费用支出管理办法

费用支出管理办法总 则第 1 条 为进一步降低非生产性成本，明确公司各项管理费用的支出标准及监控管理，保证公司的费用开支能严格控制在预算范围内，提高公司整体竞争能力，特制定本办法。第 2 条 本办法适用于各职能部门及关联子分公司，各经营单位可依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则，报财务部备案，经营单位费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准。第二则 业务招待费第 3 条 业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用，主要指餐费、礼品费、礼金等。第 4 条 公司对各部门的业务招待费实行总额控制，由各部门在预算内集中管理，自行控制，但原则上不允许分解指标（驻外分支机构除外） 。业务招待费标准参见附件。第 5 条 业务招待一般应在定点酒店、宾馆进行，每次消费后在签单卡签字按月结算，不得擅自在它处或用现金结算。第 6 条 业务招待应事先申请并得到批准，原则上不允许先斩后奏。因特殊原因无法事先办理的，事后须及时报告有关领导。第 7 条 在公司指定签单招待单位消费的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。第 8 条 在公司指定签单招待餐馆以外消费的，各职能部门应采用事先申报制度，由相关单位填写 业务招待费用申请表 ，并交有关领导审核。其中，500 元以下由部门经理审批，500 -2000 元由主管副总经理审批，超过 2000 元以上呈总经理审批。除特殊情况或总经理批准外，对采用先开支后申报的单据，财务有权拒绝报销。第 9 条 凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品） 、礼金的，由相关部门提出申请，由总经理或其授权人审批后，方可执行。第 10 条 各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理、总监或主管副总裁同意，限额接待。第三则 办公费第 11 条 办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。第 12 条 公司办公费用涉及物品由行政办公室（电脑及耗材由系统管理员）在预算额度内统一购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理。行政办公室应设专人对办公用品进行管理。第 13 条 各部门申请购置办公用品时，须注明用途、数量、规格型号，行政办公室需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报行政总监审批后执行。第 14 条 办公用品采购审批程序:各职能部门填写办公用品购置申请表报行政办公室审核，并经行政总监审批 （2000 元以下）或总经理审批 （2000 元以上）后到定点单位采购。第 15 条 公司行政办公室应按月将办公用品领用及费用分配表报送财务部，财务部将费用划转入各职能部门。第 16 条 办公用品领用审批程序（1）一般用品:领用人填写办公用品领用申请表部门负责人批准行政部门审核文具仓领用。 （2）电脑消耗材料:领用人填写电脑消耗材料领用及配件维修申请表部门负责人批准行政总监批准财务审核文具仓领用。第 15 条行政办公室负责办公用品领发的人员，每月须填报办公用品、印刷品的领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部门。第 17 条 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品。否则，由此发生的费用，将不予报销。第四则 通讯费第 18 条 通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用（包括移动电话费用补贴） 。第 19 条 公司管理干部、营销人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额定人管理。补贴标准参照附件。第 20 条 公司内总机、各单位所属直拨电话、传真机电话费用由行政中心进行管理。第五则 差旅费第 21 条 差旅费是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在城市以外的地区履行公务而发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为国内临时出差、国内长期出差、境外出差。第 22 条 公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。第 23 条 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告。对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。第 24 条 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准。（1）出差人员超标准乘坐交通工具须经主管副总经理或总经理签字同意方可报销，并须事先请示。 （2）员工出差原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华舱，夜间行走超过 8 个小时方可乘坐硬卧。 （3）员工多人一起出差时，应尽量安排二人间或三人间住宿，住宿费按原标准的 70%执行。 （4）出差人员的交通补贴、伙食补贴天数按出差自然天数减去一天计算，即算头不算尾;住宿补贴按实际住宿天数计算。 （5）公司员工出差夜间（指晚 8 时至次日凌晨 7 时）连续乘坐硬坐火车超过 8 小时以上的，可给予夜间乘车补贴，补贴标准为票价的 50%。 （6）公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销;已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。 （7）公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定。 （8）公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定，不适用本办法。第 25 条 国内临时出差实行事先申报制度。（1）经理（含）以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度，依据差旅费标准和预计出差时间填报出差申请表 ，原则上省内出差审批人为出差人员的直接上级，省外出差审批人为主管副总经理，国外出差审批人为总经理。审批人行使审批权力时要承担审批失误的经济责任。 （2）审批人对差旅费申请标准按以下授权金额范围执行 1000 元以下报主管总监审批， 1000-5000 元报主管副总经理审批，超过 5000 元以上报总经理审批。 （3）因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后一周内补办申请审批手续。没有经过批准的出差申请表 ，财务部不予借款和报销。 （4）驻外商务经理出差审批程序由营销单位制定，报批后报公司财务部备案。第 26 条 国内长期出差实行过程控制，各职能单位可在公司规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法。报批后报财务部备案。第 27 条 员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费统一按出国人员差旅费开支标准执行。 （1）受境外客商邀请的出国人员，已由邀请单位支付交通费用和住宿费用的，不适用上述标准，但经批准，可按 100 美元/人/ 天标准，限额不超过 1000美元/ 次，一次性发放出差补贴。 （2）属于由国家、省、市外事、外贸部门组团赴国外参展和贸易洽谈的，按代表团统一规定标准执行，不适用本规定。 （3）境外出差计划及费用预算由相关部门或境外出差人员编制后，报主管副总经理审核，总经理审批。第 28 条 出差借款及报销程序（I）出差人员借款儒持批准后的出差申请单 ，填写借款单，列明用款计划，参照审批权限报经核准后方可借款。 （2）出差人员应在回公司 5 个工作日内报账。 （3）出差人员报销差旅费时，应整理好相关票掘，据实填写差旅费报销单 ，并按相关程序审核批准后方可报销。第 29 条 凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。第 30 条 差旅期间发生的共同费用报销，报销单须有同行人员签名确认。第 31 条 长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有 l 人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报财务经理审批后，按票价的 50%报销。第 32 条 公司员工随同主管及以上级人员一同出差，其住宿标准可按主管及以上级人员相应标准执行。第 33 条 公司员工出差途中，经批准可绕道回家探亲，其绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自负，在家期间不享受伙食补贴、住宿补贴和交通补贴。第 34 条 严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。第 35 条 新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用（毕业生除外） 。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。第六则 汽车使用费第 36 条 汽车使用费是指各单位业务用车向车辆归口管理部门请用车而发生的各项直接租车费用。第 37 条 汽车费用由财务部将费用分解到各职能部门，由相应部门进行控制。第 38 条 汽车费用涉及油料按相关规定实行定点加油，由财务部统一负责结算，未经总监以上主管签批的定点加油站以外的现金加油发票，财务不予以报销受理。第 39 条 汽车内部租用产生的路桥费、停车费等直接费用，须附于派车单 后，由用车单位经办人签字确认后，并同原始票据列入该单位汽车费支出。第 40 条 公务用车订车流程、费用标准、审批程序，由车辆归口管理部门拟订相应管理办法执行。第七则 市内交通费第 41 条 市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费） ，公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。第 42 条 凡市内办理公务的主管及以下人员，一般只能乘坐市内公共汽车，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门经理的批准。第 43 条 所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。第 44 条 市内出租车费在限额以下的，凭票据实报实销，差额不补，超过限额的，除经总经理特别批准外，不予报销。报销标准见附件。第 45 条 报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追缴当次报销的所有市内公共交通费，第二次发现将予以通报批评，第三次发现将移交人力资源部处理。第八则 费用报销责任界定第 46 条 报销人的责任（I）报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性，单据的合法性、完整性负责。 （2）各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销。单据的规范要求见附件。第 47 条 财务审核人员的责任（I）负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合集团有关标准。 （2）审查报销项目审批手续的完整性。第 48 条 部门负责人对报销项目的真实性、必要性负责。第九则 费用报销审批程序第 49 条 标准内费用审批、报销流程为:报销人部门经理财务审核主管副总经理审批或授权人审批报销第 50 条 超标准的费用审批、报销流程为:报销人部门经理财务审核主管副总经理审核财务部负责人审批或授权人审批报销第 51 条 超预算开支、预算外开支、专项费用必须先经申请预算后才能报销。预算申请流程为: （ 1） 1 万元以内（含 1 万元）部门申请主管副总经理审核财务部负责人审批（财务部费用由总经理或其授权人审批） （2） 1 万元以上部门申请主管副总经理审核财务部负责人批转总经理审批第 52 条 所有费用均应于发生之日起 5 个工作日内报销（出差人员自返回公司之日起计算） 。驻外商务代表费用固定每月报账一次，上个月的费用必须在下个月底之前报销。每迟报一天接报销额的 1%扣罚。第十则 处罚规定第 53 条 报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额 5% -20%的罚款。第 54 条 职能经理在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对职能经理予以违规报销金额 3%至 15%的罚款。第 55 条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额 3% -15%的罚款。第 56 条 除公司统一组织活动外，禁止公司内各单位之间相互请客及送礼，列支费用。