Excel财务应用 (2)

利用 Excel 检索记账凭证和核对账证表处理软件是国外计算机辅助审计时最常用的工具之一，本文结合金蝶会计软件，利用数据接口将会计软件中的会计数据引入 Excel 系统中，然后再利用 Excel 软件就辅助检索记账凭证和核对账证数据是否一致。一、利用 Excel 软件检索记账凭证正如大家所知，现代审计过程包括符合性测试和实质性测试，无论是在符合性测试阶段，还是在实质性测试阶段，都需要对记账凭证进行抽样检查，特别是在实质性测试阶段，凭证抽样的原则之一就是重要性原则，即对重要的经济业务要重点检查。虽然我们也可以利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索，但是会计软件查询的一大缺点是无法对现有记账凭证按发生金额大小进行排序，因此其重要性也就很难被排列出来了。然而如果我们将会计软件中的记账凭证数据引入 Excel 系统，再利用 Excel 软件提供的排序和筛选功能，就能非常方便达到这一目的。具体操作如下：第一步：点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”，并将查询结果引入 Excel 系统（假设存放在“凭证”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。启动 Excel 系统，打开“会计分录序时簿”工作表，结果如图 1 所示。第二步，点击“原币金额”列的任一单元后，再点击由大到小的排序按钮，则得到所有凭证发生金额的排序情况，当然这并不是审计人员最终想要的结果，他们需要知道的是某一具体会计科目（如现金-人民币现金）发生额的排序情况。第三步，点击“数据”菜单下“筛选”按钮，选择“自动筛选”。第四步，点击“科目代码”旁的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出的窗口中输入“会计科目等于 10101”，确定后得到一张“现金-人民币现金”按发生额由大到小进行排序结果，如图 2 所示。如果想分别了解现金收入和现金支出的排序情况，只要将排序对象由“原币金额”改为“借方金额”或“贷方金额”。如果我们还想进一步对非末级会计科目的发生额排序，可以利用会计软件对账簿的查询功能，先生成会计账簿（如 10201 明细账簿），然后引入 Excel 系统，选定“贷方本位币金额”或“借方本位币金额”，点击“数据”下的“排序”，按由大到小进行排序；由于这时的排序结果包含了各期本月合计数、本年累计数等重复数据，所以还必须对排序结果进行筛选；点击“数据”菜单中的“筛选”按钮，选择“自动筛选”，再点击“凭证字”旁的下拉箭头，选择“自定义”，将“凭证字”定义为非空白后即得所要结果，如下图所示。二、利用 Excel 软件核对记账凭证与科目余额的一致性如果所有记账凭证都是由审计单位或财政部门经过检测的会计软件进行正常记账（即更新科目余额），那么记账凭证与科目余额是肯定一致的，但是我们不能排除有人绕开会计软件，直接打开数据库修改科目余额，因此对电算化会计信息系统的审计，应当对现有系统中的记账凭证与科目余额的一致性进行检查。现行的检查方法：一是利用会计软件提供的账簿与记账凭证的联查功能抽样核对；二是绕过计算机系统，直接通过人工抽样核对。虽然抽样审计是现代审计的一大特点，但是这也是审计成本的一种制约，如果我们能利用计算机工具实现部分审计工作自动化，借此在某一方面实现全面审核，显然要比抽样审核效果更好。全面审核的办法也有二：一是利用现行的会计软件进行验算，基本思路是重新建立一个账套，引入被审账套的全部会计数据，再利用会计软件提供的反结账、反记账功能，重新倒回后再演算一遍，看看与原来结果是否一致。利用会计软件虽然技术可行，但其基本前提是会计软件的功能必须是正确，然而我们无法保证所使用的会计软件未被非法修改或被不正确修改过，所以必须在此之前，对会计软件功能作一测试；二是利用 Excel 软件来验算，这种方法不仅能验算记账凭证与科目余额是否一致，而且还能据此测试现行会计软件是否正确，因此更具有实用性。其具体操作过程如下：第一步，从会计软件“凭证查询”功能检索出截止到本期期末所有本年发生的记账凭证，再引入Excel 系统（假设在“验算”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。第二步，从会计软件的报表模块中将所有科目的科目余额检索出后，引入 Excel 系统（假设在“验算”工作簿的“科目余额”工作表）中，并对引入的结果作如下调整：若本账套为非年初建账，这时需要考虑将建账前本年已经发生的借、贷累计发生额单独列示。在本例中建账日期为 2 月 1 日，为此将“科目余额”工作表中的本期发生额的借、贷方栏改为建账前发生额的借、贷发生额栏，用来存放建账前本年累计发生借、贷金额；考虑到金蝶会计软件是按期计算科目余额，而我们只需要年初借/贷余额、建账前借/贷累计发生额和建账后借/贷累计发生额，因此必须删除建账之后的所有科目余额内容；清空所有会计科目本年累计发生额的借/贷栏的内容，结果如图 3 所示。