货币资金内部控制流程规范(1)

货币资金内部控制流程规范货币资金内部控制流程规范1.目的为保护货币资金的安全，提高货币资金的使用效率，规范收付款业务程序，特制定本规范。2.适用范围适用于公司及下属业务单元的货币资金业务。3.管理和控制的基本原则3.1 严格职责分工，实行交易分开，实行内部稽核，实施定期轮岗制度3.1.1 岗位内部牵制。-钱账分管。-收付款申请人、批准人、会计记录、出纳、稽核岗位分离，不由一人办理收付款业务的全过程。-出纳人员不兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。3.1.2 业务归口办理。-公司的现金收付款业务由财务部门统一办理，并且只能由出纳办理。-非出纳人员不得直接接触公司的货币资金。-银行结算业务只能通过公司开立的结算户办理。-收款的收据和发票由财务部门的专人开具。3.1.3 岗位定期轮换。-出纳人员 3 年内必须轮换一次。-相关的会计岗位原则 3 年轮换一次，最长不超过 5 年。3.2 财务部负责资金筹集、调度、使用、审核财务部是公司货币资金管理的职能部门，根据预算目标，负责公司的资金筹集、调度、使用、审核等项具体工作。财务部应如实反映货币资金的收付和结存情况，保证货币资金的账实相符，监督货币资金的合理节约使用。同时，建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位的相互分离、制约和监督。办理货币资金业务，应当配备合格的人员，并根据单位具体情况进行岗位轮换。3.3 建立授权批准制度应当对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。3.3.1 授权方式。-公司对董事会的授权由公司章程规定和股东大会决定。-公司对董事长和总经理的授权，由公司董事会决定。-公司总经理对各其他人员的授权，每年年初由公司以文件的方式明确。3.3.2 权限。可参见公司章程和公司内部授权文件。3.3.3 批准和越权批准处理。-审批人根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。-经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。-对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人有权拒绝并应拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。4.付款业务流程及控制要求付款业务流程如下图所示（见下页） 。4.1 支付申请用款经办人办理支付申请事项，要求：4.1.1 填写付款申请单，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等。4.1.2 附相关附件：计划、发票、入库单等。需经股东大会、董事会批准的事项，必须附有股东大会决议、董事会决议。4.1.3 由经管部门的经管人员办理申请。4.1.4 元以上现金支付提前 1 天通知财务部门。4.2 支付审批4.2.1 申请部门主管。-核实该付款事项的真实性，对该项付款金额合理性提出初步意见。-对有涂改现象的发票一律不审核。-对不真实的付款事项拒绝审核。4.2.2 核决人。-在自已核决权限范围内进行审批。-对超过核决权限范围的付款事项审核后转上一级核决人审批。-对有涂改现象的发票一律不审批。-对不符合规定的付款拒绝批准。4.3 支付复核4.3.1 制单员。-复核支付申请的批准范围、权限是否符合规定。-审核原始凭证包括日期、收款人名称、税务监制章、经济内容等要素是否完备。-手续和相关单证是否齐备。-金额计算是否准确。-支付方式是否妥当。 