企业内部控制工具箱

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企业内部控制工具箱因为专业、原创和权威,所以更好!中华第一财税网(又名智董网),全球最大的中文财税(税务)网站目 录第 1 章 企业内部控制综合知识第 2 章 企业组织架构方面的内部控制第 3 章 企业发展战略方面内部控制第 4 章 企业人力资源方面的内部控制第 5 章 企业文化建设方面内部控制第 6 章 企业社会责任方面的内部控制第 7 章 企业内部控制评价第 8 章 企业资金活动方面的内部控制第 9 章 企业融资方面内部控制第 10 章 企业担保业务方面的内部控制第 11 章 企业投资方面内部控制第 12 章 企业采购方面的内部控制第 13 章 企业生产经营方面内部控制第 14 章 企业研究与开发方面内部控制第 15 章 企业业务外包方面的内部控制第 16 章 企业销售方面的内部控制第 17 章 企业合同管理方面的内部控制第 18 章 企业资产方面的内部控制第 19 章 企业负债方面内部控制第 20 章 企业所有者权益方面内部控制第 21 章 企业收入方面内部控制第 22 章 企业成本费用方面内部控制第 23 章 企业利润方面内部控制第 24 章 企业财务报告方面的内部控制第 25 章 企业内部信息传递方面的内部控制第 26 章 企业信息系统方面的内部控制第 27 章 企业全面预算方面的内部控制第 28 章 企业财务风险方面内部控制第 29 章 企业工程项目方面的内部控制第 30 章 企业内部控制审计第 1 章 企业内部控制综合知识第一节 内部控制概述一、企业内部控制的概念企业内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。二、内部控制的固有局限受管理当局自身能力及内外部环境等主客观因素的制约,企业内部控制只能为实现既定的目标提供合理的保证。任何企业或组织的内部控制无论设计的多么完善,运行得如何有效,它都无法消除其本身所固有的一些局限,即内部控制不应被期望可以消除所有现存以及潜在的企业缺陷,因为内部控制并不是万灵药。通常而言,内部控制的固有局限性主要表现为:(一)成本限制一般而言,各种控制程序和方法的成本不应超过错误或潜在风险可能造成的损失和浪费。一些理想的内部控制往往因成本太高而不为管理当局采用。比如要提高财务会计资料准确性、可靠性的规定,企业就必须加强对会计人员常规性培训或招聘高水平专业人员,但对于小规模的企业来说,聘请专门的会计师事务所代为计账、编制报表及办理有关的纳税业务可能要比自设相应的人员与机构合算得多。(二)非经常事项的不适性内部控制措施一般都是企业结合本身经营活动特点,针对那些有可能经常发生的事项而设置的,而对于那些非经常发生或难以预料到的业务活动往往就有失控或原有控制不适用的可能,如对功能独特的新产品的研制及相关资金的筹措等。(三)人为错误即使很有效的内部控制,也可能因执行人员缺乏控制意识、错误的理解与判断、粗心大意、精力分散或其他人为因素而失效。比如员工会对指导误解,会做出错误判断,甚至会由于粗心、注意力分散或疲倦而出差错;代替缺席或生病雇员的临时员工可能不能正确地执行控制的职责;员工尚未接受系统培训等。(四)串通舞弊不相容职务的适当分离只能在一定程度上防止或避免单独一人隐瞒和从事不合规的行为。两人或更多人的合伙同谋行为通常会导致控制失效。一名行使重要控制职能的雇员同一位顾客、供应商或另一名雇员之间存在着同谋;不同部门、不同销售人员或部门经理也可能会同谋使控制失效以使报告的结果满足预算或满足激励的目标。例如,采购人员与供货方人员合谋吃回扣、会计和出纳合谋挪用或私吞现金、内外部人员串通勾结等。(五)管理层滥用职权如果管理部门负责人逾越控制,滥用职权,也会使建立的内部控制形同虚设。当前许多企业实行“一支笔”制度,财务管理极为混乱,主管人员授意、指使、强令会计人员弄虚作假,粉饰财务报表,或随意挪用财产物资,对设置的内部控制不予理睬或凌驾于内部控制之上,这是导致许多重大舞弊发生和财务报表严重失实的一个重要原因。