部门，造成记录有误。为此，企业应制定严格的程序来处置固定资产，在未经审批之前不得擅自处理。首先应编制财产报废、清理通知单，通知单内容包括：固定资产卡片上记载的所有内容、报废理由、估计清理费用、估计残值回收等。其次，固定资产报废通知单需由不同级别管理人员审批。金额较大的固定资产（主要生产线、建筑物等）需经董事会批准；金额较小的经主管领导或其他授权人员批准即可。固定资产报废通知单至少一式三联，一联由审批人留底备案；一联作为执行报废工作的授权证明；一联交财务部门。财务部门收到执行完毕的报废通知单后，应审查通知单是否经执行部门主管的签字认可，并应及时注销固定资产的账面价值。九、固定资产循环流程图资产添置利息资本化资产投保资产变动 资产毁损闲置资产处理 资产保管及记录资产盘点资产折旧会计处理及分析