元以上的单位付款应采用银行结算方式支付。-收款单位是否妥当。收款单位名称与合同、发票是否一致。4.3.2 稽核员。-复核制单员的账务处理是否正确。-对制单员复核的内容再复核。-付款单位是否与发票一致。-复核后直接交出纳办理支付。4.4 办理支付支付工作由出纳来办理。其具体要求为：4.4.1 对付款凭证进行形式上复核。-付款凭证的所有手续是否齐备。-付款凭证金额与附件金额是否相符。-付款单位是否与发票一致。4.4.2 出纳不能保管所有预留银行印鉴。4.4.3 现金支付有另人复点或至少复点两次；开出的银行票据有另人复核。4.4.4 非出纳人员不得接触库存现金和空白票据。4.4.5 付款后在付款凭证及附件上盖上“付讫”章。4.5 核对核对工作由主管会计来完成：4.5.1 总账与现金、银行存款账核对。4.5.2 总账与明细账相对。4.5.3 编制银行存款余额调节表，对未达账项核实，并督促经办人在 10 日内处理完毕。4.5.4 与银行定期核对余额和发生额。4.5.5 每月不定期对现金抽点两次。5.收款业务流程及控制要求收款业务流程如下图所示。5.1 经济业务办理业务承办人做好以下事项：5.1.1 按公司的业务操作规程业务进行商洽、签订合同等。5.1.2 按公司授权由被授权人批准交易价格、折扣方式及比例等。5.1.3 与财务部门商定或按财务部门规定确定结算方式和付款期。5.1.4 开具业务凭单如发货单等并送交发票员开票。5.2 开具发票由开票员负责，具体要求为：5.2.1 按公司规定领用、保管发票和收据。5.2.2 开具规范，填写内容完整，内容真实。5.2.3 发票开具后，由另一人审核。5.2.4 下班前汇总、打印收据、发票开具清单，并附记账联报送销售会计。5.2.5 发票联、税务抵扣联移送业务承办人，并办理签收手续。5.3 办理收款前手续由业务承办人负责，具体要求为：5.3.1 催收应收款项。5.3.2 通知交款人付款。-告知交款人到财务部门交款。-受理结算票据或告知交款人到银行进账。-辨别真假。5.3.3 登记结算票据受理登记簿，向财务部门移交结算票据并办理移交手续。5.4 收款由出纳负责，具体要求为：5.4.1 接受业务承办人移交的结算票据。5.4.2 对受理的结算票据难辨其真伪时，及时送交银行鉴别。5.4.3 登记结算登记簿，妥善保管结算票据。5.4.4 办理银行票据结算或贴现手续。5.4.5 验证收取现金并送交银行。5.4.6 将收款通知单送交制单员，告知相关部门。5.4.7 编制收款周报表，分送相关部门。5.4.8 收款后在收款凭证及附件上盖上“收讫”章。5.5 制单由制单员负责，具体要求为：5.5.1 对发票、收据进行审核，审核其完整性。5.5.2 对发票、收据的记账联及时账务处理。5.5.3 对收款通知单进行审核并及时进行账务处理。-审核收款日期与合同是否相符。-审核收款金额发票或应收款余额是否相符。5.5.4 审核收款方式是否合适。5.5.5 审核折扣审批者是否超过其权限。5.6 稽核由稽核员负责，具体要求为：5.6.1 复核制单员的账务处理是否正确。5.6.2 对制单员复核的内容再复核。5.6.3 抽查核实收款凭证与对账单等是否相符。5.7 记账由记账员负责，会计电算系统在凭证稽核后自动记账。5.8 核对由主管会计负责，具体要求为：5.8.1 总账与现金、银行存款日记账核对。5.8.2 总账与明细账相对。5.8.3 编制银行存款余额调节表，对未达账项核实，并督促经办人在 10 日内处理完毕。5.8.4 与银行定期核对余额和发生额。5.8.5 每月不定期对现金抽点两次。6.现金管理6.1 现金收取6.1.1 现金收取范围包括：销售的零星货款和零星劳务外协加工收入；公司员工或外单位结算费用后补交的余额款；不能通过银行结算的经济往来收入；暂收款项及其他收入。