更为严重的则是直接导致企业衰落,郑州亚细亚、巨人集团、广东国投等事件即是明证。(六)修订不及时基于企业以前的内外部环境条件而设置或实施的内部控制在一定时期内具有相对的稳定性,其作用很有可能因经营环境、业务性质等的改变而削弱或失效。例如兼并或收购,设立子公司、分公司,异地开设办事处或分支机构,研制开发出新产品,因竞争对手采用新的营销策略等。当然,合理的保证并不意味内部控制系统会经常失效。许多个别的以及共同的因素都用于为合理的保证这个概念提供支持。内部控制满足多重目标的累积作用以及控制的多重目的性减少了企业无法实现自身目标的危险。而且,日常的经营行为和不同层次人员的职责分工都有助于实现企业的目标。的确,在一个控制良好的企业的不同部门中,大多数部门很可能经常被告知朝向其经营目标运行,通常会实现遵循性目标,并且一贯地编制每期及每年度的可靠财务报表。只是由于上述的固有局限,并不能保证诸如不可控制的事件、错误或不当报告的事件绝不会发生。换句话说,即便有效的内部控制系统也会出现失败。合理的保证并非绝对的保证。因此,内部控制的固有局限虽然降低了人们对内部控制的效用预期,但我们也决不能“因噎废食” 。相反,企业更应注重从控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督等各方面建立健全内控制度,并注意防止采取各种偏向性措施。三、内部控制的目标内部控制目标是企业管理当局建立健全内部控制的根本出发点。1992 年COSO 委员会在其公布的内部控制:整体框架报告中则指出:“内部控制是受企业董事会、管理当局和其他职员的影响,旨在取得:经营效果和效率;财务报告的可靠性;遵循适当的法规等目标而提供合理保证的一种过程。 ”我国企业内部控制基本规范 (2008)明确指出,内部控制应当达到以下基本目标:合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。据此,我们将内部控制的目标概括为以下几点。(一)企业经营管理合法合规内部控制要保证企业所有经营行为严格遵循有关法律、法规和规章,即要保证企业能够合法经营。合法经营是企业生存和发展的重要前提,也是企业法人人格的基本组成部分。企业各种经营行为所获取的盈利必须是合法利润,否则最终会受到法律的制裁。因此,为了保证企业的可持续发展,保证市场的公平和公正,企业内部控制需保证企业能够严格遵循所有约束其行为的各种法律、法规和规章。(二)资产安全(三)财务报告及相关信息真实完整财务报告是企业利益相关者进行与企业有关的决策时所必需的分析依据。企业内部控制必须保证财务报告的真实可信。从社会层面看,上市公司财务报告的可信性不仅对企业,甚至对整个证券市场的发展都起着决定性的影响。如果企业的财务报告不可信,则企业最终会被整个社会的投资者所抛弃,无发展基础可言。不仅如此,虚假财务报告还会误导投资者,造成社会资源配置的低效甚至负效,最终导致社会资源的极大浪费,严重时甚至会导致社会经济大倒退和社会动乱。(四)提高经营效率和效果最大限度地追逐利润是企业存在和发展的根本。在不同发展时期,企业追逐利润的根本目标可能表现为不同形式,有时要舍近利求远利,有时要舍小利求大利,不同时期的企业战略发展目标可能不同。但是不管如何,企业日常的企业经营目标中存在一个共同的服从于企业发展战略目标的具体控制目标,即通过最优管理,以最小的代价获取最大的经营效果和效率。换而言之,企业经营就是整合和管理企业所控制的有限资源,以最小的代价去获取最大的收益。企业战略目标的实现正是由于日常经营管理的效果与效率集聚而成,没有日常经营管理的效果与效率,便没有企业战略目标的实现。(五)促进企业实现发展战略特定发展时期内,每个企业内部控制的具体目标可能有所不同,但以上几个基本目标是一个完整的内部控制目标体系的不可或缺的组成部分,所有企业的内部控制都应该保证这几个目标的实现,即通过内部控制,要保证企业在合法经营的前提下,保证其经营效果与效率的最佳,并且能够负责任地向外界提供可信的财务报告。