第三步，参照以下公式计算“科目余额”工作表中的 G 列和 H 列各单元的值（其中会计分录序时簿的 H 列为科目代码，会计分录序时簿的 Q 列为会计科目借方发生额，会计分录序时簿的 R 列为会计科目贷方发生额，单元行数为 1000 表示公式能够容纳足够的科目余额，实际可根据情况调整，101表示以101 开头的所有末级科目）：G2=SUMIF（会计分录序时簿！H2：H1000，“101”，会计分录序时簿！Q2：Q1000）+E2H2=SUMIF（会计分录序时簿！H2：H1000，“101”，会计分录序时簿！R2：R1000）+F2第四步，将“科目余额”工作表中的最后两列，修改为“期末余额”一列，并参照公式I2=C2D2+G2H2 计算其他各单元值，结果如图 4 所示。最后，将用 Excel 软件计算的结果，与会计软件计算的结果（在科目余额表相应的会计期间内）相比较，核查会计软件内的会计数据是否正确，并以此来判断记账凭证数据与科目余额数据是否一致。这里我们将会计软件中的科目余额（如图 5 所示）与上图 Excel 计算的结果相比较后，我们可以认定该单位的记账凭证数据与科目余额数据是一致。怎样使用 EXCEL2000 统计数据在一个大型的企业，化验室的数据是很多的，因此，计算量也相当大，采用传统的手工计算恐怕难以胜任，能否使用先进的软件来完成各种复杂的计算，回答是肯定的，用 EXCEL 2000 可以很好地解决这个问题。单元格 C3 到 G3 是输入数据的部分，C4 是计算 C3 到 G3 的最小值，C5 是计算 C3 到 G3 的最大值，C6是计算 C3 到 G3 的平均值，C7 是计算数据的个数，空着的表示没有数据，无效。C7.C8 是计算有效的数据，其条件是 B8 和 B9.在 C4.C5.C6.C7.C8.C9 分别输入公式：=MIN（C3：G3）=MAX（C3：G3）=AVERAGE（C3：G3）=COUNT（C3：G3）=COUNTIF（C3：G3，B8）=COUNTIF（C3：G3，B9），就会自动计算出结果，是不是很方便呢？各位不妨一试。利用 Excel 检索记账凭证和核对账证的一致性表处理软件是国外计算机辅助审计时最常用的工具之一，有关内容在贵刊已多有讨论。本文结合金蝶会计软件，利用数据接口将会计软件中的会计数据引入 Excel 系统中，然后再利用 Excel 软件就辅助检索记账凭证和核对账证数据是否一致这两个方面作点尝试。一、利用 Excel 软件检索记账凭证正如大家所知，现代审计过程包括符合性测试和实质性测试，无论是在符合性测试阶段，还是在实质性测试阶段，都需要对记账凭证进行抽样检查，特别是在实质性测试阶段，凭证抽样的原则之一就是重要性原则，即对重要的经济业务要重点检查。虽然我们也可以利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索，但是会计软件查询的一大缺点是无法对现有记账凭证按发生金额大小进行排序，因此其重要性也就很难被排列出来了。然而如果我们将会计软件中的记账凭证数据引入 Excel 系统，再利用 Excel 软件提供的排序和筛选功能，就能非常方便达到这一目的。具体操作如下：第一步：点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”，并将查询结果引入 Excel 系统（假设存放在“凭证”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。启动 Excel 系统，打开“会计分录序时簿”工作表，结果如图 1 所示。第二步，点击“原币金额”列的任一单元后，再点击由大到小的排序按钮，则得到所有凭证发生金额的排序情况，当然这并不是审计人员最终想要的结果，他们需要知道的是某一具体会计科目（如现金-人民币现金）发生额的排序情况。第三步，点击“数据”菜单下“筛选”按钮，选择“自动筛选”。第四步，点击“科目代码”旁的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出的窗口中输入“会计科目等于 10101”，确定后得到一张“现金-人民币现金”按发生额由大到小进行排序结果，如图 2 所示。如果想分别了解现金收入和现金支出的排序情况，只要将排序对象由“原币金额”改为“借方金额”或“贷方金额”。如果我们还想进一步对非末级会计科目的发生额排序，可以利用会计软件对账簿的查询功能，先生成会计账簿（如 10201 明细账簿），然后引入 Excel 系统，选定“贷方本位币金额”或“借方本位币金额”，点击“数据”下的“排序”，按由大到小进行排序；由于这时的排序结果包含了各期本月合计数、本年累计数等重复数据，所以还必须对排序结果进行筛选；点击“数据”菜单中的“筛选”按钮，选择“自动筛选”，再点击“凭证字”旁的下拉箭头，选择“自定义”，将“凭证字”定义为非空白后即得所要结果，如下图所示。二、利用 Excel 软件核对记账凭证与科目余额的一致性如果所有记账凭证都是由审计单位或财政部门经过检测的会计软件进行正常记账（即更新科目余额），那么记账凭证与科目余额是肯定一致的，但是我们不能排除有人绕开会计软件，直接打开数据库修改科目余额，因此对电算化会计信息系统的审计，应当对现有系统中的记账凭证与科目余额的一致性进行检查。