6.1.2 收取的现金当天由出纳解交银行。6.2 现金支付6.2.1 现金支付的范围包括员工工资、奖金、津贴；个人劳务报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定对个人的其他支出；向个人收购物资的价款支出；出差人员必须随身携带的差旅费；结算起点（ 元）以下的零星支出；确实需要支付现金的其他支出。6.2.2 凡不符合上述现金支付范围的支出，均通过银行办理结算。6.3 现金保管6.3.1 公司的现金只能由出纳员负责经管。6.3.2 存放现金保险箱（柜）的存放地点的门窗必须设有金属安全栏，保险箱（柜）加装安全报警装置。6.3.3 公司现金出纳和保管的场所，未经批准不得进入。6.3.4 由基本户开户银行核定现金库存限额，出纳员在每天下午 4 点前预结现金数额，每日的现金余额不得超过核定的库存限额，超过部分，及时解交银行。6.3.5 出纳保险柜内，只准存放公司的现金、有价证券、支票等，不能存放个人和外单位现金（不包括押金）或其他物品。6.3.6 出纳保险柜的钥匙和密码只能由出纳员掌管，不得将钥匙随意乱放，不得把密码告诉他人。6.3.7 出纳员离开出纳场所，必须在离开前，将现金、支票、印鉴等放入保险柜并锁好。6.3.8 出纳人员变更，新的出纳员必须及时变更保险柜密码。6.3.9 公司向银行提取现金时，必须有 2 人同行或派车办理。6.3.10 出纳人员应每天对现金进行盘点，并保证账实相符，财务部门主管每月至少应对出纳的现金抽点两次，并填写抽查盘点表。6.4 现金结算6.4.1 出纳员办理现金付出业务，必须以经过审核的会计凭证作为付款依据，未经审核的凭证，出纳有权拒付。6.4.2 对于违反财经政策、法规及手续不全的收支有权拒收、拒付。6.4.3 对于发票有涂改现象的一律不予受理。6.4.4 现金结算只能在公司规定的收支范围内办理，企业之间的经济往来均须通过银行转账结算。6.4.5 借支备用金、报销等需支取现金 元以上的领取人，须提前 1 天通知出纳员；提取现金额达到或超过银行规定需预约金额的，出纳员应提前 1 天与银行预约。6.4.6 发现伪造变造凭证、虚报冒领款项，应及时书面报告财务负责人，金额超过 元以上者，应同时书面报告总经理。6.4.7 及时、正确记录现金收付业务，做到现金账日清月结，账实相符。6.4.8 严格遵守现金管理制度，出纳员及公司其他人员不得有下列行为：-挪用现金。-“白条抵库” 。-“坐支”现金。-借用外单位账户套取现金。-谎报用途套取现金。-保留账外公款。-公款私存。-设立小金库。-其他违法违纪行为。7.银行存款管理7.1 账户开设和终止7.1.1 公司统一由财务部门在银行开立基本账户、一般存款账户、临时存款账户和专用存款账户，并只能开设一个基本存款账户。7.1.2 公司需要开设账户及选择银行开设账户，由财务部门提出申请，报财务总监批准。7.1.3 公司已开设的银行账户需要终止时，由财务部门提出申请，报财务总监批准。7.1.4 公司各事业部的银行账号的开设和终止由公司财务部办理。7.2 银行印章管理7.2.1 银行印章至少须有以下两枚：-公司财务专用章。-公司法人代表人名章（或财务部经理人名章） 。7.2.2 银行印章保管。-财务专用章和法人代表人名章（或财务部经理章）由财务部门 1 名主管保管。-出纳人名章由出纳员保管。-银行印章不用时应存放在保险柜中。7.2.3 不得乱用、错用银行印章，不能将银行印章提前预盖在空白支票等结算票据上。7.3 结算纪律7.3.1 银行账户由出纳管理。7.3.2 除按规定可用现金结算外的经济业务，均采用银行转账结算。7.3.3 银行结算票据如支票、汇票等由出纳统一签发和保管，签发支票须写明收款单位名称、用途、大小金额及签发日期等，加盖银行预留印章后生效，付款用途必须真实填写。