一经查核，该费用直接转由经办部门负责人工资内扣除。第 57 条 如果违反上述开支标准或手续不齐全，报账时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。第 58 条 借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经总监以上主管核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。第 59 条 部门负责人对报销人和职能经理（主任）因违规造成的损失承担连带责任。第 60 条 因审核过失造成费用借款人未有效报账冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含各级审批人）应承担不低于流失款总额 50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏账当期应发工资中扣还。第 61 条 报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相关部门最后审核人员承担责任。附 则第 62 条 本办法自 2008 年 1 月 1 日起执行。以前公司的相关制度与本办法相抵触的，以本办法为准。第 63 条 本办法解释权归公司财务部。附件一 业务招待费标准表 单位:元/人招待地点陪同级别国内 国外 备注普通职员 50主管 100经理 150总监 300国外部分以临时预算形式报总经理审批陪餐人数原则上不超过就餐人数的50%,且最多不超过四人副总经理以上 实报实销注： 1.本标准为业务接待支出的最高限额，若为-般性接待应从俭。2.业务经营单位费用按完成营业额、产值比例结合预算进行控制，职能部门按年度预算总额控制。附件二 业务招待费用申请表单位: 申请日期: 年 月 日申请人 部门 职务被接待主要人员情况说明 我公司陪同人员姓名职务备注 总人数接待事由说明:费用项目 小计金额（元）审批人 部门经理 主管副总经理 总经理审批意见附件三长途出差交通工具乘坐标准级别 飞机 火车 轮船经理以下 - 硬卧硬座 三等舱经理 - 硬卧硬座 二等舱总监/副总 普通舱 软卧软座 一等舱及以上总经理 商务舱 软卧软座 一等舱及以上附件四国内差旅费标准一览表单位:元/人/天出差人员级别出差地点住宿费（凭票报销）伙食费（定额补助）市内交通（定额补助）经理以下一类地区二类地区三类地区200180150605040403020经理一类地区二类地区三类地区300250200807060404020总监/副总及以上当日未往返的所有地区实报实销 实报实销 实报实销注:1.一类地区：各直辖市及深圳、厦门、珠海、汕头经济特区。2.二类地区：各省会城市及沿海开放城市。3.三类地区：除上述一、二类地区外的，当日不能往返的城市或地区。附件五出国人员差旅费标准一览表单位：美元/人/ 天出国人员级别住宿费（凭票报销）出差（定额补助）长途交通费（凭票报销）经理以下 100 50经理 150 100总监/副总及以上 实报实销 500实报实销注：1.出差补助包括：膳食补助、交通补助、日常杂费补助；除来回长途交通费及中转机票以外，其余一切交通费原则上不予报销，特殊情况须经主管副总经理审核、总经理审批后方可报销。2.公司派往境外学习、实习和培训且有固定住所者，每人每天给予 50 美元的出差补助。3.当天往返的港澳出差，按 50 美元/次予以定额补贴。4.飞机乘坐标准：除总经理可乘商务舱以上标准外，其他人员只能乘坐普通经济舱，特殊情况由总经理特批。5.多人一同出差，应安排二人间或在人间住宿，住宿费报销标准相应降 20%。附件六办公电话费执行标准 单位：元业务特性基本标准（元/人）涉外业务 涉外公务 非对外岗位职务外贸 内销 采购 财务 行政 其他经理职员300100200100300200100501005030部门划分标准（元/月）部门标准国内营销中心外贸 采购部 财务部行政中心供应中心金额 400 1500 800 300 300 300备注 部门标准包括部门职能工作范围应承担公司公共部分附件七移动电话费报销标准部门 级别 每月限额（元）各部门 总监/副总及以上 实报实销经理 600主管 400营销部门职员 300经理 300主管 200综合部门职员 100注：1.限额以下凭话费单据实报销，差额不补；超支部分不予报销。2.超支月份不弥补不足月份的通讯费。3.综合部门特别岗位人员须由部门上报，经总经理批准确定。附件八办公电话费执行标准单位：元业务特性基本标准（元/人）单据处理 文案公务岗位职务购销 财务 仓库 人事 行政其他职员 15 13 12 10 10 8部门划人标准（元/月）部门标准国内营销中心外贸 采购部 财务部 行政中心 供应中心金额 400 250 300 300 250 200备注 部门标准包括部门职能工作范围应承担公司公共部分附件九市内出租车费报销标准部门 级别 每月限额（元）各部门 总监/副总及以上 实报实销经理 400营销部门主管 300经理 300综合部门主管 200注：限额以下凭票据实报销，差额不补。附件十报销单据规范指引1.报销单的填写要求费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，各项要素必须填写齐全，严格按文件的审批流程进行审批。 2.报销单据的粘贴要求报销单据必须用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门做退回处理。各种单据粘贴应当整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。3.各种车票据的要求各类长途飞机、车、船票均须有日期、起止地址、发票专用章，票面金额清楚，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额） 。背面应有经办人签名。明显超过本销售区域或月度计划项目以外的飞机、车、船票背面必须有主管总监以上人员签名核准。 4.其他票据的要求 （I）所有的报销票据需是正式发票，发票应当清晰记明单位名称、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章，经办人在票据背面签字并注明时间，所有的报销票据不得涂改、挖补，否则视为无效。（2）住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等，背面必须有入住人签名。明显超越业务区域的住宿发票背面必须有主管总监以上人员签名核准。（3）公司规定允许不需办理入仓管理的特殊采购项目，报销发票（发票或提货清单必须货物名称、型号、单价项目）背面必须有经办人、验收人、部门负责人签名。 （4）电话费用必须凭邮电部门开具的有效发票为报销凭证。 （5）发票遗失等无发票报销须写明原因并经总经理签批方可报销。5.各类报销单据凡不符合本标准的，财务部有权拒绝报销