现行的检查方法：一是利用会计软件提供的账簿与记账凭证的联查功能抽样核对；二是绕过计算机系统，直接通过人工抽样核对。虽然抽样审计是现代审计的一大特点，但是这也是审计成本的一种制约，如果我们能利用计算机工具实现部分审计工作自动化，借此在某一方面实现全面审核，显然要比抽样审核效果更好。全面审核的办法也有二：一是利用现行的会计软件进行验算，基本思路是重新建立一个账套，引入被审账套的全部会计数据，再利用会计软件提供的反结账、反记账功能，重新倒回后再演算一遍，看看与原来结果是否一致。利用会计软件虽然技术可行，但其基本前提是会计软件的功能必须是正确，然而我们无法保证所使用的会计软件未被非法修改或被不正确修改过，所以必须在此之前，对会计软件功能作一测试；二是利用 Excel 软件来验算，这种方法不仅能验算记账凭证与科目余额是否一致，而且还能据此测试现行会计软件是否正确，因此更具有实用性。其具体操作过程如下：第一步，从会计软件“凭证查询”功能检索出截止到本期期末所有本年发生的记账凭证，再引入Excel 系统（假设在“验算”工作簿的“会计分录序时簿”工作表）中。第二步，从会计软件的报表模块中将所有科目的科目余额检索出后，引入 Excel 系统（假设在“验算”工作簿的“科目余额”工作表）中，并对引入的结果作如下调整：若本账套为非年初建账，这时需要考虑将建账前本年已经发生的借、贷累计发生额单独列示。在本例中建账日期为 2 月 1 日，为此将“科目余额”工作表中的本期发生额的借、贷方栏改为建账前发生额的借、贷发生额栏，用来存放建账前本年累计发生借、贷金额；考虑到金蝶会计软件是按期计算科目余额，而我们只需要年初借/贷余额、建账前借/贷累计发生额和建账后借/贷累计发生额，因此必须删除建账之后的所有科目余额内容；清空所有会计科目本年累计发生额的借/贷栏的内容，结果如图 3 所示。第三步，参照以下公式计算“科目余额”工作表中的 G 列和 H 列各单元的值（其中会计分录序时簿的 H 列为科目代码，会计分录序时簿的 Q 列为会计科目借方发生额，会计分录序时簿的 R 列为会计科目贷方发生额，单元行数为 1000 表示公式能够容纳足够的科目余额，实际可根据情况调整，101表示以101 开头的所有末级科目）：G2=SUMIF（会计分录序时簿！H2：H1000，101，会计分录序时簿！Q2：Q1000）E2H2=SUMIF（会计分录序时簿！H2：H1000，101，会计分录序时簿！R2：R1000）F2第四步，将“科目余额”工作表中的最后两列，修改为“期末余额”一列，并参照公式I2=C2D2G2H2 计算其他各单元值，结果如图 4 所示。最后，将用 Excel 软件计算的结果，与会计软件计算的结果（在科目余额表相应的会计期间内）相比较，核查会计软件内的会计数据是否正确，并以此来判断记账凭证数据与科目余额数据是否一致。这里我们将会计软件中的科目余额（如图 5 所示略）与上图 Excel 计算的结果相比较后，我们可以认定该单位的记账凭证数据与科目余额数据是一致。Excel 小经验一、在 Excel 中巧写月份月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。笔者使用 Excel 制作的一个报表（模板）标题是市局月份在职职工工资表.这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题：1.将标题所占据的各单元格合并；2.在合并的单元格中输入：=烟台市农机局&MONTH（NOW（）&月份在职职工工资表.这样，每月编写（修改）打印工资表时，函数 MONTH（）和函数 NOW（）便自动将机内的月份数返回并写入标题中。另一个报表的标题是月份收入支出情况表.与第一个工资表不同的是，此表编报、汇 总并打印的是上一个月的收入/支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF（MONTH（NOW（）=1，12，MONTH（NOW（）1）&月份收入支出情况.这样，当 1 月份编报此表时，标题中自动显示12 月份收入/支出情况表；而在 212 月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如 2 月份编报的报表标题是1 月份收入/支出情况表.二、用 Excel 的图表制作生成图表的方法图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的 多少关系；用折线图反映数据间的趋势关系；用饼图表现数据间的比例分配关系。运用 Excel 的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。1.柱形图（1）点击开始程序Microsoft Excel，进入 Excel 工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。（2）单击插入工具栏中的图表，显示图表向导第一步骤-图表类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击下一步.