7.3.4 办理银行结算业务必须遵守银行规定，正确采用各种结算方式，结算凭证的附件必须齐全并符合规定。7.3.5 及时正确办理银行收付款结算业务。7.3.6 一般不签发空白支票，特殊情况由财务经理批准。7.3.7 不得利用银行账户代替其他单位和个人办理收付款事项，不得租赁或转让银行存款账户，不得签发空头支票，不得签发远期支票。7.3.8 对于违反财经政策、法规、公司规定及手续不完善的收支拒绝办理。7.3.9 出纳每月定期与银行核对账目，发现差错及时更正，每月终了 3 个工作日内由会计主管到银行拿取银行对账单，并编制“银行存款余额调节表” ，未达账项由会计主管和出纳督促经办人在 10 日内处理完毕。8.票据管理8.1 结算票据的购买、保管由出纳员负责，空白票据和未到期的票据必须存入保险柜。8.2 购买或接受票据后，立即登记票据登记簿。8.3 业务部门接到票据应立即将票据解送银行或移交出纳员，票据到达公司后在业务部门不过夜。8.4 票据贴现或到期兑现后，以及签发票据，出纳员应在票据登记簿内逐笔注明或注销。8.5 出纳必须每天对票据登记簿进行清理核对，保证票据在有效期内或到期日能正常兑现。8.6 银行承兑汇票、商业承兑汇票的接受、背书转让、换新、签发必须经财务部门经理批准，贴现必须经过财务总监批准或由财务总监授权财务部经理审批。8.7 票据的签发、背书转让须严格按银行规定办理。8.8 票据被拒绝承兑、拒绝付款，出纳员必须立即查明原因并在第一时间报告财务部门经理，并通知业务经办人，采取相应补救措施。8.9 票据发生丢失，丢失人应立即向财务部门报告，财务部门经理应立即派出纳办理挂失止付手续，同时在 3 日内按规定派人向法院申请办理公示催告手续。9.货币资金收支计划、记录及报告9.1 公司的财务收支计划由财务经理负责汇总、编制、报审和下达-公司各部门及用款单位每月月度终了前 2 天向财务部门报送资金收支计划。-财务经理每月月度终了前一天将公司各部门及用款单位的收支计划汇总，报财务总监。-财务总监对收支计划进行综合平衡并报总经理批准。-公司出现重大资金调度，由总经理主持召开资金调度会，平衡调度资金。-财务经理根据批准的资金收支计划下达各部门及用款单位。9.2 公司资金使用由财务经理根据资金收支计划予以安排，并按本制度规定的审批权限予以审批。9.3 资金收支计划不能实现时，由财务部经理会同相关部门查明原因。由财务经理提出调整计划报财务总监审核，总经理批准。9.4 资金使用部门出现追加付款事项，需要追加支出计划，必须提前 3 天提出资金支出增加计划，报财务经理审核，由财务经理提出调整计划报财务总监审核，总经理批准。9.5 出纳人员每天下班前必须将当日发生的货币收支业务发生额及余额报告财务经理，每周完了的次周星期一向财务经理、财务总监和总经理报送货币资金变动情况表。10.损失责任10.1 付款申请人，虚构事实或夸大事实使公司受到损失，负赔偿责任并承担其他责任。10.2 部门主管审核付款申请，未查明真实原因或为付款申请人隐瞒事实真相或与付款申请人共同舞弊，使公司受到损失，负连带赔偿或赔偿责任，并承担其他责任。10.3 审批人超越权限审批、或明知不真实的付款予以审批或共同作弊对公司造成损失，负连带赔偿责任或赔偿责任，并承担其他责任。10.4 制单员、稽核员、出纳员，对明知手续不健全或明知不真实的付款予以受理或共同舞弊，使公司受到损失，负连带赔偿责任或赔偿责任，并承担其他责任。10.5 出纳员未按时清理票据，票据到期未及时兑现造成损失，由出纳承担赔偿责任。10.6 由于未遵守国家法律、法规和银行的有关规定，致使公司产生损失或责任，由责任人承担损失或责任，由其上一级主管承担连带责任。10.7 承担其他责任是指承担行政责任和刑事责任