固定资产内部控制办法 (3)

固定资产内部控制办法固定资产内部控制办法1.目的为规范固定资产的管理行为，防范固定资产管理中的差错和舞弊，保护固定资产的安全、完整，提高固定资产使用效率，特制定本办法。2.适用范围适用于公司的固定资产管理。3.权责部门3.1 使用部门：提出固定资产的购置、大修理申请；固定资产的保管、日常维修、维护和保养；固定资产处置申请；建立本部门的固定资产台账。3.2 采购部门：提出固定资产购置预算；下达固定资产购置计划；组织固定资产验收；办理固定资产处置和转移；建立固定资产台账和卡片；组织编制固定资产目录。3.3 财务部门：建立固定资产台账；对固定资产进行会计核算；参与固定资产的验收、检查、处置和转移工作；每年年底组织固定资产盘点。3.4 审计部门：对采购或建造合同进行审计；参与固定资产的验收、检查、处置和转移工作。4.固定资产的标准与分类4.1 固定资产标准：为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；使用寿命超过一个会计年度。4.2 固定资产分类：房屋及建筑物；通用及专用设备；运输设备。5.固定资产计价按照取得时的成本进行初始计量。6.固定资产核算6.1 财务部门负责公司固定资产的核算财务部在总分类账中设置“固定资产”一级科目，并相应建立固定资产明细分类账，设备科应设立明细账和卡片，做到账、卡、物相符。6.2 固定资产的管理设备科负责通用及专用设备、办公室负责房屋及建筑物、采购部负责运输设备的论证、购置、安装、调试、验收、维修以及内部转移、封存、启封、旧设备的报废、清理、回收等工作。6.3 固定资产增加的核算6.3.1 投资人投入的固定资产。一方面反映固定资产增加；另一方面要反映投资人投资额的增加。6.3.2 基建新增加固定资产。新建、改建工程移交使用的房屋建筑物。一般项目由施工单位、负责基建部门、财务部和接受使用部门负责人共同验收。验收合格才能交付使用，并由基建部门填制“固定资产投产使用单”作为财务入账依据。6.3.2 购入的固定资产。属于技改购入的设备以及本公司自制设，安装完工后，由施工单位组织设备科、财务部及使用部门共同参加验收。经验收合格后的手续同上。6.3.3 自制、自建的固定资产。企业自制、自建的固定资产经通过“在建工程”科目核算，完工时，从该科目转入“固定资产”科目。6.4 固定资产减少的核算各种设备的报废由设备科办理有关手续，即由设备科提出申请，并对报废设备进行评价、使用单位证明、财务部签字，经总经理批准后执行。有偿调拨设备、变价出售，先由设备科提出处理意见，会同财务部、使用部门提出方案，一般设备经总经理批准后处理；关键设备、成套设备或重要建筑物须报董事会审批后进行处理，单项资产处置金额超过资产处置行为发生时公司净资产的 30%时，应报股东大会批准，并进行相应会计处理。各种设备出厂，一律由设备科签发出厂证，并经财务部盖章、门卫方可放行。7.固定资产折旧管理7.1 折旧方法固定资产折旧采用直线法，并按固定资产预计使用年限和预计 3%的残值率确定其分类折旧率如下表所示：固定资产折旧表7.2 折旧的核算财务部负责对固定资产提取折旧的核算，并在总分类账中设置“累计折旧”科目，通过编制“固定资产折旧计算表”来进行核算。8.固定资产取得与验收控制8.1 固定资产投资预算管理8.1.1 公司固定资产投资预算的编制、调整、审批、执行等环节，按公司预算管理实施办法执行。8.1.2 公司根据发展战略和生产经营实际需要，并综合考虑固定资产投资方向、规模、资金占用成本、预计盈利水平和风险程度等因素编制预算。8.1.3 对固定资产投资项目进行可行性研究和分析论证的基础上合理安排投资进度和资金投放。8.2 固定资产外购业务流程及控制要点固定资产外购业务流程如下图所示。8.2.1 采购申请。由固定资产使用部门书面提出采购申请，请购申请的固定资产，年初列入年度预算；要求采购项目已经可行性论证并且可行；对请购的固定资产的性能、技术参数有明确要求。8.2.2 审核。审计部门负责核实采购申请是否列入年度预算，按相关制度进行合同审计。审计部门对采购合同（ 元以上）进行事前审计，未经审计，采购部门不得进行采购作业。8.2.3 审批。由相关审批人按照公司授权，在授权范围内审批；审批时应充分考虑审核部门的意见，未经审核的采购项目的不予审批。8.2.4 采购作业计划。采购部门负责采购作业计划的制订与下达：-未经批准的项目和越权批准的项目不予下达采购作业计划。-采购计划一式三份，财务、采购、仓库各一份。