管理费用控制(1)

1第 9 章 管理费用控制9.1 办公费9.1.1 办公费支出控制方案办公费是企业管理费用的重要组成部分，在管理费用的分配使用中起着至关重要的作用。下面给出某企业的办公费支出控制方案，供读者参考。办公费支出控制方案一、目的为降低公司成本，提高经济效益，减少管理费用开支，特制定本方案。二、相关定义办公费是指公司因日常经营需要而购买的办公用品及其他办公性质的费用，如购买纸笔的支出、印制名片费、邮寄费、快递费，因工作需要统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品等费用。三、严格执行办公费用预算控制（一）明确预算体系及职责分工公司的预算体系由公共办公费用预算、部门办公费用预算和临时办公费用三大体系构成，其职责分工情况如下表所示。公司预算体系构成一览表预算体系 制定者/执行人 预算表内容公共办公费用预算 行政部 各部门在各个费用科目下的预算金额部门办公费用预算 部门经理 本部门各员工在各个费用科目下的预算金额临时办公预算 行政部经理 财务部根据具体情况确定其费用科目和对象的明细分类备 注 各预算体系分别制定年度和月度预算，财务部经理统一汇总所有预算（二）办公费预算控制为有效控制办公费用的支出，公司须制定科学合理的预算，并严格执行。公司办公费用预算工作流程如下。1.公司于每年 12 月 15 日前向行政部经理和各部门经理发放下一年度预算表，年度预算制2作人员须在每年的 12 月 23 日之前完成下一年度预算。2.公司于每月 15 日前向行政部经理和各部门经理发放下月预算表，各月度预算制作人员须在每月 23 日之前完成下月度预算。若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。3.临时办公预算自财务部预算表下发之日起三天内由相应预算制定人员完成。4.所有预算均需以书面和电子两种形式交财务部经理审核。书面预算表需要预算制作人员签字确认。5.财务部经理应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各项预算开支的合理性，发现问题应立即将预算表退回相关预算制定人，要求其在一天内重新制定或做出合理的书面解释。6.财务部经理应在每月 25 日前完成预算审核，临时办公预算自财务部收到预算表一天内完成审核，签字后将书面预算交总经理审核批准。7.未能通过经理审核的预算由财务部转回预算制作人，由其在一天内重新制定或做出合理的书面解释，再由财务部重新汇总交总经理审批。8.总经理应在每月 28 日前完成对各项预算的审核，并在收到财务部上交的临时办公预算表两天内完成审批。9.总经理审批通过的预算签字批准后由行政部复印一份，保存再后财务部公布生效。预算原件由财务部保存，复印件由行政部保存。10.行政部及各部门严格执行已审批发布的年度预算和月度预算，严格控制办公费用的支出和合理使用。四、办公费报销控制为控制办公费用的支出，公司须对办公费用的报销手续进行严格控制和审批。公司对办公费用报销控制如下。1.部门人员费用报销控制各部门相关人员在办公费用发生后须如实填写“费用报销单” ，核对报销凭证和金额无误后交本部门经理审核签字，由部门经理签字后交财务部经理审核无误后由财务部出纳处报销，报销费用金额冲抵本部门预算。2.部门经理费用报销控制部门经理本人用于部门工作的费用报销由本人在“经办人”栏签字后，直接交财务部经理审核报销。3.公共费用开支报销控制3公共费用开支的报销由经办人在“费用报销单”上签字，行政部经理审核签字后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵公共费用预算。4.总经理办公开支报销控制总经理本人的办公开支要直接在“费用报销单”上签字并交财务部经理审核无误后报销。5.