（3）进入图表向导第二步骤-图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击下一步.（4）进入图表向导第三步骤-图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息（如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择）。（5）通常直接单击下一步进入图表向导第四步骤-图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开，选择新工作表项，在图表 1 位置输入新表单的名称（本例使用默认状态）。（6）如果以上各步骤的操作发生错误，可按上一步按钮返回重新选择，完成图表向导第 4 步骤操作后，如没有错误，单击完成按钮，就生成了比较数据的柱形图。2.折线图在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击确定按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。3.饼图同折线图的生成步骤基本一样，只要从图表类型对话框中选择饼图，单出确定按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。说明：在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。三、在 Excel 中对特殊文字进行处理的方法你也许从不用 Excel 来完成短篇文章或报告（其实 Excel 也能做得很出色），但在 Excel 工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，将是一件重要的工作。除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项：1.自动换行当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行（行高随之改变）。步骤：（1）选中欲设定自动换行的单元格或范围；（2）选中格式菜单单元格命令；（3）在单元格格式对话框中选中对齐标签；（4）确认自动换行复进框并确定。2.强行换行同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下 Alt+Enter 键（使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能）。3.文字旋转工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在单元格格式对话框中选择对齐标签，再在方向框中选中所要的格式。4.文本类型的数字输入证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法：一是在输入第一个字符前，键入单引号；二是先键入等号=，并在数字前后加上双引号.请参考以下例子：键入 027，单元格中显示 027；键入=001，单元格申显示 001；键入=3501，单元格中显示3501.（前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号）； 键入=930，单元格中显示 930；5.上下标的输入在单元格内输入如 103 类的带上标（下标）的字符的步骤：（1）按文本方式输入数字（包括上下标），如 103 键入 103；（2）用鼠标在编辑栏中选定将设为上标（下标）的字符，上例中应选定 3；（3）选中格式菜单单元格命令，产生单元格格式对话框；（4）在字体标签中选中上标（下标）复选框，再确定。四、克隆 Excel 表格数据的方法1.克隆 Excel 表格在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点，比如：一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同；一个表格的某一行（列）数据相同；一个表格的某一行（列）数据呈等差（1、3、5、7、9）等特点；这数据的输入当然可以直接输入，但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。2.克隆 Excel 表格数据的方式数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行，在横的方向上，可以向右克隆，即用最左边的单元内容向右复制；也可以向左克隆，即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上，可以向下克隆，即用最上面的单元内容向下复制；可以向上克隆，即用最下面的单元内容向上复制。其克隆方式有四种：（1）相同数据的克隆（2）有特点数据的克隆（3）自定义序列的克隆（4）工作表间的克隆3.“克隆”Excel 表格数据的操作过程（1）相同数据的克隆 首先确定克隆数据的范围；其次打开顶行菜单的编辑项，点击“填充”选择克隆的方向。