-采购作业计划须经授权批准人批准。8.2.5 资金安排。财务部根据采购作业计划准备资金，未经批准的采购项目不予安排资金。8.2.6 采购作业。采购作业由采购部门执行：-严格按采购作业计划书规定的规格、型号、技术参数采购。-除特殊采购项目外，必须有 3 家以上的预选供应商。-比价采购或招标采购。-必须签订采购协议，并经审计部门审计。8.3 紧急采购8.3.1 紧急采购必须由总经理批准或授权审批批准。8.3.2 紧急采购不属于须经股东大会或董事会批准的采购项目。8.3.3 未经总经理批准或授权审批人批准，采购部门不得采购。9.固定资产验收和交付使用1.固定资产验收（1）固定资产验收由基建部门会同采购部门、使用单位、财务部门、审计部门组成验收小组，区别固定资产的不同取得方式进行验收工作。（2）对外购固定资产，验收小组应按照合同、技术交底文件规定的验收标准进行验收；对重要设备验收，必须有供应商派员在场时，方能开封验收；验收不合格时，及时通知供应商，并由基建部门组织相关人员与供应商协商退货、换货、索赔等事项。（3）验收固定资产时，由基建部门出具验收报告，并与购货合同、供应商的发货单及投资方、捐赠方等提供的有关凭据、资料进行核对。（4）在办理固定资产验收手续的同时，基建部门应完整地取得产品说明书及其他相关说明资料。2.固定资产交付使用（1）经验收合格的固定资产，由基建部门填制固定资产交接单一式三份，基建部门、财务部门、使用部门各一份，作为登记固定资产台账和建立固定资产卡片的依据。（2）对于经营性租入、借用、代管的固定资产，公司设立备查登记簿进行专门登记，避免与公司的固定资产相混淆。10.固定资产购置付款按公司货币资金内部控制流程规范的有关规定办理。11.固定资产的日常管理控制11.1 固定资产账卡设置11.1.1 固定资产目录册。公司固定资产管理部门（基建部门）会同财务部门以及相关部门，编制固定资产目录册，在目录册中明确固定资产编号、名称、类别、规格、型号，以及折旧年限、折旧方法、预计残值等，目录册经董事会批准后，不得随意改变，并备置于公司本部。11.1.2 固定资产台账和卡片。-公司财务、管理部门、使用部门分别设置“固定资产登记簿”和“卡片” ，反映固定资产编号、名称、类别、规格、型号、购置日期、原始价值等资料。-公司管理部门与使用部门、财务部门定期核对相关账簿、记录、文件和实物，发现问题，及时向上级报告和处理，以确保固定资产账账、账实、账卡相符。11.2 对固定资产实行“定号、定人、定户、定卡”管理11.2.1 定号管理。固定资产管理部门（基建部门）负责编制固定资产目录，对每单项固定资产分类、分项统一编号，并制作标牌固定在固定资产上。11.2.2 定人保管。根据“谁用、谁管、谁负责保管维护保养”的原则，把固定资产的保管责任落实到使用人，使每个固定资产有专人保管。11.2.3 定户管理。以每个班组或部门为固定资产管理户，设兼职固定资产管理员，对班组、部门的全部固定资产的保管、使用和维护保养负全面责任。11.2.4 定卡管理。以部门班组为单位，为每个固定资产建立固定资产保管卡，记录固定资产的增减变动情况。调入增加时，开立卡片，登记固定资产的调入日期、调入前的单位、固定资产的统一编号、主机和附件名称、规格及型号、原始价值和预计使用年限，以及开始使用的日期和存放的地点。调出时，登记固定资产的调出日期、接受单位和调令编号，并注销卡片。11.3 固定资产的维修保养11.3.1 公司基建部门会同生产部门以及相关部门制定固定资产维修保养制度，保证固定资产正常运行，控制固定资产维修保养费用，提高固定资产使用效率。11.3.2 保管部门和操作人员定期对固定资产进行检查、维护和保养，公司基建部门会同生产部门定期对固定资产的使用、维修和保养情况进行检查，及时消除安全隐患，降低固定资产故障率和使用风险。11.3.3 固定资产需要大修，由使用部门提出申请，固定资产管理部门（基建部门） 、生产技术工艺部门、使用部门、财务部门共同组织评估，提出修理方案，经授权审批人审批后，由固定资产管理部门组织实施。固定资产大修验收是固定资产管理部门、使用部门、生产技术部门、财务部门共同组织验收。11.3.4 固定资产维修（包括大修）保养费用，纳入公司年度预算，并在经批准的预算额度内执行。11.3.5 公司定期组织对新设备的操作人员、设备的新操作人员进行培训以及对操作人员定期技术考核，以降低固定资产的操作使用风险。11.4 固定资产投保11.4.1 投保范围。-公司固定资产在取得之后尚未投保且具有危险的，应办理保险或附加保险；对于不易发生损失危险的，应在报请公司领导批准之后可不予投保。