非预算项目开支报销控制部门经理本人或其他员工由于总经理指派用于部门外工作的非预算项目开支的报销，经部门经理签字，由总经理审批后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵总经理预算。6.超出预算费用报销控制财务部在审核过程中发现某项开支已经超出预算的，须要求相关报销人和审核人做出书面解释，经总经理批准后进行报销。7.特殊情况费用报销控制因特殊情况发生大额的预算外支出，必须经总经理审批签字后，再由财务部经理审核报销。五、办公借款控制办公借款主要是指公司正式员工因为办公或出差等业务要求向公司借取的临时款项，不包括因采购、施工、广告等外部客户发生的服务或材料支出借款。为控制办公费用，避免资金损失，公司须对办公借款进行严格控制。（一）借款权利规定1.非公司正式员工不得以任何理由进行办公借款。2.公司正式员工因办公或出差等业务需要方可办理借款。（二）填写借款单公司正式员工因办公或出差等业务需求，需要向公司申请临时借款时，借款人需填写“借款申请单” 。（三）明确借款审批权限1.借款金额在 1 000 元及以下时，由部门经理审核批准后交财务部审核支款。2.借款金额在 1 000 元以上的，由部门经理、总经理审核批准后交财务部审核支款。3.部门借款每月累计超过 3 000 元以上的，财务部应及时书面通知总经理，同时停止接受由部门经理审批的借款申请，该部门再借款须由总经理审核批准后由财务部审核付款。（四）还款与报销规定1.任何借款须在财务部支出之日起一个月内归还公司或报销抵账。42.对借款超过归还期限的部门和个人，财务部停止接受其新的借款申请，直至超期借款归还为止。3.因长期出差造成的借款超期，在当事人和相关部门提出充分的书面解释后，财务部可以恢复该其借款权利。六、检查与奖惩1.公司每月对办公费用进行核算，发现月度预算超支 5%的，相关预算编制人员须以书面形式向总经理提出合理解释，总经理将同意的部分通知财务部和人力资源部，否则财务部将按照不能合理解释的预算超支金额给予罚款，通知人力资源部从预算编制人员的次月工资中扣除。2.经检查发现违反办公费用使用规定的部门和个人，财务部和人力资源部将根据具体情况给予相关责任人相应的处罚。9.1.2 纸张消耗费用控制方案纸张是企业员工在日常中工作消耗量非常大的办公资源，倡导节约理念、管控私人用纸等均是节约纸张消耗的有效举措。下面给出某企业的纸张消耗费用控制方案，供读者参考。纸张消耗费用控制方案一、目的为规范管理各部门纸张的使用情况，降低纸张消耗费用，特制定本方案。二、适用范围本方案中的纸张是指稿纸、打印纸、传真纸、复印纸以及信封等。三、明确职责分工行政部专人负责办公纸张的发放、领用、使用、登记与维护工作，并整理汇总相关记录。四、打印、复印签批控制1.公司各部门人员打印、复印文件时，均需登记签字后方可办理。2.行政部每月统计打印、复印、传真等相关数据，发现不合理使用或浪费的，要及时通知相关部门或人员，听取原因后按照实际情况，通知人力资源部做出相关处罚。五、发挥公司内部局域网作用，降低纸张消耗公司内部各部门之间的相关信息传递与沟通可通过公司的局域网办公系统进行，相关文件尽量以电子版的方式传递，在减少纸张消耗的同时提高工作效率，实现无纸化办公。5六、严格执行纸张使用规范1.节约使用稿纸，对使用过的信封、复印纸要尽量再利用。2.严格控制纸质文件、简报等的印刷数量。（1）能传阅的文件、电报尽量传阅，避免复印。（2）准确计算发文数量并严格按发文数量复印文件，尽量减少文件复印次数。3.文 印 室 要 妥 善 保 管 并 正 确 使 用 打 印 机 、 复 印 机 、 传 真 机 ， 避 免因 保 管 及 使 用 不 当 而 引 起 损 耗 。4.打印用纸尽量双面使用。文件草稿及清样的打印纸可以再利用的，在确保安全的前提下，提倡双面使用。5.