四、内部控制原则原则是对行为的一种规范。企业建立与实施内部控制,应当遵循下列五项原则:(一)全面性原则所谓全面是指:企业内部控制应当贯穿于决策、执行和监督全过程,覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。即凡有经济活动的地方都应实施内部控制。主要体现在:(1)内部控制是全过程控制即对企业整个经营管理活动过程进行全面的控制。包括企业管理部门用来授权与指导、进行购货、生产、销售等经营管理活动的各种方式/方法,也包括核算、审核、分析等各种信息及进行报告的程序与步骤等。(2)内部控制是全员性控制即企业的全体员工都应结合自己工作实施控制。企业每一成员既是实施控制主体,又是受控的客体,保证每一位员工,包括高层管理人员及基层操作人员,都要受到相应的控制。全面控制原则是建立内部控制制度的重要基本原则之一,贯彻全面性原则可以保证企业的生产经营活动有序的进行。实际工作中,有时会出现因一个细节的疏忽而导致整个组织失败的例证大量存在。(二)重要性原则内部控制应当在全面控制的基础上,关注重要业务事项和高风险领域。因为这些事项及领域一旦发生失误,会给经营目标的实现带来巨大影响。因此应对业务流程进行风险评估,权衡成本效益,经过排序风险后确定关键控制点。(三)制衡性原则所谓制衡就是创造相互制约、互相监督的两级或多级,使任何一级都无法单独决定事务的全过程和结果。内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率。(1)治理结构制衡公司治理结构包括股东(大)会、董事会、监事会和经理层,它们之间应按公司法要求,各司其职、各负其责,形成权利制衡的关系。(2)机构设置及权责分配制衡企业机构和人员的设置应符合内控制衡原则,做到内部机构、岗位和人员的合理设置、职责的合理划分,坚持不相容职务相分离,确保不同机构和岗位之间的相互制约和相互监督。(3)业务流程制衡在业务流程中,企业可以根据业务流程过程设置不同的岗位,使它们形成稽核或监督关系,从而防止错误和舞弊行为发生,实现业务流程制衡。(四)适应性原则内部控制应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。在市场经济中外部环境随时都在变化,企业要想获得生存与发展,必须提高应变能力,以适应外部环境的变化,否则将难以生存。因此,企业应根据目前及未来发展趋势,不断地、及时地修订和完善内部控制,才能发挥应有的积极作用。(五)成本效益原则内部控制应当权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现其有效控制。内部控制制度设置过程中应树立成本效益观念,避免控制制度的烦琐与复杂。那种不顾实际,过分强调所谓的“严密”要求,设计出十分庞杂的控制制度的做法,不但浪费人力、物力与财力,也会导致职工产生厌烦情绪。贯彻这一原则应注意:当一些业务通过不断增加控制点来达到较高的控制程序时,就应当注意考虑采用多少控制点才能够使控制收益减去控制成本的值最大化。五、内部控制的组合内部控制要素,按照不同的标志可以组合成不同的集合,也即按照不同分类标准可以划分为不同的类别形态,籍此可以揭示不同形式内部控制的特征和功能。内部控制的组合方式或者分类形式,除了按照控制目标为标志,划分为会计控制和管理控制外,还可按照其他标志组合为下列类别(见表 1-12)。表 1-12预防式控制预防式控制,是指为防止错误和非法行为的发生,或尽量减少其发生机会所进行的一种控制。它主要解决“如何能够在一开始就防止错弊的发生”这个问题。例如对业务人员事先作出明确的指示和实施严格的现场监督,就能避免误解指令和发生错弊。按照控制功能为标志划分侦察式控制侦察式控制,是指为及时查明已发生的错误和非法行为或增强发现错弊机会的能力所进行的各项控制。它主要是解决“如果错弊仍然发生,如何查明”的问题。例如,通过账账核对、实物盘点,以发现记账错误和货物短缺等。