-已办理保险但其受益人变更时，须办理变更手续。-当固定资产作抵押品时，认定不易发生损失危险因而未予投保的，如果债权人要求投保，仍应该予以投保。11.4.2 投保办理单位。-申请单位：固定资产管理部门。-审核单位：财务部门。-经办单位：固定资产管理部门、财务部门。11.4.3 投保手续。-固定资产管理部门根据领导批准的投保项目，提出投保申请。-财务部门接受投保申请经审核后，填制“投保书” ，向保险公司办理投保手续。-财务部门在订立保险合同之后，保单自存，保单副本两份连同收据送固定资产管理部门核对后，一份留存，另一份连同收据留财务部门据以付款。如果投保的固定资产因提供抵押，而必须办理受益人转移时，则保单正本交债权人收存。11.5 固定资产清查盘点11.5.1 盘点方式。-每年年终时由财务部门会同固定资产管理部门、固定资产使用部门组成清查盘点小组，对公司的所有固定资产进行一次全面盘点，根据盘点结果详细填写固定资产盘点报告表，并与固定资产账簿和卡片相核对，发现账实不符的，编制“固定资产盘盈盘亏表”并及时作出报告。-公司财务部门、固定资产管理部门在年中应不定期对固定资产进行抽点检查。11.5.2 人员分工：使用部门为盘点人、财务部门为会点人、管理部门为复点人。11.5.3 盘点程序。-财务部门依据固定资产目录拟订盘点计划。-使用部门与管理部门做好盘点前的准备。-盘点人员现场实地盘点，编制“固定资产盘点报告表”一式三份，一份交使用部门、另一份交管理部门、第三份由财务部门呈报总经理核准后作为账务处理依据。-财务部门经账实核对后，编制“固定资产盘盈盘亏表” ，计算盘盈、盘亏结果，并将结果反馈给使用部门和管理部门。-使用部门对盈亏差异进行分析，找出原因，分清责任，形成书面报告，由管理部门、财务部门出具意见后，报授权审批人审批。-财务部门依据审批人审批意见，进行相关账户调整。11.6 固定资产使用状态变动11.6.1 公司启封使用固定资产或将固定资产由使用状态转入转存状态，须履行审批手续。11.6.2 公司改变固定资产状态、并变更固定资产保管地点的，固定资产管理部门、财务部门、保管部门应在固定资产登记簿进行登记。12.固定资产处置和转移控制12.1 固定资产处置固定资产处置业务流程如下图所示。12.1.1 处置申请。公司根据固定资产的实际情况和不同类别，由相关部门提出建议或报告，固定资产管理部门填制“固定资产处置申请表” 。-对使用期满正常报废的固定资产，应由固定资产管理部门填制“固定资产报废单” ，经单位授权部门或人员批准后进行报废清理。-对使用期未满，但不能满足生产要求，需要报废或提前处置的固定资产，由使用部门提出书面报告，管理部门组织鉴定，经授权部门或人员批准后进行报废或处置。-对未使用、不需用的固定资产，应由固定资产管理部门提出处置申请，经单位授权部门或人员批准后进行处置。-对拟出售或投资转出的固定资产，应由有关部门或人员填制“固定资产处置申请表” ，经单位授权部门或人员批准后予以出售或转作投资。12.1.2 处置鉴定。由固定资产管理部门根据有关部门提出的固定资产处置申请报告，组织有关部门的技术专业人员对处置的固定资产进行经济技术鉴定，填制“固定资产处置申请表” ，确保固定资产处置的合理性。12.1.3 处置审批。公司根据权限对固定资产管理部门上报的“固定资产处置申请表”进行审查，并签署意见。12.1.4 处置审核。-公司审计部门在处置前会同相关部门或人员对固定资产的处置依据、处置方式、处置价格等进行审核，重点审核处置依据是否充分、处置方式是否适当、处置价格是否合理。-财务部门在处置后根据审批人批准的呈批表，认真审核固定资产处置凭证，检查批准手续是否齐全，批准权限是否适当等，审核无误后据以编制记账凭证，进行账务处理。12.1.5 公司财务部门、审计部门应参与固定资产的处置过程并对其进行监督。12.1.6 公司财务部门应当及时、足额地收取固定资产处置价款，并及时入账，其他部门不得经手固定资产处置现款。12.2 固定资产出租、出借公司出租、出借固定资产，由固定资产管理部门会同财务部门拟订方案，经授权人员批准后办理相关手续，签订出租、出售合同。合同应当明确固定资产出租、出借期间的修缮保养、税赋缴纳、租金及运杂费的收付、归还期限等事项。12.3 固定资产内部调拨公司内部调拨固定资产，由固定资产管理部门填制“固定资产内部调拨单” ，由调入、调出部门、固定资产管理部门和财务部门的负责人及有关负责人员签字后，方可办理固定资产交接手续