（2）序列数据的克隆 在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据，其次打开顶行菜单编辑项填充序列；在图 2 中选择适合目标的选项。（3）自定义序列的克隆Excel 已定义了部分序列，但是实际工作中需要序列可能不存在，比如上级单位下属单位名称，这时需要自定义序列。 自定义序列的操作步骤：首先打开顶行菜单工具项，选项自定义序列在右边的文本框中输入定义的序列。（4）工作表间的克隆 如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中，操作步骤如下：首先确定同组工作表，按住“Ctrl”键同时点击其他工作表，这样就建立了同组坐标；其次打开顶行菜单编辑项，填充至同组工作表有全部、内容、格式三个选项，可任意选取。五、有效性检查的设置Excel 2000 可以对单元格内的数据类型进行限制（例如，只能输入整数、小数或时间等），并能核对输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。以小数（其它数据基本类似）的有效性检查为例，其设置方法是：1.选中单元格或单元格区域。2.单击“数据 有效性”选单，打开“数据有效性”对话框。3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。5.如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。有效性检查设置结束后，一旦输入有效范围以外的数据，回车后，Excel 2000 就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。六、对输入提示的有效性检查用户对单元格的作用认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000 可在用户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生率。输入提示的设置方法是：1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。2.单击“数据 有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项，在“标题”框内输入提示的标题（可选），再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。4.完成后，单击“确定”按钮。 此后，只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel 就会自动弹出“这是文本单元格，不能输入数值！”提示框，对用户的操作进行指导。如果想取消单元格或单元格区域的输入提示，只须按以上步骤打开“输入信息”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。七、用“有效性检查”设置出错警告数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方法。对此，可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。出错警告的设置方法是：1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。2.单击“数据 有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项，在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。4.在“标题”框内输入警告的标题（可选），再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后，单击“确定”按钮。此后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel 就会按你设定的方式对用户进行警告。取消出错警告的方法与上述方法类似，也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域，打开“出错警告”选项卡后，单击“全部清除”按钮即可。八、用“有效性检查”自动选择输入法在 Excel 数据录入时，切换输入法会大大影响录入速度，为此，Excel 2000 可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是：1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法激活。2.单击“数据 有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项，最后，单击“确定”按钮。此后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用的是哪种输入法，你需要的输入法都会自动激活，用起来非常方便。