原因控制原因控制,也称事先控制,是指企业单位为防止人力、物力、财力等资源在质和量上发生偏差,而在行为发生之前所实施的内部控制。例如领取现金支票前的核准、报销费用前的审批等。过程控制过程控制,也称事中控制,是指企业单位在生产经营活动过程中针对正在发生的行为所进行的控制。例如,对生产过程中使用材料的核算,对在制造产品的监督和对加工工艺的记录等。按照控制时序为标志划分结果控制结果控制,也称事后控制,是指企业单位针对生产经营活动的最终结果而采取的各项控制措施,例如对产出产品的质量进行检验,对产品数量加以验收和记录等。此外,内部控制还可按照管理目标、业务循环和职能部门等标志,划分为相应类别的组合形式。需要说明的是,各种类型的内部控制,在实际工作中多是交叉存在的。同一种内部控制措施,在不同划分标志下,也可转化为不同的类型形态。一般控制一般控制,是指对企业经营活动赖以进行的内部环境所实施的总体控制,因而亦称基础控制或环境控制。它包括组织控制、人员控制、业务记录以及内部审计等项内容。这类控制的特征,是并不直接地作用于企业的生产经营活动,而是通过应用控制对全部业务活动产生影响。按照控制内容为标志划分 应用控制应用控制,是指直接作用于企业生产经营业务活动的具体控制,因此亦称业务控制,如业务处理程序中的批准与授权、审核与复核、以及为保证资产安全而采用的限制接近等项控制。这类控制的特征,在于它们构成了生产经营业务处理程序的一部分,并都具有防止和纠正一种或几种错弊的作用。主导性控制主导性控制,是指为实现某项控制目标而首先实施的控制。如凭证连续编号可以保证所有业务活动都得到记录和反映,因此,凭证连续号对于保证业务记录的完整性就是主导性控制。在正常情况下,主导性控制能够防止错弊的发生,但如果主导性控制存在缺陷,不能正常运行时,就必须有其它的控制措施进行补充。内部控制的组合按照控制地位为标志划分 补偿性补偿性控制,就是指能够全部或部分弥补主导性控制缺陷的控制。就上例而言,如果凭证没有连续编号,有些业务活动就可能得不到记录。这时,实施凭证、账证、账账之间的严格核对,就可以基本控制上保证业务记录的完整性,避免遗漏重大的业务事项。因此,“核对”相对于凭证“连续编号”来说,就是保证业务记录完整性的一项补偿性控制。六、内部控制的实施(一)内部控制重在执行实践证明:得控则强、失控则弱、无控则乱。良好的内部控制系统,能够保护企业财产的安全,真实反映企业的财务状况,提高企业会计信息的质量,提高企业的生产经营管理效率。但是设计再好的内部控制也必须得到有效的执行,否则内部控制规定成为一纸空文,执行落实也只是纸上谈兵。现实生活中许多单位出现问题,并不是内部控制不健全,而是内部控制并没有得到有效的执行。(二)如何有效执行内部控制如何能够行使好执行力?如何提高内部控制的执行效率?这要求企业要有强烈的责任感、压力感、紧迫感,注重执行技巧、执行质量和效率。全体员工对企业明确赋予的工作职责不折不扣的执行,同时要建立完善的内部控制监督机制,确保内部控制得到持久的执行,并在此基础上实现内部控制的自我完善和动态调整。1.内部控制权责体系的界定内部控制的有效执行有赖于全员参与,而只有企业内每个人均清楚地知道自己所拥有的责任和权力,才能认真履行自己的职责,提高内部控制的执行力度。所以首先应界定各层次人员的责任,同时营造“企业文化”引导员工主动加强内部控制。另外需要明确的是,我国由于机制的原因大多数公司的董事会形同虚设,经营者“内部人控制”的现象尤为突出,以致内部控制的高层责任机制先天性缺失,在这一层次上,要配合公司治理的改革以理顺高层负责人的关系,再界定具体责任。其中:(1)管理层总裁或总经理对内部控制负有全面的责任,可以看作是内部控制系统的“责任人” 。总裁或总经理的态度对内控环境的影响很大。总经理的任务是领导和指导高级管理人员,并与这些高级管理人员一起制定价值观、原则以及重要的经营策略,例如企业的总目标、组织机构、重大制度等,并检查他们是否履行职责。高级管理人员负责建立更为具体的内部控制政策和程序,并向企业员工分配。基层的管理人员则直接参与控制政策和程序的实施。