除正式文件采用正规格式排版印刷外，公司使用的一般文件原则上采用四号字，并缩小页边距。9.2 交通费9.2.1 交通费控制方案下面给出某企业的交通费控制方案，供读者参考。交通费控制方案一、目的为了有效控制交通费的支出，特制定本方案。二、交通费控制范围界定1.因公产生的市内交通费。2.租用交通车辆的租赁费。3.员工上下班的交通费用补助。三、市内交通费（一）市内交通费的包干办法控制对于公司员工因公外出产生的交通费，公司可以采用交通费包干办法进行控制。公司各部门按编制人数和每人每月 元的标准计算包干数额。公司应区别情况确定不同标准，发给各部门，做到包干使用、超支不报、结余自行支配，每人每月发放的具体标准如下表所示。市内交通费每人每月发放标准一览表部门 人数 每人每月发放标准（元） 总额（元）6行政部、人力资源部财务部总经理办公室（二）市内交通费用的使用控制1.市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，应事先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。2.因工作需要而加班或外出办事的，时间在 8：00 前或 22：00 后，可乘坐出租车。3.乘坐出租车的人员在报销车费时，须在出租车票空白处，写明乘坐原因及起讫地点，不写明以上两项内容的，将予退回处理。4.公司自备车在本市出差的，无市内交通费。四、交通车的租用费（一）费用界定交通车的租赁费是指员工在本市外出办事，因工作需要租用交通车的租赁费。（二）租赁费的控制1.选择租赁公司行政部在比较租赁公司的信誉和价格后，选择具有良好信誉和价格低廉的租用公司，并形成长期合作关系，力求降低租赁费，尽量减少交通费用的支出。2.明确报销审批权限（1）租赁费在 3 000 元以上的，由行政总监审批。签批流程如下。经办人部门主管行政部经理财务部经理行政总监财务报销。（2）租赁费在 3 000 元以下的，由行政部经理负责审批。签批流程如下。经办人部门主管行政部经理财务部经理财务报销。3.规范报销凭证（1）对于 1 000 元以上的租用赁费以支票形式支付。（2）无论何种情况，都必须与租赁公司签订租用合同或协议，作为报销租赁费的凭证之一。五、员工上下班交通费1.乘坐公司班车上下班的，无交通补助。2.员工家庭住址距离办公地点 公里以上的，利用公共交通工具上下班的，公司给予 元7补贴。3.员工骑自行车上下班的，每月按照交通补助金额发给自行车修理费。9.3 绿化费9.3.1 绿化费控制方案绿化费用是指维护公司所在地草坪、树木花卉、盆景及园林设施所产生的费用，主要包括以下四个方面的费用，具体如图 9-1 所示。图 9-1 绿化费构成明细图下面给出某企业的绿化费控制方案，供读者参考。绿化费控制方案一、目的为了加强公司绿化管理，在使公司拥有整洁、优美环境的同时，严格控制绿化费用支出，特制定本方案。二、绿化费用的核算下表为绿化费用的核算公式。绿化费用核算公式一览表费用项目 费用金额 绿化费用核算公式人员费用 F1（元/月）绿化用水费 F2（元/月）绿化工具、材料费 F3（元/月）园林景观再造费 F4（元/月）P= （ i=1，24） （元/月平方米）SF注：P 代表单位面积的月绿化费用，S 代表公司所有的绿化面积三、绿化费用的控制绿化用水费 园林景观再造费人员费用 绿化工具、化肥、除草剂等材料费包括管理人员、技师、工人的工资或劳务费等81.合理设置绿化专员人数按照厂区的绿化面积设置合理的绿化专员人数，避免不必要的费用支出。2.制定绿化工作的执行标准绿化专员按照科学的绿化执行标准，提高工作效果及劳动效果，降低绿化费用的支出。具体的执行标准参考绿化工作执行控制方案 。3.制定绿化环境的维护制度公司应制定绿化环境的维护制度，规范公司内部人员的行为，共同维护绿化环境，降低不必要的费用支出。9