存货内部控制

存货内部控制存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。具体来讲，包括原材料、在产品、产成品、半成品、商品及包装物、低值易耗品等。存货所涉及的主要业务活动包括发出原材料、生产产品，核算生产成本，核算在产品，储存产成品，发出产成品等，一般会涉及到生产计划部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门。一般规模大一点的企业或是生产性企业，存货内部控制涉及的部门较多，所以其控制点也多，主要包括计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对、清理、领料、发料、复核、分析等多个控制点。对于各网络合资公司，存货的核算相对简单，根据存货的业务流程，可以分为采购、库存管理、领用、盘存等多方面，这里重点讲解采购、领用及库存三个方面的控制。一、存货业务不相容岗位至少包括:（1）存货的采购、验收与付款;（2）存货的保管与清查;（3）存货的销售与收款;（4）存货处置的申请与审批、审批与执行;（5）存货业务的审批、执行与相关会计记录。二、存货采购内部控制1.存货采购审批内部控制。要保证存货采购业务按计划申报程序进行，由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划，提出具体的采购目录，经主管计划的负责人审核后报相关领导审批。2.签订存货采购合同内部控制。要保证存货采购在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托，授权的内容一定是经过有关部门批准的内容；采购人员按计划签订（议定）合同，无权在授权之外签订合同和变更合同的内容，合同的副本应送财会和计划部门审核价格和留存。3.存货验收和入库内部控制。要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求，做到准确、安全入库。采购人员应按合同的交货时间催交，收到采购材料后，采购部门应验收收到材料的品种、数量、检验质量，签署验收单；仓库保管部门根据验收单验收存货，填制入库单，登记存货台账，将发票、运单连同验收单、入库单送回采购部门，然后由采购部门交财务部门入账。4.存货采购资金支付结算内部控制。要保证货款支付正确、合法。财会部门接采购部门通知承付货款，应审核合同的签订是否符合规定；验收单、入库单是否真实可靠，是否与合同一致；进货发票是否合法，是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。审核无误后，办理付款手续，进行货款支付结算。5.存货核算内部控制。应通过财会部门的日常核算保证存货采购业务资料准确、真实。财会部门的采购部门材料核算岗位和仓库保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算，仓库应登记材料卡片、库存明细账（数量账） ，材料核算岗位登记既有数量又有金额的明细账；财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证，登记存货账薄及有关账薄，月末材料核算岗位和仓库管理岗位进行核对。6.存货内部稽核内部控制。应保证采购业务的记录正确，做到账账、账表、账实相符。月末将入库单与材料明细账核对，清理在途料（结转材料成本差异） ，同时材料明细账还应库存明细账、总账核对，由内部稽核人员复核记账凭证和原始凭证是否符合内部控制程序和会计制度。7.存货内部审计。应保证存货业务合同有效，保管安全，付款正确，会计核算准确，各部门资料反映真实可靠。由内部审计人员抽查存货采购合同，审查合同是否经过授权、是否有效，同时审查在途存货，审核各部门核算是否正确，各部门反映的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为，还要对存货的内控措施进行评价。三、存货领用内部控制1.存货领用审批内部控制。存货领用应制定定额，同时经批准才能进行。领用的材料应有技术部门根据工程设计核定的消耗定额，属于间接费用的消耗、修理用料等，应编制计划或核定费用定额，生产经营部门根据计划、定额填制限额领料单向仓库领料。仓库根据限额领料单发货。存货领用须经部门负责人审批签字。对于超定额领料必须办理相关手续。2.存货发出内部控制。应保证存货领用无误，手续齐全。仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后，保管人员要登记材料卡片及库存明细账，并转材料核算岗位进行汇兑核算。3.存货领用核算内部控制。应保证存货领用业务记录真实，领发无误。要求仓库保管员发货后及时登记存货台账；财会部门的材料核算岗位及时按用途汇总分配，汇总领料单（分摊材料成本差异） ，分类制证，登记有关账务。4.存货领用内部稽核。应保证存货安全，记录正确。由内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货台账，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确。5.存货盘点及处理内部控制。应保证存货账实相符。仓库保管员应定期盘点库存存货，编制存货盘点表，并提出处理意见。财会部门年底应抽查存货盘点表，对于生产经营中已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导和相关部门批准的处理意见，同仓库保管员共同调整存货账务，以确保账实相符。6.存货领用内部审计。应保证存货安全、账实相符、核算准确。由内部审计人员抽查存货盘点表，监督存货盘点，审核存货的保管部门和日常核算是否准确，各部门的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为；还要对存货领用的内部控制进行评价。四、仓储管理仓库保管员对经检验合格的材料，应及时按规格，型号堆放在规定的地点。经常进行物资保养检查，对于存放物资，必须定期进行防火防潮检查，防止仓库物资霉烂变质，保证质量完好。至少每月组织抽查一次，作好抽查记录，做到账、卡、物三一致。对存放物资的库号、架、层、位四者统一编号，和账、卡上编号相统一，方便库区的管理。如存贮的是贵重物品、危险品等特殊物品（金银等贵金属、易燃易爆化学品、麻醉药品等） ，则需要限制无关人员接近。必要时，仓库内部还可执行授权接近。采购部门采购的特殊物品，必须当天交仓库保管员。经手的仓库管理人员应将收到物质立即存放在保险箱（专库）内，实行五双制管理即双把锁、双人管、双人发、双人收、双人送。使用中特殊物品贯彻专材专用，结余缴库的原则。严加控制，做到账册清楚，手续齐备。保管人员应对所保管的物资加强盘点工作，每次收、发料后，应及时对这些材料的出入库单进行登记。定期盘点，做好盘点记录，分别报送财务部门和主管负责人备查。盘点中仓库物资发生盘盈、盘亏，或发生损坏、变质、过期失效，不能正常使用的情况，应检查分析原因，查明责任，采取措施。盈亏数经部门负责人确认后，要及时调整财务和仓库的账面数量，并同时报企业最高管理层处理。五、存货（收、发、存）管理内部控制流程图实物盘点库 存 物 资盘盈、盘亏 （管理费用）可变现净值变动（存货跌价准备）非常损失（营业外支出）库存明细账验收单材料分配表出库单材料明细账入库单发票材料定额表 其他明细帐合同供应商