九、一次打印多个工作簿的技巧有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后：1.单击“文件”菜单中的“打开”命令。2.然后按住 Ctrl 键，再单击选定需要打印的每一个文件名。3.单击命令和设置按钮，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。十、提高打印速度的方法：1.改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。设置打印机的分辨率的步骤如下：（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡。（2）在“打印质量”下拉框中，选择所需的打印机分辨率。2.如果不能确定所需的打印机分辨率，则可以用草稿方式打印文档，此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。设置步骤如下：（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。（2）选中“按草稿方式”复选框。3.在单色打印机上，Excel 以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel 将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡，再选中“单色打印”复选框。EXCEL 分解混合成本量本利分析是企业研究成本、产销量与利润之间依存关系和变化规律的重要手段。但量本利分析的前提是应用变动成本法，按成本性态将混合成本（全部成本）分解为变动成本和固定成本两部分。混合成本分解的方法通常有技术测定法、会计法、高低点法、散布图法和线性回归法。而线性回归法是根据已知若干期间历史数据，采用数学中的最小二乘法，使所确定的直线与各成本点之间误差平方和最小，分解的结果最为精确、科学；但其运算工作量大且繁复，尤其是多元回归分解，手工难以准确解算。为解决线性回归法成本分解中复杂的数学计算问题，可借助于 EXCEL 电子制表系统的相关函数，通过计算机进行简便的操作就可实现。一、分解混合成本的相关函数EXCEL 电子制表系统中函数的语法分为函数名和参数两部分，参数用圆括号括起来，之间以逗号隔开。参数可以为单元格区域、数组、函数、常数（逻辑型、数值型等）。分解混合成本时，主要采用线性回归函数 LINEST，辅以使用索引取值 INDEX 与四舍五入 ROUND 函数。1.线性回归函数 LINEST.LINEST 类底统计分析函数，通常用于销售量和成本预测。若用于分解混合成本，该函数的功能为：运算结果返回一线性回归方程的参数，即当已知一组混合成本为 Y 因变量序列值、N 组 Xi 有关自变量因素的数量序列值时，函数返回回归方程的系数 bi（i=1，2n 单位变动成本）和常数 a（固定成本或费用）。多元回归方程模型则为：y=b11b22bnXna 语法格式：LINEST（y 序列值，x 序列值，Const 常数项不为零否，Stats 系数检验统计量出现否）。其中：Const、Stats 均为逻辑变量，只有 TRUE 和 FALSE 两个输入选项。Const 为 TRUE 或被省略，正常计算 a（固定成本）；否则为 FALSE，a 设置为 0.Stats 指定是否返回检验统计量的值，如果 Stats为 TRUE，LINEST 返回有关检验统计量；否则为 FALSE 或被省略，LINEST 函数运算结果只返回系数bi（单位变动成本）和常数 a（固定成本）。LINEST 函数计算结果是以数组方式反映的一个系数序列表，其中包括检验统计量，各系数的表达次序严格，参见下表，可根据需要从表中对照取值。第一行 bi 为各因素的单位变动成本，a 为固定成本；第二行为各自变量因素的标准误差值；第三行为相关系数 r2 与总成本 y 的标准误差值；第四行为统计值、Df 为自由度，分别用于判定自变量与因变量间的关系式是否偶然出现和确定该模型的置信度水平；第五行 SSreg 与 SSresid 分别为回归平方和、残差平方和。用 INDEX 函数可从表中进行行列位置定位取值。相关系数 r 的取值范围在+1 与-1 之间。若r=0 不相关，即业务量与总成本无直接依存关系；若 r 越趋近于 1，说明相关程度越大；若 r=1，表示业务量与成本保持正比例相关；若 r=-1，表示业务量与成本保持负比例相关。因此可根据计算结果中的相关系数，判断其因素或多因素与混合成本费用是否相关；若相关，分解结果有效，否则无效。2.索引取值函数 INDEX.语法格式：INDEX（单元格区域或数组常量，行序号，列序号）；功能：使用索引从单元格区域或数组中选取值。可用该函数在 LINEST 函数返回系数序列数组表中根据所需数据所处的行列位置定位选取。3.四舍五入函数 ROUND.语法格式：ROUND（数字，小数位数）；功能：将数字四舍五入到指定的小数位数。由于 LINEST 函数的返回值为 6 位小数，用此函数指定保留的小数位数。二、应用实例假定某企业前 5 期的动力费用与取暖日数、非生产用煤气方数、发电度数三因素具有相关性。