其中财务总监和他的员工的内控活动贯穿于企业各部门,是内部控制的关键。(2)董事会管理层向董事会负责,董事会指导和监督管理层的工作。一个强大的、活跃的董事会通常能够结合有效的汇报渠道和有力的财务、法律和内部审计职能来发现和纠正管理层存在的问题。有效的董事会必须是客观的、有能力的和善于调查的,他们具有业务活动方面的知识,并有充足的时间履行董事的责任。(3)内部审计师内部审计师在评价和维护内部控制有效性方面起着重要的作用。内部审计职能部门因为其在企业中的地位和权利,还起着重要的监督作用。(4)其他人员内部控制从某种程度上是组织中每个人的责任,每个员工都产生内部控制系统中所使用的信息,或者用行动来影响着内部控制,因此所有的人都有责任向上汇报沟通组织中的问题,汇报违反行为准则的情况,以及违反政策或法律的行为。必须明确,内部控制是每一位主管人员的责任。制定标准的工作可以由计划人员来做;收集信息、分析偏差和造成偏差的原因等工作可以由财务人员、统计人员、销售人员来完成,这些工作甚至可以完全由机器来完成;但是采取纠正措施的职责,必须主要由主管人员来履行,因为他们掌握着职权、承担着实现组织目标和计划的主要职责。2.执行过程中的有效监督和独立的评估要确保内部控制制度能被切实有效地执行,评审监督至关重要。评审监督是一种随着时间的推移而评估制度执行质量的过程。监督机制的建立要注重自我监督与独立评估并重。首先,各级管理层应在日常的经营管理过程中注重对内部控制有效性的监督,如果发现错误、舞弊等异常情况,不仅要就事论事的加以处理,还必须考虑其中是否隐含了内部控制出现漏洞的信号,亡羊补牢,惩前毖后。同时,单位或者流程的负责人应考虑使用专业化的工具,或在有关咨询机构的协助下,依据其自身对风险情况的掌握,定期对所辖单位或流程的内部控制有效性进行自我评价,并将自我评价的结果上报上级单位。这样,一方面能够提高普通员工对内部控制工作重要性的认识,提升控制环境水平;另一方面管理者主导的内部控制自我评估工作往往能够比外部独立评估做得更加细致,对成本和收益的把握能够更加准确,对于发现的漏洞所设计的改善措施也更加容易推行。其次,企业应考虑建立和完善内部审计职能,使内部审计的独立评估成为企业内控监督机制中的重要力量。内部审计机构独立于其他经营管理部门,直接受董事会领导,以确保内部审计的独立性和权威性,内部审计人员的责任不再局限于监督企业的内部控制是否被执行,而是通过独立的检查和评价活动,针对内部控制的缺陷、管理的漏洞、提出确实可行的建议和措施,促进管理当局进一步改善经营管理,提高企业的综合实力。最后,企业还应着重建立有效的舞弊汇报、监察机制,使各种舞弊事件或舞弊迹象能够迅速、有效地汇报给有能力采取行动的管理层级甚至董事会。这就要求企业有顺畅的沟通渠道,例如专门的举报邮箱、举报热线等。同时企业应有效地保护汇报人的利益不受损害,并运用经济等手段对有效举报行为加以鼓励。监察力量应有能力根据公司书面政策和有关法律法规,及时有效地采取行动,纠正、处理舞弊事件,同时应检讨导致舞弊事件出现的内部控制漏洞,查漏补缺,使内部控制真正成为闭环运行的良好过程。3.动态调整企业的经营环境、经营业务、公司规模和组织结构是处于变化之中的,因此无论是公司层面的,还是业务层面的内部控制也应随之改变。企业应适时地对内部控制进行评估和调整,以适应快速变化的经济环境。制定内部控制制度重点在于解决单位经营管理中的薄弱环节和问题,但也要充分考虑管理工作的发展趋势和经济发展的要求,考虑先进的管理思想和方法,既有适应性,又有前瞻性,在解决问题的同时,又能引导各单位向更好、更高的管理方向努力和发展。此外,企业生命周期各阶段内部控制的动态波动,也充分体现了企业内部控制应当是一种螺旋上升的动态过程。随着环境的变化,它应当能够根据经济环境的变化和业务的特点做出适时的调整和改进。(试读结束啦。欢迎购买!“投资到大脑的钱可以给您今后带来更多的钱,早投资早获益,机遇只钟情于有准备的头脑” 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