动力费用与三因素的数学关系模型应为：动力费用 y=日取暖费用 b1取暖日数1 十煤气单位成本 b2煤气方数2 十发电单位成本 b3发电度数 xa 十固定成本 a 源数据资料如图的 A2：E6 区域，目标结果数据将被存放和显示于 B7：E9 区域。操作步骤如下：1.选定任一工作表的 A2：E7 区域输入已知各期动力费用、取暖日数、煤气方数、发电度数，并进行格式设计；选择一连续单元格区域 B7：E9，其大小难备放置线性回归方程的固定及变动系数a、b1.b2.b3 及相关系数 r2.2.选用插入菜单上名字命令下的定义子命令，将因变量动力费用所在的区域 B2：B6 定义为 Y，将三个自变量取暖日数、煤气方数及发电度数所形成的连续区域定义为 X.3.在单元格 B8 中输入计算 a 的公式=ROUND（INDEX（LINEST（YX，TRUE，TRUE），1，4），2）。其中，与 LINEST 函数嵌套的 INDEX 函数的参数 1 和 4，分别为 INDEX 函数从 LINEST 函数返回的检验统计量的系数表中索引 a 的行号与列号；与 INDEX 嵌套的 ROUND 函数中的参数 2 意为保留 2 为小数。4.将 B8 单元格的公式复制和粘贴在 b1.b2.b3 及相关系数 r2 对应的单元植 C8.D8.E8.B9 中，然后仅修改各公式中 INDEX 函数从 LINEST 函数返回的检验统计量的系数表中索引所需系数的行号与列号。计算单位变动成本 b1.b2.b3 及相关系数 r2 的公式分别为=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），1，3），2）；=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），1，2），2）；=ROUND（INDEX（LINES（Y，X，TRUE，TRUE），1，1），2）；=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），3，1），2）。当公式输入完毕，计算结果则自动存放并显示于 B7：E9 单元区域。相关系数平方为 0.87，经开方后其值接近 0.93，结果说明取暖日数、煤气方数、发电度数与动力混合费用高度相关。取暖日数、煤气方数、发电度数与蒸汽混合费用关系数学模型则表达为：y=2282.2710.0820.313190245.1用以上方法进行多元混合成本费用分解，函数运算结果（目标数据）和源数据区域建立了自动链接关系。当源数据变更时，目标数据将根据输入的公式函数自动重新计算得出新的成本费用分解结果。Excel 小技巧也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用 Excel 函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为 Excel 也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel2002 中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于 Excel 的别样风情。一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在 Sheet2 中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中 A 列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将 B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业”3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”的列（如 C 列），执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。再选中需要输入企业名称的列（如 D 列），再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退出。4.选中 C 列任意单元格（如 C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格（如 D4），单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资。xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”显示，大于等于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示，低于 1000 元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于 1500，字体设置为“蓝色”；小于 1000，字体设置为“棕色”）。3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入